A rotina em clínicas e consultórios pode ser bem agitada. No meio da correria, a organização das fichas de pacientes pode parecer um detalhe, mas na verdade é um dos pilares para que tudo funcione de maneira eficiente.
Manter esse processo bem estruturado faz a diferença no atendimento e no dia a dia da equipe ao trazer mais fluidez para as tarefas. Se você é uma secretária de clínica ou médico, sabe que uma ficha mal organizada pode gerar atrasos, confusões e até retrabalhos.
Então, como garantir que tudo esteja em ordem? Vamos ver no decorrer do texto algumas dicas práticas para manter a organização das fichas de pacientes.
Digitalizar é o primeiro passo
As dicas a seguir podem ser utilizadas tanto de forma digital quanto de papel, mas a verdade é que a tecnologia está aí para facilitar nossas vidas. Se sua clínica ainda usa fichas de papel, talvez seja a hora de considerar a digitalização. Além de economizar espaço físico, essa prática facilita muito o acesso às informações dos pacientes.
Muitas optam pelo menos por uma planilha de pacientes em seus consultórios, mas com um sistema de gestão clínica eficiente, você pode buscar as fichas rapidamente, atualizar dados em tempo real e ainda evitar o risco de perder informações importantes. E acredite, utilizar esse tipo de software médico não é tão complicado quanto pode parecer.
Categorize para encontrar com facilidade
Imagine a cena: um paciente liga, você procura a ficha dele e, de repente, percebe que ela está misturada com outras ou fora de ordem. Isso atrasa o atendimento e gera desconforto para quem está aguardando.
Para evitar essa situação, adote um método de categorização eficiente. Organize as fichas por nome, número de cadastro ou até por datas de consulta. Em sistemas para clínicas, as informações já ficam categorizadas automaticamente. Assim você economiza tempo e facilita o seu trabalho no dia a dia.
Atualize constantemente
Manter as informações dos pacientes atualizadas é fundamental. Telefones de contato, endereços, informações de convênios, entre outros dados podem mudar com o tempo. Se essas informações não forem atualizadas, a clínica pode enfrentar problemas na hora de entrar em contato com o paciente ou até mesmo no faturamento com convênios.
Então, que tal criar o hábito de revisar os dados sempre que o paciente fizer uma nova consulta ou a cada tempo pré-determinado? Você evita erros e garante que tudo esteja em ordem quando você mais precisar.
Defina uma rotina de arquivamento
Em casos de uso de papel, estabelecer uma rotina de organização da ficha do paciente diária ou semanal é muito bom para mantê-las sempre atualizadas. Reserve um tempo no final do expediente para revisar e arquivar todas as fichas usadas no dia. Assim, você evita o acúmulo de documentos e mantém tudo em ordem para o próximo dia.
Em contrapartida, caso tenha um software médico, essa rotina não será necessária. Sempre que precisar você faz a busca no sistema, utiliza como precisar e pronto! É bem comum que os arquivos fiquem armazenados na nuvem, assim não ocupam espaço na clínica e podem ser acessados de qualquer lugar.
Crie uma política de descarte seguro
Outro ponto com relação a fichas de papel que acaba sendo uma desvantagem é a respeito do descarte. Para quem utiliza este método de fichamento, é importante também definir um prazo de retenção para documentos antigos que não precisam mais ser armazenados.
Criar uma política de descarte seguro, com a destruição adequada de documentos, ajuda a liberar espaço e mantém a clínica em conformidade com as leis. Importante destacar que não estamos falando de prontuário.
A resolução do CFM 1.821/07 determina que o prazo mínimo para a guarda do documento é de no mínimo 20 anos para prontuários de papel e guarda permanente para prontuários eletrônicos ou digitalizados.
Leia também: Qual o local e tempo ideal para manter um prontuário médico guardado?
Qual a diferença entre ficha, prontuário e anamnese?
É bastante comum que se confundam os três documentos, mas é importante ter em mente que eles têm funções distintas na rotina clínica:
Ficha de paciente: É o documento administrativo que contém dados pessoais, informações de contato e detalhes de convênio do paciente. Sua principal função é facilitar o agendamento de consultas, atualizações cadastrais e a gestão de cobranças e faturamento.
Prontuário: O prontuário é o registro completo e legal de todo o histórico médico do paciente. Nele, são armazenados resultados de exames, diagnósticos, tratamentos e prescrições. É um documento essencial para acompanhar a saúde do paciente ao longo do tempo e deve ser mantido com sigilo e segurança.
Anamnese: Já a anamnese é o processo de entrevista inicial feito pelo médico durante a consulta. Ela envolve a coleta de informações sobre sintomas, histórico familiar, hábitos de vida e doenças pré-existentes, sendo o ponto de partida para um diagnóstico preciso.
Em softwares para clínicas médicas é possível encontrar o que se chama de “Perfil do Paciente”. São como se fossem “pastas” contendo todas essas informações de forma organizada, o que facilita muito no dia a dia.
O que deve conter na ficha do paciente?
Para que a organização da ficha de cada paciente seja completa e útil, é importante que ela tenha as informações essenciais e atualizadas. Por exemplo:
- Dados pessoais: Nome completo, data de nascimento, telefone, e-mail e endereço;
- Informações do convênio: Número da carteirinha, nome do plano e validade;
- Consultas e exames anteriores: Datas de consultas passadas, faltas e etc;
- Informações financeiras: Registros de pagamentos realizados e valores pendentes;
- Observações específicas: Qualquer informação adicional relevante, como as preferências do paciente.
Quem pode ter acesso a ficha do paciente?
Priorizando a segurança dos dados e também a organização das fichas dos pacientes, é fundamental definir com clareza quem tem acesso às fichas, sejam elas físicas ou digitais. No geral, apenas profissionais autorizados podem visualizar e editar esses dados.
A parte correspondente ao acesso de secretárias e assistentes geralmente costuma ser em informações administrativas, como dados pessoais e de convênios, para agendamentos e faturamento.
Gestores das clínicas podem ter um acesso mais amplo para garantir a boa gestão dos processos. Mas caso contenham informações médicas, elas não devem ser acessadas por outros.
Em softwares médicos de qualidade, é possível limitar o acesso para que cada colaborador. As informações ficam seguras e bem direcionadas.
Mais organização, mais tranquilidade
A organização das fichas de pacientes é uma questão de eficiência, segurança e respeito ao tempo do paciente e da equipe.
Com um sistema de organização bem estruturado, seja ele digital ou físico, você garante que o atendimento flua melhor, os processos sejam mais rápidos e a clínica funcione de maneira mais harmoniosa.
Caso queira contar com a praticidade, agilidade e segurança de um sistema para clínica de qualidade, te convidamos a conhecer o Clínica nas Nuvens. Solicite agora uma demonstração gratuita!
