A gestão de contas a pagar da clínica é um dos pilares para o sucesso do negócio, já que representa parte importante de toda a administração financeira da clínica. Erros cometidos nessa esfera podem trazer muitas dores de cabeça e precisam ser minimizados a todo custo.
A formação médica costuma não abordar questões administrativas, o que leva muitos profissionais a se tornarem empreendedores a partir da prática e, consequentemente a cometerem muitos equívocos.
Por isso, neste artigo, vamos trazer algumas boas práticas para que você execute corretamente a gestão de contas a pagar da clínica. Continue a leitura e aplique no dia a dia do seu empreendimento!
Organize suas contas e não misture as coisas
Antes de mais nada, quando falamos sobre gestão de contas a pagar da clínica, é preciso que você, como gestor, separe suas contas pessoais das contas profissionais, ou seja, não misture os custos que fazem parte da rotina da sua clínica.
Essas contas, que fazem parte da rotina da clínica, podem ser contas fixas, como é o caso do aluguel, luz, água, pagamento de salário, impostos, etc., ou contas variáveis, como a compra de materiais (que pode ser maior ou menor, dependendo do mês).
Portanto, faça essa distinção, tanto do que é pessoal e profissional, como, dentro das próprias contas profissionais, separe as fixas das variáveis. Isso é extremamente importante para começar a organizar os pagamentos, pois, do contrário, todo o controle financeiro será prejudicado.
Estabeleça um controle de prazos
O controle eficiente de prazos na gestão de contas a pagar da clínica é fundamental para a saúde financeira. Dessa forma, você garante que as obrigações financeiras sejam cumpridas pontualmente.
Isso envolve a implementação de procedimentos claros para o processamento e pagamento das contas, com atribuição de responsabilidades específicas aos membros da sua equipe.
Manter um calendário centralizado, regularmente atualizado com todos os dados de vencimento das contas, é uma prática essencial. Este calendário vai fornecer uma visão ampla dos compromissos financeiros e ajudar a evitar surpresas.
Além disso, o monitoramento regular dos dados de vencimento permite antecipar atrasos potenciais, oferecendo uma oportunidade de correção antes que se tornem problemas significativos.
Essa abordagem preventiva minimiza o risco de atrasos e contribui para a manutenção da pontualidade nos pagamentos.
Reduza a inadimplência
Para ter uma gestão de contas a pagar da clínica mais eficiente, é necessário que você tenha muita atenção com a inadimplência. Para minimizar esse tipo de situação, disponibilize diferentes formas de pagamentos e condições interessantes para os pacientes.
Porém, se não tiver jeito e você se ver diante de uma situação de inadimplência, elabore estratégias de cobrança, disponibilizando ao paciente algumas possibilidades para que ele possa quitar sua dívida, como parcelas mais estendidas ou algum desconto. O importante é que sua clínica não deixe de receber pelos serviços prestados.
Cuide do fluxo de caixa
Realizando o monitoramento regular do fluxo de caixa, ou seja, os valores que entram e saem, você terá uma visão ampla de sua liquidez e se capacita para antecipar desafios financeiros. Isso é fundamental para tomar decisões estratégicas, permitindo ações preventivas no caso de surgirem problemas.
Ao estimar receitas e despesas ao longo do tempo, sua clínica pode identificar padrões, tendências e pontos críticos que requerem atenção, possibilitando tomadas de decisões mais precisas.
Assim, a clínica pode ajustar suas estratégias com base nas informações fornecidas pelas projeções, como explorar oportunidades de investimento, realizar ajustes nas despesas ou fortalecer as reservas financeiras para períodos de menor atividade econômica.
Utilize os indicadores financeiros e controle-os
O estabelecimento e monitoramento de indicadores-chave de desempenho (KPIs) é outro ponto importante no controle contas a pagar da clínica. Dois KPIs fundamentais a serem considerados são o índice de liquidez e o prazo médio de pagamento.
O índice de liquidez oferece uma visão imediata da capacidade da clínica de cumprir suas obrigações financeiras de curto prazo, sendo vital para manter a estabilidade. Assim, estabelecer metas específicas para esse indicador cria um padrão claro de saúde financeira, orientando as decisões e a alocação de recursos.
Já o prazo médio de pagamento, é um indicador que reflete o tempo médio que a clínica leva para liquidar suas obrigações financeiras com fornecedores. Dessa forma, monitorar de perto esse KPI não apenas fortalece os relacionamentos comerciais, mas também evita prejuízos financeiros e contribui para a manutenção de uma confiança sólida no mercado.
Portanto, ao estabelecer e monitorar rigorosamente esses indicadores-chave, você estará adotando uma abordagem proativa para a gestão de contas a pagar do consultório ou da clínica, já que a análise regular dos KPIs fornece insights valiosos, destacando áreas de eficiência e apontando os possíveis desafios.
Invista em um software para clínicas e automatize processos
Tenha um software para clínica para controlar toda a gestão do seu negócio, incluindo ferramenta de contas a pagar e receber. Com essa tecnologia, de adeus às metodologias arcaicas de controle, como anotações em papéis, e se despeça das extensas e confusas planilhas.
O sistema pode trazer uma gama de benefícios em relação as contas na clínica, desde a simplificação de tarefas rotineiras até a minimização de falhas humanas.
Tenha funcionalidades para organização e categorização de despesas, fluxo de caixa da clínica, geração de relatórios financeiros detalhados, e muitas outras opções, com possibilidade de automatização de rotinas.
Aliás, investindo na automação de processos financeiros, a clínica não apenas eleva a precisão e a eficiência de suas operações, mas também libera a equipe para se concentrar em tarefas estratégicas e de valor agregado, como atender com mais cuidado os pacientes.
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