Mesmo os melhores profissionais, procuram sempre aperfeiçoar suas práticas para manter os negócios e aumentar a lucratividade. Por isso, é comum que gestores se questionem como administrar uma clínica.
Manter a lucratividade em alta é um dos maiores desafios. Não é à toa que, ao navegar na internet, você encontra milhares de materiais abordando esse assunto.
Criamos este artigo diferenciado, focando em te ajudar com melhorias na gestão, que vão impactar profundamente os lucros da sua clínica médica. Se é isso que você está procurando, fique conosco até o final. Boa leitura!
Os princípios básicos da administração de uma clínica
20% das empresas que abrem no Brasil duram apenas pouco mais de 1 ano, segundo o Valor Econômico. O maior motivo para isso? A falta de lucratividade.
O lucro, no entanto, não é o grande problema. Na verdade, ele é apenas um reflexo de decisões tomadas durante a gestão e que influenciam no aumento ou diminuição do lucro. A seguir, compartilharemos os princípios básicos que uma gestão deve considerar para ter sucesso com clínicas:
Planejamento estratégico
É o elemento que vai guiar todos os pontos que envolvem saber como administrar uma clínica. No planejamento, é com base no que colocar como metas e objetivos, que você passa a definir os próximos passos.
Você pode criar um objetivo a longo prazo, por exemplo, lucrar x vezes mais em um ano. Lembre-se sempre de determinar a data final para a conclusão.
A partir daí, estabelecer pequenas ações que vão fazer você alcançar este objetivo, assim como as áreas que devem desempenhar cada papel rumo a esta meta.
Fortalecimento de marca
Com o planejamento estratégico definido, o fortalecimento de marca se destaca como ponto de atenção. Quando se pensa em lucros, muitas empresas focam exclusivamente em ações de captação de clientes. Isso tem sua importância, é claro e falaremos disso a seguir.
No entanto, o que sustenta uma empresa não são as ações promocionais pontuais, mas sim um trabalho intenso de fortalecimento da marca.
O fortalecimento de marca é feito por campanhas que consigam comunicar o posicionamento da marca, evidenciando os diferenciais da empresa frente aos concorrentes. É muito importante para clínicas médicas pois ajuda a construir confiança e credibilidade junto aos pacientes.
Uma marca forte, bem posicionada e reconhecida pela qualidade de seus serviços e atendimento, se diferencia da concorrência, tornando-se a escolha preferida dos pacientes.
Captação de pacientes
Não tem como pensar em como administrar uma clínica sem pensar em como captar mais clientes. O trabalho de fortalecimento de marca deve ser feito em simultâneo com a captação de cliente, já que é preciso gerar clientes para o dia a dia e um trabalho de marca só apresenta resultados a longo prazo.
As ações de captação de clientes podem ser realizadas de forma online ou presencial. Online, algumas ações são: presença online com sites e redes sociais, publicação de artigos em blogs com assuntos de interesse do público e publicidade online com anúncios pagos.
Já de forma offline, presencialmente, você pode fechar parcerias com outras instituições de saúde como academias e farmácias para panfletagens e descontos para clientes. Além disso, a fixação de cartazes em vias movimentadas, a compra de espaços em outdoors, etc.
Mas o bom e velho atendimento de qualidade também é capaz de captar novos clientes, além de manter os já existentes e torná-los propagadores da clínica. Algumas ações para melhoria da experiência do paciente incluem opções de agendamento online e atendimento por telemedicina para facilitar o acesso dos pacientes aos serviços da clínica.
Gestão da clínica
Não é apenas a comunicação que deve receber uma atenção especial. A gestão da clínica também precisa ser observada.
Por gestão de clínica entendemos todos os processos de organização estratégica e operacional de uma instituição. Entre os pontos que precisam ser observados estão:
- custo por atendimento e relação do lucro obtido por paciente;
- retenção de clientes;
- taxa de cancelamento de serviços;
- serviços mais procurados;
- e etc.
Mas a questão é: como obter estes números? É preciso acompanhar e registrar todas as movimentações de atendimento e finanças da clínica.
O processo pode ser feito de forma manual, através de planilhas ou automatizadas com sistemas de gestão médica, que muitas vezes são capazes de emitir relatórios em tempo real.
Gestão financeira
Por fim, um dos principais pilares da administração de clínicas é a gestão financeira. Neste pilar, você deve observar o fluxo de caixa, com as entradas e saídas para assegurar que a clínica consegue operar sem interrupções.
Outro ponto da gestão financeira envolve acompanhar atentamente as contas a pagar e receber. Identifique os custos em fixos (aluguel, salários) e variáveis (material de consumo, compra de equipamentos) para manter pagamentos em dia. E conte com um sistema de cobranças eficiente para receber os pagamentos devidos.
Os maiores erros na administração de uma clínica
A administração de uma clínica exige muita atenção e dedicação. Apesar de ser uma tarefa bem desafiadora, é totalmente possível alcançar bons resultados e conseguir desenvolver um trabalho digno de ser elogiado e reconhecido.
Ao olhar para o mercado, no entanto, é fácil perceber que existem erros cometidos (que poderiam ser evitados) que acabam prejudicando os resultados das clínicas na perspectiva do lucro.
Conheça, a seguir, alguns desses erros:
Falta de investimento em marketing
O primeiro grande erro é deixar de investir em marketing. Infelizmente, os clientes não costumam cair do céu. É preciso ir atrás deles ou, ao menos, preparar um cenário onde eles consigam encontrar sua empresa caso estejam buscando por uma clínica.
Entre as ações mais efetivas de marketing, destacamos que através de um bom planejamento de marketing, você invista em o Google Business, o Facebook Ads, o Google Ads e o marketing de conteúdo.
Desorganização financeira
A desorganização financeira também é um erro bastante cometido em organizações. Essa desorganização é percebida através de alguns sintomas como, por exemplo:
- ausência de informações e relatórios;
- dificuldades financeiras;
- problemas de recebimento;
- contas atrasadas;
- lucro incerto.
Quando a desorganização bate à porta, os reflexos na empresa são terríveis. Muitas clínicas acabam atrasando o salário dos funcionários ou deixando de pagar o pró-labore dos sócios.
Gastos excessivos
Outro grande sintoma de problemas na administração são os gastos excessivos. Gastar mais do que arrecada é um erro fatal para a subsistência de um negócio.
Nesse sentido, recomenda-se buscar cortar gastos de forma estratégica. Isso significa que esse corte não será feito de forma não criteriosa, mas que alguns princípios serão aplicados.
Alguns cortes que podem ser feitos são:
- redução de impressões;
- diminuição dos materiais de escritório;
- otimização do estoque.
- Carência de programas de fidelização
Um programa de fidelização é essencial para clínicas, sobretudo para aquelas que atendem de forma particular.
Por meio da fidelização, você estimula que os clientes voltem, sobretudo através de premiações e bonificações liberadas.
Não ter esse tipo de programa é um risco para clínicas, que poderão perder seus clientes para os concorrentes assim que estes fizerem propostas mais econômicas ou mais completas.
Ausência de uma plataforma de pagamento online
Por fim, destacamos que um dos maiores erros na administração de uma clínica é não ter uma plataforma de pagamento online.
Ao fazer isso, o processo de pagamento é dificultado, aumentando o nível de inadimplência e cancelamentos.
Por meio da plataforma de pagamento online, a clínica poderá diversificar os meios de pagamento disponíveis, o que é muito vantajoso para o cliente.
Para resumir tudo que dissemos, estes são os erros que você precisa evitar na gestão da sua clínica:
- falta de investimento em marketing;
- desorganização financeira;
- gastos excessivos;
- carências de programas de fidelidade;
- ausência de plataforma de pagamento online.
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