A planilha de controle de estoque no consultório ou clínica médica é algo que precisa ser muito bem pensado. Fazer este trabalho corretamente é uma das ações mais importantes para acelerar processos e construir um caminho de sucesso para seu negócio.
A gestão do estoque não é tarefa fácil. Envolve uma série de práticas e tomadas de decisões que afetam diretamente todo o ambiente do seu negócio.
A quantidade de produtos, remédios, materiais, utensílios para procedimentos, e tantos outros materiais que passam diariamente das mãos dos fornecedores para as mãos dos colaboradores, e destas para os médicos ou enfermeiros, é algo que requer muita organização para que nada fique fora do prumo. Mesmo porque, são produtos, em sua maioria, destinados a proteger e salvar a vida das pessoas.
Mas, afinal, qual a importância de ter a planilha de controle de estoque em 100% na sua clínica médica ou consultório. Continue lendo que a gente te explica!
Qual a importância de controlar o estoque
Sobre a importância de controlar o estoque, as questões são muitas, como:
– Trazer organização para o departamento;
– Proporcionar uma padronização para os materiais;
– Melhorar a orientação dos profissionais no ambiente de trabalho;
– Propiciar um cenário em que o trabalho flui com agilidade e transparência;
– Trazer mais confiança para o paciente (que pode contar com os produtos quando precisar);
– Promover mais economia para a clínica;
– Gerar mais tranquilidade para quem trabalha;
– Não comprometer a imagem da clínica no mercado;
– Entre tantos outros pontos.
Como visto, inúmeros são os benefícios competitivos quando o controle do estoque é bem executado.
Mas vamos falar um pouco da questão financeira. O controle financeiro está diretamente ligado ao controle de estoque.
Como já foi citado, quando o controle de estoque é perfeito, os profissionais gastam menos tempo procurando materiais e evitam ter de correr atrás de fornecedores para repor algo emergencial e, consequentemente, pagar mais caro por determinado item
Um trabalho mal feito no setor de estoques gera problemas na parte financeira da clínica. Em contrapartida, quando ambos os setores estão alinhados, a saúde do negócio prospera.
O que precisa constar na planilha de controle de estoque
Dentre os pontos mais importantes para por na sua planilha de controle do estoque, cabe ressaltar:
A importância do giro do estoque
De forma prática, o giro do estoque compõe os produtos que sua clínica tem armazenados, incluindo o ritmo e a necessidade com que são utilizados.
A velocidade com que estes produtos são vendidos determina exatamente o giro do estoque da sua clínica.
É elementar que haja um controle eficiente nesse sentido para que não faltem remédios ou quaisquer que sejam os outros produtos que atendam a necessidade dos seus pacientes.
Controlar o giro do estoque é saber com eficiência tudo o que entra e tudo o que sai, fortalecendo o contato com fornecedores e demais parceiros.
Supervisione periodicamente seus produtos
Conferir seus produtos e materiais, mantendo o controle e a administração do estoque, faz toda diferença na outra ponta do trabalho dentro da clínica, que é o bom atendimento ao paciente.
É importante pré-estabelecer um período para conferência e contabilidade dos materiais no estoque. Não deixar passar um dia além do recomendado e confiar esta tarefa a profissionais com foco total no serviço.
Um controle bem feito gera benefícios, economias, e mantém a imagem da clínica nas alturas, pois os pacientes nunca ficarão na mão, sempre terão os produtos que precisam na hora que precisam.
No caso de intervenção médica, por exemplo, imagine descobrir que falta um produto no meio do procedimento? É inadmissível. Por isso, a importância da checagem bem feita.
Organize seu estoque e mantenha um padrão
Esta dica se complementa com as outras duas já citadas. Obviamente é preciso manter a ordem no seu estoque de produtos. Mas a questão aqui é um pouco mais precisa.
Para manter tudo simplificado e facilitar a vida de quem busca determinado material no estoque, vale criar um padrão organizacional, ou seja, uma estratégia para deixar tudo em ordem, cada coisa no seu lugar. Esta atitude diminui as compras desnecessárias, reduzindo gastos e mantendo a saúde financeira da clínica em bom estado.
Além disso, organização também é uma questão de prioridade. Por isso, os produtos que são mais usados, devem ter um lugar de destaque e fácil acesso, e os profissionais responsáveis por buscar e recolocar os produtos nas estantes, devem ter plena noção de onde cada medicamento está. A padronização, como um esquema de organização, ajuda muito nisso.
Vamos trazer uns exemplos:
01 – Você pode colocar os medicamentos em ordem alfabética. Um método universal que vai melhorar muito a orientação no seu espaço de trabalho.
02 – Os produtos podem ser diferenciados por um sistema de cores, com etiquetas indicando quais estão dentro dos prazos de validade, quais devem ser descartados, etc.
03 – Muito cuidado quanto aos vencimentos dos produtos. Por isso, além das etiquetas, separe os produtos próximos do vencimento e realoque-os para que sejam vendidos antes, com a devida orientação para os pacientes.
04 – Cabe também levar em conta a separação de produtos de acordo com sua função, por exemplo, materiais específicos para tratar determinadas doenças ficam agrupadas numa área X, já os que são usados para limpeza de pele na área Y, e assim sucessivamente.
Tenha cuidados quanto ao armazenamento dos produtos
Ter espaço para guardar de forma adequada os medicamentos faz toda diferença em relação a qualidade da clínica médica.
Muitos medicamentos requerem condições diferenciadas para que sejam armazenados. Vacinas, por exemplo, precisam de refrigeração. É assim, dentro destas circunstâncias, que os produtos conservam suas propriedades e a clínica evita desperdícios.
Além disso, estes cuidados com as condições de guarda e conservação também propiciam segurança para os materiais e mantêm a qualidade intacta. Por isso, é preciso ter um espaço amplo, que previna problemas no seu estoque.
Veja alguns exemplos que devem ser seguidos:
– Cuidado com a entrada de luz no estoque, principalmente para produtos que não podem ficar expostos.
– Mantenha seu ambiente higienizado. Isso parece óbvio, mas nem todo mundo faz. Além de ser um ato que demonstra respeito aos pacientes e aos colaboradores, é uma questão de saúde.
– Não deixe de investir em máquinas de refrigeração para os produtos que necessitam ficar em temperaturas baixas. Cuide sempre para que estes equipamentos se mantenham em pleno funcionamento.
– Não custa enfatizar: tenha um grande espaço para guardar seus produtos, remédios, materiais, etc., que seja o suficiente, não apenas para o armazenamento, mas também para o transporte seguro e deslocamento de pessoas.
– Alguns produtos são extremamente frágeis, tenha cuidado com onde você vai armazená-los, para que não fique difícil de inseri-los na prateleira ou retirá-los.
Sistema para controle de estoque
Diante de tanto empenho relacionado ao controle do estoque, tantas questões expostas e dicas para ter o melhor resultado possível no seu local de trabalho, a sensação que dá é a de que falta algo para unificar tudo isso, interligar, conectar e, consequentemente, simplificar.
Pois então, isso já existe. Você não precisa mais de uma planilha de controle de estoque, você precisa de um software para clínica médica online que te ajude a ordenar e monitorar tudo. Entradas e saídas, o giro do estoque, os vencimentos dos medicamentos, quantidade, data de previsão para nova compra, o contato com fornecedores, orçamentos mensais e muitas outras tarefas, executadas de forma ágil, fazendo com que seu ambiente profissional seja muito mais dinâmico e assertivo.
É por isso que você precisa conhecer o Clínica nas Nuvens, o software para clínica médica que vai revolucionar o dia a dia no seu consultório ou clínica.
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