O advento da tecnologia fez surgir uma nova maneira de realizar a gestão de documentos na clínica. O que antes eram pastas e arquivos físicos, hoje tudo pode estar organizado de forma digital.
A partir da regulamentação do prontuário eletrônico pela lei 13.787/18, ficou ainda mais fácil tratar da integridade, autenticidade e confidencialidade de todos os outros documentos.
Mas como gerenciar a documentação da forma prática e de acordo com o que é determinado pelos órgãos regulamentadores?
A resposta está em softwares médicos como o Clínica nas Nuvens, que surgiu para simplificar a vida de médicos e gestores. Veja como!
O antes e depois da tecnologia na gestão de documentos
Por incrível que pareça a transição da gestão de documentos físicos na clínica para a gestão digital, ainda é um processo em andamento para muitas clínicas. Mas muitas já perceberam a importância dessa mudança e estão aderindo as principais tecnologias para acompanhar a tendência.
Segundo relatório de pesquisa da IDC Research, mais de 40% das organizações de saúde dizem já ter uma iniciativa de redução de papel. Ou seja, para quem ainda lida com inúmeras pastas, arquivos e papel, a hora é agora!
Por mais apego que se tenha às formas tradicionais de gestão de documentos da clínica, é importante entender que a tecnologia surgiu para evitar grandes problemas. Afinal, por maior que seja o cuidado, os documentos físicos ficam sujeitos a riscos de perda e danos por água, fogo e desgaste com o tempo.
O acesso aos documentos também é demorado. Localizar um prontuário ou relatório específico frequentemente demanda muito tempo, especialmente em clínicas com grandes volumes de documentos.
Utilizando softwares para clínicas, com alguns cliques, é possível localizar qualquer prontuário ou relatório, independentemente do volume de documentos armazenados. Ações que economizam tempo e aumenta a produtividade da equipe.
Até mesmo o maior receio pela mudança, que é a segurança dos dados do paciente, é desconsiderado. Em sistemas para clínicas como o Clínica nas Nuvens, a segurança dos dados é reforçada por controles de acesso que garantem que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar determinados documentos.
Como digitalizar e gerenciar documentos da clínica
Mudar os documentos físicos para digitais pode ser um processo demorado, dependendo da quantidade de papeis. Mas após concluir a digitalização, as melhorias vão fazer a diferença no dia a dia. Veja abaixo esses importantes passos na gestão de documentos da clínica:
1 – A primeira etapa é converter todos os documentos físicos em arquivos digitais. Utilize scanners de alta qualidade para garantir que todos os detalhes importantes sejam capturados. É recomendável criar uma rotina de digitalização para que novos documentos sejam convertidos imediatamente, evitando o acúmulo de papel.
2 – Após a digitalização, os documentos devem ser organizados de maneira lógica e acessível. Utilize categorias como tipo de documento, data, ou paciente para facilitar a busca futura. Um sistema de gestão como o Clínica nas Nuvens, a classificação e organização é feita de forma automática.
3 – Os certificados digitais são fundamentais para garantir a autenticidade dos documentos. Eles funcionam como uma assinatura digital, garantindo que os documentos não foram alterados e que são confiáveis. Na área da saúde, o uso de certificados digitais também pode ser uma exigência legal para garantir a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
4 – Para prevenir a perda de dados, configure backups automáticos regulares dos documentos digitais. Armazene os backups em locais seguros, preferencialmente em servidores externos ou na nuvem, para garantir que os documentos possam ser recuperados em caso de falha no sistema. No Clínica nas Nuvens, a segurança dos dados é assegurada pela nuvem.
Como funciona a gestão de documentos com o Clínica nas Nuvens
Todos os documentos da clínica, desde prontuários e demais gestão de documentos do paciente até relatórios financeiros, são centralizados em um único software médico. Essa facilidade garante acesso rápido e seguro a qualquer informação necessária.
É possível organizar os registros de forma mais eficiente e categorizá-los por tipo de documento, dados, nome do paciente, entre outras informações relevantes. E com o armazenamento digital, dá para compartilhar facilmente os registros médicos com outros profissionais de saúde.
O Clínica nas Nuvens recebe documentos digitalizados, fotografias de antes e depois e até mesmo informações de pagamentos. Tudo fica atrelado ao perfil do paciente.
Com relação a documentos de comprovação jurídica, atualmente é possível aderir a uma integração de Assinatura Digital que serve tanto para médicos quanto para pacientes. Tudo é feito de forma legal e com garantia de segurança.
Por falar em segurança, para garantir que nenhum documento seja perdido, o sistema para clínicas realiza backups automáticos e permite a recuperação de arquivos de forma rápida e eficiente.
Se sua clínica ainda não aderiu a tecnologia para realizar a gestão de documentos da clínica, peça agora mesmo uma demonstração gratuita do Clínica nas Nuvens e comece a cuidar tão bem dos dados e informações da sua clínica quanto cuida dos seus pacientes.
