Se você está em busca de ações para evitar fraudes financeiras na clínica, sabe que elas são mais comuns do que deveriam. Além do prejuízo financeiro, fraudes podem comprometer a reputação do seu negócio e até mesmo gerar problemas jurídicos.
Infelizmente, golpes e desvios podem acontecer em qualquer empresa, inclusive em clínicas médicas e odontológicas. Mas a boa notícia é que existem formas práticas de identificar, prevenir e lidar com esses riscos.
No texto de hoje, trouxemos os principais sinais de fraude, suas consequências e como fortalecer a segurança financeira da sua clínica com boas práticas e tecnologia. Confira!
Como identificar fraudes financeiras na clínica?
Fraudes financeiras podem acontecer de diversas formas, desde pequenos desvios de caixa até esquemas mais complexos envolvendo fornecedores e prestadores de serviço. O primeiro passo para identificar fraudes financeiras na clínica é conhecer os sinais de alerta.
Se você percebe inconsistências financeiras na clínica, dentro do fluxo de caixa ou pagamentos não autorizados, pode ser um indício de fraude. Alterações suspeitas em registros financeiros, funcionários que evitam auditorias e reclamações de pacientes sobre cobranças indevidas também devem ser sinais de atenção.
Esses fatores podem indicar manipulação de dados e, se não forem investigados, gerar grandes prejuízos para a clínica. Além disso, é importante estar atento a fraudes relacionadas a planos de saúde. Alguns pacientes podem tentar burlar o sistema para obter reembolsos indevidos ou utilizar carteirinhas de terceiros para consultas e procedimentos.
O uso de manipulação de informações para acessar serviços que não seriam cobertos pelo plano também são práticas comuns, e custam caro. Segundo dados do Instituto de Estudos de Saúde Suplementar (IESS), o impacto de fraudes e desperdícios no setor de saúde em 2022 atingiu entre R$ 30 e R$ 34 bilhões, o que representa 12,7% das receitas do mesmo ano.
Aí fica o questionamento: será que sua clínica contribuiu e continua contribuindo para dados tão alarmantes?
Principais consequências das fraudes financeiras
Os impactos de uma fraude vão além da perda de dinheiro. Pequenos desvios podem crescer e comprometer a saúde financeira da clínica. Além disso, fraudes afetam a confiança dos pacientes e parceiros, que podem questionar a credibilidade da gestão.
Outra consequência grave é o risco jurídico. Dependendo do tipo de fraude, a clínica pode ser responsabilizada legalmente, enfrentar processos e penalidades, incluindo multas por fraude financeira na clínica.
Deve- se evitar fraudes financeiras na clínica também pelo impacto interno. Um ambiente onde há desconfiança entre a equipe pode prejudicar a produtividade e o clima organizacional.
Como fortalecer a segurança financeira da sua clínica?
A prevenção de fraudes exige um conjunto de ações que envolvem organização, transparência e controlar as finanças da clínica. Você pode começar com algumas dessas ações:
- Padronize os processos financeiros e estabeleça protocolos claros para pagamentos, recebimentos e reembolsos.
- Evite que uma única pessoa tenha controle total sobre o financeiro, divida responsabilidades para reduzir as chances de manipulação de dados.
- Realize auditorias periódicas para revisar as finanças regularmente e identificar inconsistências.
- Incentive uma cultura de transparência para que qualquer irregularidade possa ser reportada sem receios.
Tecnologia para prevenção de fraudes
Já imaginou ter todas as etapas da gestão financeira totalmente integrada ao restante dos processos da clínica? Em uma operação linear, que segue e respeita etapas, fica mais simples evitar fraudes e isso é possível graças a um sistema para clínicas.
O uso de um software de gestão financeira específico diminui o risco de fraudes na clínica. Com essa tecnologia, é possível automatizar lançamentos e evitar erros manuais, monitorar transações em tempo real e criar diferentes níveis de acesso para a equipe.
Ele também permite gerar relatórios das movimentações financeiras e integrar diferentes meios de pagamento com segurança. Você pode checar facilmente se a os tipos e a quantidade de atendimentos corresponde aos valores recebidos diário, semanal ou mensalmente, por exemplo.
Com foco na transparência, existem sistemas com ferramentas como a conciliação bancária automatizada para que todos os pagamentos e recebimentos estejam devidamente registrados, o que evita divergências e possíveis fraudes.
O que fazer caso uma fraude ocorra na sua clínica?
Mesmo com todas as precauções, nenhuma gestão está 100% segura ao evitar fraudes financeiras na clínica. Se você identificar qualquer irregularidade, é essencial agir com rapidez e estratégia.
O primeiro passo é investigar o ocorrido, reunindo registros e analisando documentos para entender o que aconteceu. Em seguida, se a fraude tiver impactado pacientes ou parceiros, comunique-se com os envolvidos e tome medidas para corrigir os danos. Dependendo da gravidade, contar com um contador ou advogado especializado pode ser fundamental para resolver o problema da melhor forma.
Por fim, reforce os mecanismos de controle da sua clínica. Aprenda com o erro e implemente melhorias para evitar que a situação se repita no futuro.
Dê o primeiro passo para evitar fraudes financeiros na sua clínica
Infelizmente todas as clínicas estão sujeitas a sofrer algum tipo de fraude, mas as mais preparadas são aquelas que possuem uma gestão centralizada e organizada. São clínicas que conhecem bem cada setor, tem processos estruturados e capacidade de agir rapidamente diante de problemas financeiros. E a solução é a tecnologia!
Se você deseja contar com um sistema de gestão que ofereça recursos para fortalecer a segurança financeira da sua clínica, conheça o Clínica nas Nuvens. Com ferramentas automatizadas e seguras, sua clínica pode ter um controle financeiro eficiente e protegido contra fraudes! Peça uma demonstração gratuita!
