A gestão financeira é o coração de qualquer empresa, pois sem um controle adequado do dinheiro, pagamentos, receitas e investimentos, não é possível manter-se em pé. E isso, é claro, também vale para a clínica, independente da especialidade.
Pensando nisso, preparamos um texto completo para você, trazendo muita informação sobre a gestão financeira de clínicas: como você deve proceder; ferramentas para ajudar no dia a dia; cuidados que precisam ser tomados e muito mais. Acompanhe e evolua neste assunto!
O que é gestão financeira para clínicas?
A gestão financeira é saber cuidar do dinheiro de forma inteligente, para que sua clínica possa funcionar de forma saudável e crescer de forma organizada.
Na prática, é como cuidar das finanças da sua casa, só que em uma escala maior. Envolve controlar as receitas, ou seja, o dinheiro que entra com os atendimentos e procedimentos realizados na clínica, e também controlar as despesas, que são os gastos com aluguel, aulas, materiais, entre outros.
O objetivo da gestão financeira é garantir que as contas sejam equilibradas, que a clínica tenha dinheiro suficiente para pagar as contas e, obviamente, que tenha lucros e possa ter receita em caixa para investimentos.
Isso é importante porque, sem uma boa gestão financeira, um gestor pode ter problemas como falta de dinheiro para compra de equipamentos, pagar funcionários ou até mesmo para manter o negócio funcionando.
Qual é a importância da gestão financeira?
Uma boa gestão financeira permite controlar as entradas e saídas de dinheiro, garantindo que haja recursos suficientes para pagar as contas, pagar e investir em melhorias para a clínica.
Além disso, uma boa gestão financeira em saúde permite identificar e corrigir possíveis problemas financeiros, evitando surpresas no futuro. Também é importante para acompanhar o desempenho financeiro da clínica, saber se ela está dando lucro e se é viável continuar crescendo.
Em resumo, uma gestão financeira adequada ajuda a manter a saúde financeira da clínica, proporcionando estabilidade, crescimento e capacidade de oferecer um bom atendimento aos pacientes.
Como fazer a gestão financeira de uma clínica?
Para realizar uma boa gestão financeira na clínica, é preciso seguir alguns requisitos. Separamos algumas dicas de como fazer a gestão financeira da sua clínica de forma eficiente e adequada.
Mantenha o controle do fluxo de caixa
Com um software para gerência financeira você consegue controlar o fluxo de caixa de maneira prática, assertiva e segura.
Tenha conhecimento de tudo o que a clínica recebe, no dia, no mês, na semana, no ano todo, com as entradas e saídas, as receitas e as despesas, através de um sistema de gestão financeira que trabalha com informações em nuvem, possibilitando compartilhamentos e integrações com outros setores da empresa.
Um software de gestão financeira, possui muitos recursos para cuidar da parte financeira da empresa, e o controle do fluxo de caixa é uma dos recursos que podem ser facilmente organizados por este sistema.
Utilizando, por exemplo, a funcionalidade de controle financeiro, além das entradas e saídas, você tem também opções como abertura, reforço, sangria e fechamento. Além disso, você tem relatórios que vão simplificar sua vida e o dia a dia dos profissionais da clínica.
Acompanhe os indicadores financeiros em tempo real
Para trabalhar com indicadores financeiros, o software para gestão financeira precisa contar com um sistema Business Intelligence.
Utilizando um sistema de BI, o gestor da clínica consegue acompanhar e criar diversos cenários para as tomadas de decisão. A seguir veja alguns desses indicadores e como a sua clínica só tem vantagens utilizando as ferramentas do sistema de BI integrado ao sistema de gestão financeira:
- Indicadores de atendimento: taxa no-show, prontuário por profissional, mês, ano, semana e diagnósticos CID;
- Indicadores de atendimento: taxa no-show, prontuário por profissional, mês, ano, semana e diagnósticos CID;
- Indicadores de custos;
- Indicadores de vendas: valor e quantidade, ticket médio, vendedores e prospectores;
- Tempo médio de permanência: quantidade de orçamentos ofertados x cancelados x aprovados x finalizados x pendentes de aprovação;
- Acompanhamento da performance médica;
- Indicadores de faturamento: faturamento x profissional, ticket médio, entre outros;
- Indicadores financeiros: cruzamento de contas a pagar e receber, inadimplência, entre outros;
- Indicadores de Glosas.
Mantenha o controle de repasses e comissões
Seu software para gestão financeira precisa contar com um controle de repasses e comissões que seja eficiente, dinâmico e preciso. Mais do que isso, que seja prático, personalizado e possa ser automatizado.
Com o Clínica nas Nuvens, seu software financeiro para clínicas, você controla todas as comissões de procedimentos, serviços e exames, e ainda faz isso integrando com o “contas a pagar e receber”. Todos os profissionais saem ganhando com a tecnologia.
Cadastre os profissionais que são comissionados e faça a configuração das porcentagens para cada um desses funcionários da sua clínica, tudo através do nosso software.
O sistema gera um relatório completo das comissões para você conferir e manter o controle financeiro. Neste relatório você tem uma amostra das comissões, dos valores recebidos por cada profissional.
Criação de orçamentos integrado ao financeiro
Utilizando um sistema para clínicas completo, você cria e envia orçamento em pouco tempo para os seus pacientes. É possível enviar em minutos e proporcionar muito mais agilidade nesta troca de informações entre a clínica e seus pacientes.
Com este recurso os pacientes podem escolher mais rapidamente quais procedimentos são mais interessantes e quais as melhores condições de pagamento, devido a diversidade de opções orçamentárias.
Outra questão importante a ser mencionada é quanto a integração automática com o “contas a pagar e receber”. Sim, isso mesmo, com nosso sistema para clínicas médicas, você integra o orçamento com o contas a pagar e receber.
Isso simplifica muito a rotina dos seus médicos e funcionários, a partir do recebimento da resposta (sim ou não) do paciente, em relação ao orçamento encaminhado.
Caso o paciente aceite o orçamento, essa venda já irá direto para o contas a pagar e receber e você não precisa cadastrar novamente a venda.
Faça um planejamento financeiro
Fazer um planejamento financeiro é fundamental para uma boa gestão financeira na clínica, pois permite uma visão estratégica e organizada das finanças. Um planejamento financeiro consiste em estabelecer metas financeiras claras, como aumento de receitas, redução de despesas ou investimentos em equipamentos, e definir um plano de ação para alcançar essas metas.
Ao realizar um planejamento financeiro, é possível identificar oportunidades de crescimento, traçar estratégias para lidar com períodos de baixa demanda, antecipar despesas sazonais e ajustar o fluxo de caixa. Além disso, o planejamento financeiro permite uma melhor previsibilidade das finanças da clínica, facilitando a tomada de decisões mais embasadas e o estabelecimento de prioridades.
Com um planejamento financeiro adequado, é possível evitar situações de endividamento excessivo, antecipar possíveis crises financeiras e tomar medidas preventivas para lidar com elas. Além disso, o planejamento financeiro ajuda a monitorar e controlar os resultados financeiros, identificando desvios e permitindo ajustes e correções ao longo do tempo.
Trace metas e objetivos para sua clínica
Traçar metas e objetivos fornece um melhor direcionamento na clínica. Ao estabelecer metas financeiras tangíveis, como aumentar a receita em xx%, reduzir xx% das despesas ou melhorar a rentabilidade, a clínica tem um objetivo claro a ser alcançado.
As metas permitem que a clínica saiba para onde está indo e o que precisa fazer para chegar lá. Elas servem como referência para avaliar o desempenho financeiro e direcionar os esforços da equipe. Sem metas claras, a clínica pode ficar à deriva, sem um rumo definido, o que dificulta o controle financeiro e o entendimento de progresso.
Além disso, as metas ajudam a motivar e engajar a equipe. Quando todos na clínica têm conhecimento das metas protegidas, eles podem trabalhar em conjunto para alcançá-las. Isso cria um senso de propósito compartilhado, aumenta a colaboração e impulsiona a produtividade.
Traçar metas financeiras também permite monitorar o progresso ao longo do tempo. A clínica pode acompanhar os resultados financeiros regularmente e identificar se está no caminho certo para atingir as metas. Se necessário, podem ser feitos ajustes ou estratégias adicionais implementadas para garantir que as metas sejam alcançadas.
Separe as contas pessoais e as da clínica
É fundamental separar as contas pessoais das contas da clínica para ter uma boa gestão financeira. É importante destacar que esta separação de contas pode trazer diversos benefícios para o ambiente de trabalho. Veja alguns:
- Transparência: Separar as contas evita a mistura de recursos pessoais e profissionais, proporcionando uma visão clara e transparente das finanças da clínica. Isso facilita a compreensão do desempenho financeiro da clínica e auxilia na tomada de decisões com base em dados precisos.
- Controle financeiro: Manter as contas separadas ajuda a ter um controle mais efetivo das despesas e receitas da clínica. É possível rastrear os fluxos de caixa, identificar áreas de gastos excessivos e encontrar oportunidades de economia. Isso permite uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros da clínica.
- Cumprimento legal e contábil: Separar as contas pessoais das contas da clínica é importante para fins legais e contábeis. Isso simplifica o processo de cumprimento de obrigações fiscais, como declarações de impostos e fiscais fiscais, evitando problemas com as autoridades fiscais e mantendo a clínica em conformidade com as regulamentações.
- Análise financeira precisa: Ter as contas separadas facilita a análise financeira da clínica. É possível obter métricas financeiras precisas, como lucratividade, margem de lucro e retorno sobre o investimento. Essas informações são valiosas para avaliar o desempenho da clínica e tomar decisões estratégicas embasadas.
- Proteção pessoal: Separar as contas pessoais das contas da clínica é uma medida de proteção pessoal para os proprietários da clínica. Em caso de problemas financeiros na clínica, como dívidas ou processos legais, as finanças pessoais ficam resguardadas, evitando negativos na vida pessoal dos proprietários.
Analise seu custo de hora trabalhada
A análise de custo de hora trabalha é fundamental porque permite entender o valor real do tempo e dos recursos investidos em cada atendimento ou procedimento realizado na clínica.
Primeiramente, uma análise do custo de hora trabalhada ajuda a estabelecer uma precificação adequada para os serviços oferecidos. Ao conhecer o custo envolvido em cada hora de trabalho, a clínica pode definir preços justos que cobrem não apenas os custos operacionais, mas também as despesas fixas, além de garantir uma margem de lucro satisfatória.
Além disso, essa análise possibilita tomar decisões estratégicas com base nos dados obtidos. Saber o custo de hora trabalhada ajuda a identificar quais procedimentos ou atendimentos geram maior retorno financeiro para a clínica. Com essas informações, é possível direcionar os esforços para os serviços mais rentáveis e tomar decisões embasadas em dados concretos.
Outro benefício é a capacidade de fechar contratos e convênios de forma mais assertiva. Com base nesses dados, a clínica pode calcular os valores de reembolso de maneira adequada, evitando prejuízos ou margens muito estreitas. Além disso, a análise também pode auxiliar na negociação de contratos com fornecedores, buscando melhores condições e redução de custos operacionais.
Por fim, uma análise do custo de hora trabalhada permite avaliar a produtividade da equipe da clínica. Ao conhecer o custo envolvido em cada hora de trabalho, é possível identificar se uma equipe está otimizando o tempo de trabalho e se os recursos estão sendo utilizados de maneira eficiente. Essa análise contribui para uma gestão mais eficiente, podendo resultar no aumento da lucratividade da clínica.
Fique atento às Glosas
Ficar atento às glosas é essencial para uma boa gestão financeira na clínica. As glosas são as negativas ou reduções de pagamento por parte de convênios ou planos de saúde, que ocorrem quando há inconsistências ou falta de documentos adequados nos procedimentos realizados. Atenção a essas glosas é importante por diversos motivos:
Quando um convênio nega ou reduz o pagamento de um procedimento, isso representa uma perda financeira para uma clínica. Ao ficar atento a essas glosas, é possível identificar os motivos e tomar as medidas necessárias para evitar ou corrigir essas situações, garantindo o recebimento correto pelos serviços prestados.
Além disso, a atenção às glosas contribui para a melhoria da qualidade dos processos e documentos na clínica. Ao identificar as razões das glosas, é possível identificar pontos de falha na documentação, na complexidade de procedimentos ou em outros aspectos relacionados à burocracia dos convênios.
A análise das glosas também permite uma negociação mais efetiva com os convênios ou planos de saúde. Ao identificar as principais razões para as glosas, a clínica pode buscar soluções junto aos convênios, discutindo e negociando as glosas desnecessárias.
Por fim, ao evitar ou corrigir glosas, a clínica reforça sua credibilidade junto aos convênios, estabelecendo uma relação de confiança e segurança. Isso pode resultar em uma maior preferência dos pacientes e, consequentemente, em um aumento da demanda pelos serviços oferecidos.
Não se esqueça dos impostos
Em primeiro lugar, os impostos representam uma parte significativa dos gastos operacionais da clínica. Eles incluem impostos sobre a renda, impostos sobre serviços, impostos trabalhistas, contribuições previdenciárias, entre outros.
Ao não levar em conta esses valores, a clínica pode enfrentar dificuldades na gestão administrativa financeira, com falta de liquidez e multas por atrasos ou omissões no pagamento dos impostos.
Além disso, esquecer dos impostos pode resultar em problemas legais. A legislação tributária é rigorosa e as consequências por não cumprir as obrigações fiscais podem ser severas. A clínica pode enfrentar fiscalizações, autuações, juros e multas, o que pode prejudicar sua representação e afetar suas finanças.
Além disso, considerar os impostos desde o início da gestão financeira é importante para um planejamento adequado. É necessário levar em conta os impostos ao elaborar o orçamento da clínica e estabelecer metas de receita.
Por fim, atenção aos impostos é crucial para manter a saúde financeira da clínica a longo prazo. Ao cumprir as obrigações fiscais, a clínica evita problemas financeiros futuros, mantém uma crença sólida junto aos órgãos fiscais e garante a continuidade de suas operações de forma legal e sustentável.
Use um software para clínicas
O software para gestão oferece uma série de recursos e benefícios que otimizam os processos financeiros na clínica, facilitando o controle e a organização das finanças. Com esta ferramenta, você automatiza tarefas repetitivas e burocráticas. Isso economiza tempo e reduz erros humanos que podem ocorrer durante o processamento manual de informações financeiras.
Também é possível realizar tarefas como emissão de notas fiscais, controle de pagamentos, conciliação bancária e elaboração de relatório financeiro de maneira mais eficiente e precisa, além de recursos de controle e acompanhamento financeiro em tempo real.
E ainda, monitore as receitas, despesas, fluxo de caixa e indicadores financeiros relevantes de forma rápida e fácil. Isso proporciona uma visão abrangente da saúde financeira da clínica, permitindo tomar decisões embasadas em informações atualizadas.
Outro benefício importante é a integração do software de gestão de clínicas com outras áreas da clínica. Com um sistema integrado, é possível conectar informações financeiras com o agendamento de consultas, prontuários eletrônicos, estoque de materiais e outros processos internos.
Sendo assim, ao adotar uma solução tecnológica para a gestão de clínica médica, como um software para gestão, a clínica demonstra comprometimento com um controle financeiro eficiente e atualizado. Isso transmite confiança aos pacientes, fornecedores e parceiros comerciais, fortalecendo a imagem da clínica no mercado.
Cuidados com a gestão financeira da clínica
Existem alguns erros que acontecem na administração da clínica e que precisam ser sanados. Um dos mais frequentes é a falta de controle adequado das finanças, incluindo o registro e acompanhamento das receitas e despesas.
Outro erro é a falta de planejamento financeiro, o que pode resultar em gastos excessivos, falta de reserva de emergência e dificuldades para cumprir obrigações financeiras, como o pagamento de impostos.
Além disso, como já foi mencionado, misturar as contas pessoais com as contas da clínica é um erro comum que pode levar à confusão e tornar mais difícil acompanhar o desempenho financeiro real da clínica.
No mais, ignorar a importância do controle de estoque e a falta de negociação adequada com fornecedores também podem impactar no funcionamento das finanças e, ainda, é preciso estar atento às glosas e realizar uma análise detalhada dos custos operacionais para não ter perdas significativas.
Ter esses cuidados é fundamental para estabelecer processos financeiros sólidos. Soma-se a tudo isso, obviamente, o investimento em um bom software de gestão, para que a clínica seja mais eficiente nos processos e os profissionais tenham mais tempo para cuidar dos pacientes.
Conte com o software Clínica nas Nuvens para a gestão da sua clínica
O Clínica nas Nuvens é um software de gestão de clínicas que tem a capacidade de ajudar sua clínica a otimizar o tempo dos profissionais, melhorar os processos rotineiros do ambiente de trabalho, manter a casa em ordem e proporcionar mais lucros e melhores resultados.
Conte com recursos como agenda médica online, prontuário eletrônico, telemedicina, sistema de cobranças, integração contábil, business intelligence, controle financeiro da clínica, faturamento TISS, atendimento ao paciente, segurança dos dados, cartão de benefícios e outros.
Portanto, peça agora mesmo uma demonstração gratuita do melhor software para gestão de clínicas do mercado e saia na frente da concorrência, melhore o dia a dia de trabalho na clínica e aumente a performance do seu negócio.
