Somente as clínicas com melhores resultados já entenderam que o fluxo de serviço prestado não é só “agendar, atender e receber o pagamento”. É preciso pensar em toda a gestão de pacientes para uma experiência completa e eficiente.
A prática de gerir o atendimento é um desafio para todos da clínica. E esse cuidado precisa ser constante: o sistema de saúde suplementar atende cerca de 50 milhões de brasileiros. Isso significa que clínicas e consultórios particulares têm um papel fundamental na assistência à saúde do país.
Neste artigo, você vai entender como melhorar a gestão de pacientes na prática e transformar esse processo em um meio de crescimento para sua clínica. Acompanhe!
O que é gestão de pacientes?
Gestão de pacientes é o conjunto de processos e práticas para oferecer uma experiência de qualidade desde o primeiro contato com a clínica até o pós-atendimento.
Na prática, esse controle de pacientes significa cuidar de toda a sua jornada: desde o agendamento da consulta até o acompanhamento após o atendimento. Envolve tanto a parte operacional (como organização da agenda e prontuários), quanto o aspecto mais humano (como o acolhimento e a atenção que cada paciente recebe).
Mais do que administrar a rotina da clínica, é essencial colocar o paciente no centro das decisões. Um bom atendimento, com empatia e cuidado, fideliza e ainda transforma o paciente em um promotor do seu serviço.
E o contrário também é verdadeiro: um atendimento ruim pode gerar uma propaganda negativa difícil de reverter. Um estudo citado por Hren mostra que um consumidor satisfeito compartilha sua experiência com 5 a 8 pessoas, enquanto um insatisfeito pode reclamar para até 16.
É aí que entra a tecnologia. Um bom software de gestão de pacientes pode automatizar tarefas, organizar o agendamento, otimizar o tempo da equipe e garantir mais conforto e segurança ao paciente.
Com isso, sua clínica ganha em eficiência e constrói uma experiência mais positiva e marcante para quem passa por ela.
Quais as vantagens de fazer uma boa gestão de pacientes?
As principais vantagens da gestão de pacientes são:
- Melhorar da experiência do paciente;
- Aumentar a eficiência operacional;
- Reduzir de erros;
- Aumentar a retenção e fidelização de pacientes;
- Fortalecer a reputação da clínica.
A gestão de pacientes é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade financeira da clínica médica. Veja esses postos-chave de forma mais profundada!
Melhora da experiência do paciente
Quando a gestão de pacientes é feita com competência na clínica, a comunicação durante os atendimentos é mais transparente, a confiança e credibilidade do seu estabelecimento é amplificada, e, consequentemente, há um aumento na fidelização de pacientes.
O atendimento humanizado agrega em uma melhor experiência para paciente durante os atendimentos na clínica, o que proporciona maior bem-estar para as pessoas e uma projeção de resultados mais satisfatórios para o seu negócio.
Pacientes que se sentem bem cuidados, desde o momento em que agendam a consulta até o término do tratamento, têm maior probabilidade de retorno à clínica para futuros cuidados de saúde.
Aumento na eficiência operacional
A gestão de pacientes e a gestão operacional da clínica são áreas que estão interligadas. Quando esses processos são bem-feitos, o agendamento se torna uma tarefa fácil e eficiente, os registros do paciente são simplificados, as finanças da empresa são controladas com competência.
E isso acontece porque a eficácia operacional está diretamente ligada com a qualidade do atendimento prestado na clínica. Uma clínica eficiente não apenas atende mais pacientes, mas também oferece um atendimento mais ágil, personalizado e satisfatório.
Nesse sentido, o uso de um software médico pode ser fundamental para otimizar muitas questões operacionais na clínica e entregar ótimos benefícios para uma boa gestão de pacientes.
Um exemplo disso é o uso da agenda médica online. Com essa tecnologia, é possível fazer o cadastro de pacientes e o agendamento de consultas com apenas alguns cliques.
Assim, as secretárias podem dedicar mais tempo para outras tarefas, já que o software se encarrega de organizar, padronizar e automatizar algumas funções, incluindo o envio automático de mensagens para ao pacientes lembrando da data e hora da consulta.
Dessa maneira a tecnologia impacta tanto na satisfação do paciente quanto no número de atendimentos efetivos dentro da clínica.
Redução de erros
Os erros humanos podem causar sérios problemas para a clínica, perdas financeiras, desorganização, entre outros. Com um sistema para clínicas completo cuidando da gestão, você minimiza ou até mesmo elimina esse problema em algumas áreas.
Por exemplo, com um prontuário eletrônico, um software que registra e armazena os dados dos pacientes na nuvem, você agiliza esse processo e traz mais segurança.
Ou seja, esses softwares médicos minimizam equívocos que poderiam comprometer a integridade dos registros médicos, e, por consequência, a qualidade do atendimento prestado.
Outro ponto interessante para a redução de erros é quanto a organização de dados. Com a coleta e análise de dados de um software médico, você pode ter insights a partir de indicadores de desempenho para a identificação de áreas de melhoria na relação clínica-pacientes.
Assim, a análise de dados permite uma avaliação criteriosa do desempenho da clínica em diversos aspectos, desde o tempo de espera dos pacientes para o atendimento, até a eficácia de determinados tratamentos.
E o que isso acarreta? Bem, é possível identificar padrões e áreas de oportunidade para implementar upgrades contínuos, ajustando protocolos e procedimentos para aprimorar ainda mais a qualidade dos seus serviços.
Maior retenção e fidelização de pacientes
A retenção de pacientes ou fidelização é um dos pontos centrais para a gestão da estabilidade financeira da clínica e a capacidade de gerar receita para novos investimentos.
Por isso a gestão de pacientes é tão importante na clínica: por ser uma ponte para estabelecer relacionamentos duradouros. Quando os pacientes experienciam um ambiente moderno, inovador e com um atendimento que transmita carinho, cuidado e compreensão, a probabilidade de permanecerem fiéis à clínica aumenta muito.
Fortalece a reputação da clínica
A reputação da sua clínica é um ativo valioso, influenciado pela qualidade na gestão. Quando a clínica se destaca ao proporcionar o que há de melhor ao paciente, desde a chegada dele até a pós-consulta, a clínica está construindo uma reputação sólida no cenário da saúde.
E essa reputação positiva, além de ser um indicador de excelência, é também um diferencial competitivo. Afinal de contas, clínicas com boas práticas na gestão de pacientes têm maior visibilidade e atraem mais atenção, seja de novos pacientes, seja de profissionais em busca de ambientes com uma imagem consistente no mercado.
Como fazer a gestão de pacientes
Primeiramente, realize um atendimento humanizado, onde o paciente é colocado no centro de tudo e tratado com total respeito e de forma absolutamente empática. Segundo, unir esse tratamento especial com um sistema para clínicas irá trazer maior eficiência operacional.
Levando em conta essas premissas, veja etapas que devem ser seguidas para que você tenha um atendimento aprimorado na sua clínica e uma gestão muito mais organizada e dinâmica.
Trabalhe com a agenda médica online
A agenda médica online vai simplificar toda a marcação de consultas na clínica, reduzir atrasos, minimizar tempos ociosos e garantir que cada consulta seja realizada de maneira eficiente.
Essa ferramenta reduz a carga administrativa associada ao agendamento manual, e permite uma visão mais ampla dos horários disponíveis, o que evita conflitos.
E se você utilizar a agenda médica online do Clínica nas Nuvens, sua secretária pode programar mensagens para os pacientes, notificando sobre os dias e datas das consultas, através de SMS, E-mail ou WhatsApp.
Também é possível trabalhar com múltiplas agendas, o que é ótimo para quem tem vários profissionais na clínica, pois é muito simples fazer alterações em massa, reagendamentos ou cancelamentos.
Além disso, você pode compartilhar um link de agendamento do Clínica nas Nuvens no seu site. Assim, os pacientes poderão acessar o site e marcar a consulta, em qualquer hora e dia que quiserem. No mesmo momento, o sistema atualiza a agenda.
Conte com o prontuário eletrônico
A implementação de um prontuário eletrônico é fundamental para uma boa gestão de pacientes.
Por eliminar o uso de papel, evita extravios, desgaste e espaços para guardar os documentos. Consequentemente acaba sendo uma forma muito mais organizada e acessível de armazenamento e gerenciamento das informações dos pacientes.
Ao adotar um prontuário eletrônico, sua clínica ganha a capacidade de acessar rapidamente os históricos médicos dos pacientes, que ficam salvos na nuvem. Assim você tem, desde resultados de exames até laudos médicos, tudo centralizados em um único lugar.
Isso agiliza o atendimento e pode melhorar a tomada de decisões médicas, pois os profissionais de saúde têm acesso imediato aos dados essenciais.
Além disso, o prontuário eletrônico contribui para uma comunicação mais eficiente entre os membros da equipe médica, para realizar o compartilhamento rápido e seguro de informações.
Mantenha a sua equipe sempre bem treinada
Ao promover uma cultura que valoriza o aprimoramento constante das habilidades dos colaboradores, sua clínica está ajudando a fortalecer os laços entre a equipe e os pacientes, para oferecer um ambiente que preza pelo cuidado e eficiência.
Invista em bons treinamentos para sua equipe, para que possam trabalhar com mais tranquilidade, atender os pacientes com mais segurança, tendo domínio de linguagens técnicas e a capacidade de transmitir informações de maneira simples e empática.
Ao cultivar uma abordagem centrada no paciente, a equipe se torna capaz de compreender as necessidades individuais, respondendo de forma sensível e construtiva, o que resulta em experiências mais satisfatórias para os pacientes e, consequentemente, melhores resultados para a clínica.
Dê atenção especial para a segurança das informações
Mantenha sempre a ética acima de tudo no seu negócio. Os pacientes valorizam uma clínica que garante a segurança das informações, que conta com sistemas com criptografia, e que esteja em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que se refere às boas práticas na privacidade e segurança de dados pessoais.
Portanto, se você ainda não tem isso na clínica, implemente práticas robustas de segurança cibernética, para manter a integridade e a confidencialidade dos dados. Adote sistemas de proteção avançados, para proteger as informações contra ameaças digitais que possam comprometer a privacidade dos pacientes.
Se unir essas medidas com uma equipe bem treinada, sua clínica vai criar uma cultura organizacional focada na proteção e no respeito pelas informações particulares dos pacientes.
Esteja em constante atualização tecnológica
Para que sua clínica se mantenha competitiva e eleve o padrão de atendimento ao paciente é essencial buscar sempre a atualização em tecnologia.
Isso significa investir, na medida do possível, nas mais recentes tecnologias, para garantir a entrega dos melhores serviços aos pacientes. Nesse ponto, é importante estar de olho nos novos equipamentos que são lançados no mercado, assim como na parte de softwares.
Aliás, é imprescindível contar com um bom sistema para clínicas que possa fazer a gestão completa do seu estabelecimento. Com esse tipo de tecnologia, você pode dispor de uma série de funcionalidades para aprimorar os processos internos na clínica e facilitar a vida dos pacientes.
Você pode incluir a automação de tarefas administrativas e a implementação da telemedicina, para consultas remotas e para ampliar o acesso aos cuidados de saúde e muitas outras opções.
Aprimore seus serviços com o feedback dos pacientes
É claro que você deseja melhorar constantemente os serviços de sua clínica. Para isso acontecer, é importante entender o que os pacientes pensam, como avaliam as experiências na clínica, o que consideram positivo e que consideram que possa ser aprimorado.
Por isso, é fundamental que você adote um sistema de coleta de feedback dos pacientes, com pesquisas de satisfação, por exemplo, que podem ser feitas através de redes sociais, por e-mail, no seu site, enfim, o importante é você obter a análise dos pacientes sobre o ambiente que você dispõe na clínica.
Assim sua clínica demonstra um compromisso com a melhoria contínua, além de colher informações importantes que podem orientar a implementação de mudanças efetivas.
A tecnologia que vai fazer a diferença na gestão de pacientes
Agora que você já sabe que a gestão de pacientes em clínicas e a gestão administrativa andam juntas. Aprendeu também que um software para clínicas é uma tecnologia essencial para melhorar todos os setores do seu negócio. Sendo assim, falta saber qual o melhor sistema de gestão para clínicas para resolver os seus problemas.
Se você busca um software médico que disponibilize agenda médica online, prontuário eletrônico, controle financeiro, business intelligence, geração de relatórios, telemedicina, chatbot para WhatsApp e muitas outras funcionalidades, você precisa conhecer o Clínica nas Nuvens.
O Clínica nas Nuvens é o software médico ideal para a gestão completa da sua clínica. E não há outra forma de mostrar todo o potencial dessa tecnologia se você não colocar a mão na massa e experimentar.
Por isso, solicite agora mesmo uma demonstração gratuita e transforme a rotina da sua equipe e dos seus pacientes com o Clínica nas Nuvens.
