Aqui no blog, já falamos sobre a importância de uma equipe engajada e comprometida em clínicas e consultórios. Afinal, médicos possuem rotinas bastante cheias e é essencial contar com um time que dá conta do trabalho e possui proatividade. Entre esses profissionais, está a secretária, normalmente o primeiro contato do cliente. Pensando nisso, no post de hoje, listamos 4 dicas essenciais para uma boa apresentação de secretárias médicas. Confira.
Por que o papel da secretária é importante em clínicas e consultórios?
Dentre alguns profissionais que compõem o grupo, a secretária merece um destaque especial, afinal, ela é o primeiro contato dos pacientes com a clínica ou consultório. Sabendo da premissa de que “a primeira impressão é a que fica“, rapidamente verifica-se a relevância dessa profissional para o ambiente de trabalho.
Cursos, palestras, workshops e atualizações precisam estar constantemente na rotina da secretária com o objetivo de otimizar suas funções e oferecer o melhor à clínica e aos pacientes. Mas, vai muito além disso. Alguns cuidados precisam ser tomados diariamente, pois, apesar de parecerem imperceptíveis, fazem total diferença na apresentação de secretárias médicas.
Porém, antes de orientar a secretária sobre as atitudes e comportamentos ideias para serem mantidos na clínica, é importante fornecer um espaço de trabalho confortável, em que ela sinta-se feliz e confiante. Esse detalhe pode parecer simples, mas influencia diretamente na qualidade do trabalho realizado.
Climatização adequada, equipamentos de qualidade para execução das tarefas, espaço para guardar itens pessoais, enfim, atentar-se a essas questões também é muito importante, para que ela foque nos itens a seguir:
1. Organização do ambiente
Tudo que é relacionado à saúde precisa ser tratado com organização. Ou seja: a sensação proporcionada ao paciente ao se deparar com um ambiente desorganizado, com papéis espalhados, com coisas fora do lugar, também influencia na sua fidelização.
Ninguém gosta de estar em um ambiente desorganizado, que cause a sensação de desconforto. Em um ambiente voltado à saúde de pessoas, prestar atenção a isso é ainda mais importante.
Assim, a secretária precisa prezar pela organização de sua mesa, do seu material de trabalho e, é claro, de seus processos. Esse hábito reflete diretamente em toda dinâmica do consultório, afetando desde o médico até o paciente.
Ao contratar uma secretária, é importante orientar sobre o espaço de trabalho e como a organização deve ser feita. Além disso, é necessário fornecer itens que permitam a limpeza diária da mesa onde ela realizará suas atividades. Assim, a manutenção do espaço ficará sempre em dia.
Outro ponto importante, é orientar a secretária sobre o espaço para alimentação e outros afazeres que fazem parte da sua rotina de trabalho, porém não estão totalmente ligados às tarefas profissionais. É essencial disponibilizar um ambiente exclusivo para ela, assim como os demais colaboradores, fazerem as refeições do dia e também descansarem em horários de intervalo.
Dessa forma, evita-se que a alimentação, por exemplo, seja feita em um espaço onde há também a presença de pacientes, como o balcão de atendimento. Além de garantir a manutenção da limpeza do ambiente, isso garante mais conforto para a profissional.
2. Limpeza
Não é à toa que ambientes de saúde são identificados por cores claras. Estes locais necessitam passar uma sensação de conforto e limpeza, afinal, são vidas que estão em jogo. O fator limpeza, em específico, merece atenção.
Por isso, preze por móveis cleans para o espaço de trabalho de secretária, que conversem com o resto do ambiente. Da mesma forma, atente-se a detalhes como o material dessas peças. Por exemplo, o balcão é um local onde os pacientes normalmente se apoiam no momento de conversar com a secretária, podendo deixar marcas de mãos no móvel. Assim, o ideal é apostar em um material que não absorva demais essas marcas e que permita uma limpeza simples para retirá-las.
Outro ponto, é a cadeira da secretária. Peças claras exigem um material que seja de fácil limpeza, pois pode sujar com mais facilidade que móveis escuros.
Além do ambiente, a secretária precisa estar atenta à limpeza do seu uniforme, de suas unhas e cabelos, evitando, por exemplo, a queda de fios sobre sua mesa de trabalho, o que causa uma visão negativa. As unhas também precisam estar apresentáveis, sem esmalte descascado ou grandes demais.
3. Uniforme
Para que uma imagem de profissionalismo seja reforçada, é importante fornecer à secretária o uniforme da empresa e orientar sobre seu uso obrigatório. Para que as peças mantenham um aspecto de novas, a lavagem deve ser feita de forma adequada, garantindo a integridade de bordados e costuras. Quando necessário, deve-se oferecer uniformes novos.
Além disso, é preciso disponibilizar peças de uniformes para todas as estações, mangas curtas e longas, calças e saias. Claro que tudo depende da formalidade do ambiente de trabalho, mas, quando possível, atentar-se a esses detalhes faz diferença, pois, o conforto da secretária também reflete na qualidade do atendimento.
Confira também: 5 qualidades essenciais para uma secretária médica
4. Sorriso
Não é só na área médica que ele faz a diferença: um sorriso bonito abre portas em diversas situações. Assim, a secretária médica que investe no seu sorriso e que utiliza-o como uma forma de empatia com os pacientes, animando-os ou, até mesmo, desarmando-os, ganha pontos extras.
Assim, a profissional deve sempre atender os pacientes com toda simpatia possível, mostrando-se preocupada e à disposição sempre que necessário durante a permanência do paciente na clínica.
Dessa forma, ela com certeza ajudará na fidelização do cliente.
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