Você tem certeza de que está usando um bom sistema de prontuário eletrônico para a sua clínica?
Segundo a pesquisa TIC Saúde 2024, cerca de 92% dos estabelecimentos de saúde da rede privada já utilizam algum tipo de prontuário. Mas, mesmo com essa adesão tão alta, muitos gestores ainda enfrentam dificuldades no dia a dia: sistemas lentos, pouca personalização, falhas na integração e até problemas de segurança.
A verdade é que escolher o sistema certo vai muito além de “ter um prontuário”. É sobre encontrar uma solução que realmente otimize processos, melhore a experiência do paciente e apoie a tomada de decisão.
Neste material, vamos mostrar para você a importância em contar com um bom sistema de prontuário eletrônico na sua clínica, e trazer algumas dicas para que você possa escolher a ferramenta certa para melhorar a rotina de trabalho e gerar resultados positivos no seu dia a dia. Acompanhe!
Qual a importância de um sistema de prontuário eletrônico do paciente?
O sistema de prontuário eletrônico funciona como uma base central de dados que reúne todo o histórico do paciente desde consultas passadas, exames e prescrições, até registros de alergias, anotações clínicas e até imagens e gráficos. Tudo isso de forma segura, organizada e acessível para a equipe autorizada.
Ao contrário da versão em papel, o prontuário eletrônico oferece um nível de segurança muito mais elevado. Com recursos como controle de acesso por senha, criptografia e logs de acesso, você garante que apenas profissionais autorizados possam visualizar ou alterar informações. Isso protege não só os dados, mas também a confiança do paciente.
Outro ponto essencial é a precisão. No meio físico, detalhes importantes podem se perder em caligrafias ilegíveis, folhas extraviadas ou informações fragmentadas. No digital, tudo fica registrado de forma clara, podendo incluir imagens de exames, laudos, evolução clínica e até comparações de resultados ao longo do tempo.
A comunicação entre os profissionais de saúde também ganha muito. Imagine um caso de emergência: enquanto um médico inicia o atendimento, outro já pode estar consultando os exames mais recentes, sem precisar correr atrás de arquivos em diferentes setores. A atualização em tempo real evita atrasos, minimiza erros e pode literalmente salvar vidas.
E não para por aí. Com um prontuário eletrônico, você também pode analisar dados para acompanhar doenças crônicas, medir evolução de tratamentos e identificar padrões de saúde de forma rápida. Isso ajuda na prevenção, no diagnóstico precoce e no direcionamento de condutas mais assertivas.
Na gestão da clínica, a ferramenta também é valiosa. Ela permite avaliar indicadores de desempenho, entender a produtividade dos profissionais e mapear pontos de melhoria. Em outras palavras, não é apenas sobre organizar informações, mas sobre usar dados estratégicos para oferecer um atendimento melhor e gerir a clínica de forma mais eficiente.
No fim das contas, adotar um prontuário eletrônico é investir em qualidade, segurança e eficiência. Não se trata de uma tendência passageira, mas de um recurso que está cada vez mais integrado ao futuro da medicina e que já começa a ser indispensável no presente.
10 dicas para escolher um sistema de prontuário eletrônico ideal para a sua clínica
A escolha do melhor prontuário eletrônico para sua clínica é uma decisão que precisa ser feita com calma, levando em conta as ferramentas disponibilizadas pelo sistema, sua credibilidade no mercado, o custo-benefício e outras questões relevantes.
Pensando nisso, vamos trazer, na sequência, algumas dicas importantes para que você possa escolher o prontuário eletrônico certo para o seu ambiente de trabalho. Confira:
1 – Agende uma demonstração personalizada
Uma das formas mais seguras de entender se um sistema de prontuário eletrônico realmente vai atender às necessidades da sua clínica é ver o funcionamento na prática e é exatamente para isso que serve a demonstração personalizada.
Nesse formato, um especialista apresenta o sistema ao vivo, em uma reunião online ou presencial, mostrando como cada funcionalidade pode se encaixar nos processos da sua clínica.
Durante a demonstração, você pode acompanhar de perto como o prontuário é preenchido, de que maneira os dados ficam organizados, como funciona a integração com outras ferramentas e até visualizar relatórios e indicadores de gestão.
É também o momento ideal para tirar dúvidas, pedir exemplos específicos da sua realidade e entender como o sistema pode ser adaptado às suas rotinas.
Outra vantagem é que você não avalia apenas o produto, mas também a experiência com a equipe que vai acompanhar sua clínica no dia a dia. O atendimento, a clareza das explicações e a atenção às suas necessidades já dão um bom indicativo de como será o suporte após a contratação.
Ao final da demonstração, você terá uma visão muito mais concreta sobre a usabilidade, os recursos disponíveis e a aderência do sistema ao seu modelo de trabalho. Isso ajuda a tomar uma decisão mais segura e alinhada aos objetivos da sua clínica, evitando surpresas e garantindo que o investimento realmente traga resultados.
2 – Escolha um sistema flexível
Escolher um sistema de prontuário eletrônico flexível é importante porque as necessidades de uma clínica podem mudar ao longo do tempo. Um sistema flexível permite que a clínica personalize o prontuário de acordo com suas necessidades, e permite que novas funcionalidades surjam de forma fácil e rápida.
Isso garante que o sistema possa se adaptar às mudanças futuras e atender às necessidades específicas da clínica, tornando-o mais eficiente e proporcionando melhores resultados para os pacientes e profissionais de saúde.
3 – O sistema deve ter um suporte confiável
Ter um suporte confiável é fundamental para garantir que o prontuário eletrônico da clínica esteja sempre funcionando corretamente. Um suporte de qualidade ajuda a solucionar problemas técnicos de forma rápida e eficiente, evitando prolongar o atendimento e minimizando possíveis riscos para a segurança dos pacientes.
Além disso, um suporte técnico confiável pode ajudar os profissionais de saúde a utilizar as funcionalidades do sistema de forma mais eficiente e aproveitar ao máximo seus recursos, aumentando a eficiência e a qualidade do atendimento prestado.
4 – Fique atento à segurança dos dados dos pacientes
Escolher um prontuário eletrônico que cuida da segurança dos dados dos pacientes é essencial para garantir a privacidade e a confidencialidade das informações dos pacientes.
Além disso, um prontuário confiável deve ter medidas de segurança robustas, como
- criptografia de dados,
- backups regulares,
- controle de acesso
- autenticação de usuários.
Ele também deve cumprir regulamentações nacionais e internacionais de segurança, como a LGPD no Brasil ou a HIPAA nos EUA.
Dessa forma, os pacientes podem confiar que suas informações médicas serão mantidas em sigilo e que o prontuário eletrônico está em conformidade com as leis e regulamentos de segurança.
5 – Ser intuitivo e de fácil usabilidade
Escolher um prontuário eletrônico que seja intuitivo é importante para garantir que os profissionais de saúde possam utilizá-lo de forma eficiente e sem erros.
Um sistema fácil de usar ajuda a reduzir o tempo de treinamento, minimiza possíveis erros na utilização e permite que os profissionais possam se concentrar mais no atendimento ao paciente do que na operação do sistema.
Além disso, um sistema de prontuário eletrônico com boa usabilidade aumenta a produtividade e a eficiência dos profissionais de saúde, permitindo que eles realizem mais atendimentos e cuidem de mais pacientes.
6 – Ser de fácil manuseio
Escolher um prontuário eletrônico que seja de fácil comunicação é importante para garantir que os profissionais de saúde possam utilizá-lo de forma eficiente e sem erros.
Um sistema fácil de usar ajuda a reduzir o tempo de treinamento, minimiza possíveis erros na utilização e permite que os profissionais possam se concentrar mais no atendimento ao paciente do que na operação do sistema.
Além disso, um prontuário eletrônico fácil de manusear aumenta a produtividade e a eficiência dos profissionais de saúde, permitindo que eles realizem mais atendimentos e cuidem de mais pacientes.
7 – Acesso para diferentes dispositivos
Escolher um prontuário eletrônico que tenha acesso a diferentes dispositivos é importante para permitir o acesso às informações dos pacientes de forma ágil e prática, independentemente do local onde o profissional de saúde estiver.
Com a disponibilidade do acesso em dispositivos móveis, como smartphones e tablets, é possível acessar o prontuário eletrônico de forma remota, seja durante uma visita domiciliar, em uma emergência ou em trânsito entre consultas.
Isso possibilita uma comunicação mais ágil e eficiente entre os profissionais de saúde, melhorando a qualidade do atendimento e proporcionando uma maior segurança aos pacientes.
8 – Permitir anexar imagens e arquivos
Escolher um prontuário eletrônico que permita anexar imagens e arquivos é importante para enriquecer as informações médicas dos pacientes e fornecer um registro mais completo e detalhado de seu histórico clínico.
Com essa funcionalidade, os profissionais de saúde podem anexar imagens de exames, laudos, receitas, entre outros, diretamente no prontuário eletrônico. Isso permite uma melhor visualização do quadro clínico do paciente, facilita a análise e o diagnóstico médico e contribui para uma melhor tomada de decisão.
Além disso, a possibilidade de anexar arquivos também ajuda a manter o prontuário eletrônico mais organizado e completo, permitindo que os profissionais acessem todas as informações necessárias em um só lugar.
9 – Permitir personalização
Escolher um prontuário eletrônico que permita personalização é importante porque permite que o sistema seja adaptado às necessidades específicas da clínica ou da recepção médica.
Com personalização, é possível incluir campos para informações específicas de determinada especialidade médica ou para a inclusão de informações relevantes sobre o paciente.
Além disso, a personalização permite que o prontuário eletrônico possa ser ajustado de acordo com as vibrações e fluxos de trabalho dos profissionais de saúde, aumentando a eficiência e produtividade.
10 – Custo-benefício
Escolher um prontuário eletrônico que tenha uma boa relação custo-benefício é importante para garantir que uma clínica ou um médico assistente possam obter os benefícios do sistema sem comprometer o orçamento.
Um prontuário eletrônico que oferece uma boa relação custo-benefício deve apresentar funcionalidades que atendam às necessidades da clínica ou do paciente, ser fácil de usar e oferecer um suporte de qualidade.
Além disso, o sistema deve ser financeiramente acessível, com um preço justo e que esteja dentro do orçamento disponível. Dessa forma, escolher um prontuário eletrônico com uma boa relação custo-benefício é essencial para garantir que um clínico ou internado possa investir em tecnologia sem comprometer a saúde financeira do negócio.
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