Ver uma agenda cheia e organizada, sem problemas com o não comparecimento ou com a superlotação, é o sonho de toda clínica que busca um bom fluxo de pacientes. Entretanto, sabemos que um dos grandes problemas enfrentados é o cancelamento de agendamentos. Então, como evitar o cancelamento de consultas no dia a dia?
Sem dúvidas, imprevistos podem acontecer e, diante das adversidades diárias, o cancelamento torna-se um problema inerente ao cotidiano da clínica. Contudo, quando os índices começam a elevar, é preciso estabelecer medidas capazes de auxiliar na diminuição da taxa de não comparecimento.
Pensando nisso, vamos abordar algumas boas práticas que ajudam a clínica nesse sentido. Continue a leitura e confira!
Entenda qual o impacto do cancelamento de consulta
Quando se trata de cancelamento de consultas, o impacto acontece tanto no âmbito financeiro quanto no âmbito administrativo da clínica. Os profissionais, que, muitas vezes, trabalham em mais de um local, permanecem ociosos até que chegue o próximo paciente.
Além disso, o horário vago poderia ter sido destinado para outros pacientes que aguardam por uma vaga. Então, quando ocorre um cancelamento, há um prejuízo direto para os colaboradores da clínica e para os demais usuários do serviço.
De fato, o resultado final reflete no aspecto financeiro, considerando uma menor produtividade e uma menor arrecadação para o estabelecimento. Em suma, o agravo financeiro associado ao impacto no fluxo de pacientes mostra o quão prejudicial é o cancelamento de uma consulta.
Saiba como evitar o cancelamento de consulta
Para que o cancelamento de consulta não seja um problema para o negócio, é preciso estabelecer medidas que evitam que ele ocorra, bem como práticas que minimizem os prejuízos, caso haja a desmarcação. Veja quais são elas!
Solicite um pagamento antecipado
O primeiro ponto é diminuir o impacto financeiro que o não comparecimento poderia causar. Para isso, é interessante que a clínica solicite o pagamento de determinado percentual do total do serviço a ser prestado.
Um dica, é apostar no método de pagamento recorrente por cartão de crédito. Assim, ao contratar o serviço, o paciente faz o pagamento parcelado e todos os meses o valor é descontado automaticamente da conta dele. Essa forma, proporciona maior garantia de recebimento ao profissional e à clínica, pois independente do paciente comparecer ou não nas datas agendadas, ele continua pagando pelo serviço contratado.
Envie lembretes
Uma vez que a consulta esteja marcada, é fundamental que o paciente se lembre de comparecer. Com a vida agitada e o cotidiano repleto de compromissos, muitas vezes o paciente deixa de ir pelo simples fato de ter esquecido.
O papel da clínica nesse aspecto é enviar lembretes acerca do compromisso agendado. Para isso, é fundamental o uso de um sistema capaz de entrar em contato com o paciente por meio dos mais diversos recursos de comunicação.
Por exemplo, com um software para clínicas, é possível integrar o WhatsApp ao sistema e enviar mensagens automatizadas aos pacientes com um link para eles acessarem e confirmarem presença na consulta. Caso algum deles diga que não pode comparecer, a pessoas responsável pela organização da agenda tem tempo para encaixar outro paciente no horário.
Essa é uma forma eficaz de de garantir que o usuário reitere seu compromisso e reduza as chances de não comparecer na clínica no horário combinado.
Mantenha uma lista de espera
Embora as medidas sejam muito voltadas para evitar o cancelamento, em alguns casos ele se mostra inevitável. Sendo assim, para que a clínica não fique com horários ociosos, a elaboração de uma lista de espera é a melhor saída para evitar o prejuízo financeiro e, ao mesmo tempo, melhorar o fluxo de pacientes.
Dessa forma, conforme mais pacientes forem entrando em contato para agendar uma consulta, explique, se for o caso, que não há horários no momento, mas que ele será incluído na lista de espera e assim que surgir uma data, ele será contatado.
Disponibilize uma agenda externa
Ao disponibilizar uma agenda externa é possível permitir que o próprio paciente agende suas consultas. Isso, pode ser feito no site da clínica, basta apenas integrar uma agenda médica online ao site e disponibilizar ao paciente visualizar os dias e horários disponíveis e o profissional que prestará o atendimento.
Dessa forma, o paciente preenche os dados pessoais, escolhe o melhor horário para a consulta e realiza o pagamento. É fácil e rápido.
Conheça o Clínica nas Nuvens
Todas as medidas mencionadas ao longo desse texto, tornam-se mais efetivas quando há o uso de um sistema de gestão, pois, por meio dele, as tarefas se tornam automatizadas e tudo pode ser controlado de um único lugar.
O software Clínica nas Nuvens atua buscando reduzir os índices de cancelamento de consulta por meio de um excelente canal de comunicação estabelecido com os pacientes. Seja por SMS, e-mail ou até mesmo pelo WhatsApp, o sistema consegue entrar em contato com os pacientes e, assim, enviar lembretes acerca do serviço agendado.
Além disso, o Clínica nas Nuvens oferece outras funcionalidades essenciais para organizar a agenda médica e melhor a gestão da clínica, para conhecer todas elas.
Então, que tal melhorar o fluxo de pacientes da sua clínica? Acesse o site do Clínica nas Nuvens e confira todos os benefícios que esse sistema para proporcionar aos seus usuários.
