Você já ouviu falar sobre o método GTD, ou get things done (“a arte de fazer acontecer”)? Muitas vezes, a sobrecarga de tarefas na rotina da clínica deixa os funcionários estressados, com a sensação de que alguns compromissos ficam incompletos e de que há sempre um incêndio para apagar.
Para priorizar as atividades e aumentar a produtividade, existe o famoso método GTD. Ele visa ajudar o profissional a gerenciar melhor o próprio tempo ao priorizar as tarefas urgentes e terminar logo aquelas que levarão, muitas vezes, pouquíssimo tempo para finalizar.
Quer saber mais sobre essa técnica e como ela pode ajudar você a organizar melhor o tempo na sua clínica? Confira o post com os benefícios e as etapas para aplicar o método GTD!
Como surgiu e o que é o método GTD?
O escritor americano David Allen escreveu o livro “A Arte de Fazer Acontecer” há mais de 20 anos. Nele, ele trouxe o método GTD que, como já foi mencionado, acelera processos e faz as pessoas tomarem partido das próprias tarefas. Isso acontece priorizando o que há de mais urgente e mais fácil de fazer, para as tarefas serem despachadas e o tempo de toda a equipe ser otimizado.
Por que utilizar o GTD na sua clínica?
É imprescindível que sua clínica ou seu consultório entenda como a técnica GTD pode ser útil para seu empreendimento. Dessa forma, a transformação do ambiente vai gerar um aumento de desempenho e maior lucratividade.
Antes de mais nada, compreenda que, ao assumir muitas responsabilidades, como acontece em uma clínica, a sensação de falta de tempo e descumprimento dos compromissos aumenta o nível de ansiedade e estresse.
Portanto, um dos principais benefícios da ferramenta GTD é tornar os funcionários capazes de gerenciar o próprio tempo, para terem a sensação de maior controle sobre o que está sendo feito, o que pode deixar a rotina no trabalho muito mais leve, ágil e saudável.
É importante também que as tarefas sejam planejadas, para não acontecer o famoso “tentar abraçar o mundo com as pernas”, buscando fazer muitas coisas e, no fim, não fazendo nada. Vale também tirar da cabeça e pôr no papel, tablet, celular, etc., o que se tem em mente, para organizar os afazeres.
Como aplicar o método GTD na sua clínica?
Agora que já tem uma ideia do que é a metodologia GTD e por que deve utilizá-la no dia a dia da clínica ou do consultório, é preciso que você saiba aplicar as técnicas para obter resultados. Conheça algumas das principais técnicas:
Liste todas as tarefas e coloque-as no papel
Para organizar as atividades, é necessário ter planejamento. Por isso, comece listando todas as tarefas na agenda ou em um papel. Você também pode usar mapas mentais se acreditar que funciona para você.
Todas as tarefas devem ser anotadas, independentemente do tamanho: desde responder e-mails, ligar para pacientes e dar recados até as atividades que demandam mais tempo, como pagar alguma conta no banco.
Analise a lista e separe as tarefas urgentes
Quando terminar a lista, analise cada tarefa para estabelecer as prioridades. Marque as atividades que são realmente urgentes, ou seja, não podem ser deixadas para o dia seguinte.
Use a regra dos dois minutos para atividades rápidas
O método GTD propõe essa regra para você não deixar pequenas tarefas se acumularem e atrapalharem a execução de outras mais importantes e demoradas.
Olhe para sua lista, encontre as tarefas que levam até dois minutos para serem feitas (você pode aumentar esse tempo para cinco minutos se preferir) e resolva-as de uma vez! Dessa maneira, você elimina vários compromissos da lista, aumenta seu tempo e seu foco para as atividades mais complexas.
Estabeleça uma ação e um horário para cada atividade
Com a lista completa em mãos, identifique uma ação concreta, defina um dia e horário para terminá-la. Essa etapa serve até para algumas atividades corriqueiras, como o almoço.
Se você estabelece que vai almoçar em 45 minutos, nesse período, você poderá realmente almoçar calmamente, sem pensar em tudo o que tem que ser feito, pois já tem um planejamento.
Não se esqueça de atribuir um tempo executável para cada tarefa. Se colocar um período muito curto, você vai se estressar ainda mais por não cumprir o planejamento.
A rotina em uma clínica pode ser bastante estressante se o tempo do colaborador não for bem gerenciado. Felizmente, o método GTD, na prática, é bastante útil para priorizar atividades e determinar ações direcionadas para cada uma delas, ajudando na manutenção do bem-estar e da qualidade de vida no trabalho.
Comece a aplicar o método hoje mesmo!
Achou o método GTD útil? Então, comece a aplicar o método hoje mesmo! Se quiser saber mais sobre como aumentar sua produtividade, confira também nossas 6 dicas para tornar seu tempo mais produtivo no consultório!
