Realizar o controle de fluxo de caixa da clínica é essencial para organizar todas as movimentações financeiras com mais clareza, evitando erros e garantindo um crescimento saudável para a empresa.
A seguir, entenda mais sobre os benefícios do controle de fluxo de caixa para a clínica e saiba como fazer esse acompanhamento de forma correta e eficiente. Boa leitura!
O que é fluxo de caixa para clínica?
O fluxo de caixa é um instrumento utilizado para monitorar as entradas e as saídas financeiras do caixa da empresa. Com ele, é possível fazer um acompanhamento diário, semanal, quinzenal ou mensal de todo o dinheiro movimentado.
Além disso, o fluxo de caixa para clínicas envolve o registro de todas as receitas e despesas relacionadas às atividades da clínica. As receitas podem incluir pagamentos de pacientes por consultas, exames, procedimentos médicos, planos de saúde, convênios, entre outros.
As despesas podem abranger os salários dos funcionários, aluguel, suprimentos médicos, despesas operacionais, impostos, entre outros gastos.
Ao registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, a clínica pode ter uma visão clara do saldo de caixa disponível em determinado momento. Isso permite avaliar a saúde financeira da clínica, identificar problemas de fluxo de caixa, planejar investimentos, controlar gastos e antecipar necessidades de capital de giro.
O fluxo de caixa também permite a projeção financeira a curto e longo prazo, ajudando a clínica a identificar períodos de maior ou menor demanda financeira. Com base nestas projeções, é possível tomar decisões estratégicas, como buscar financiamento adicional, realizar cortes de custos ou identificar oportunidades de investimento.
Qual é a importância do fluxo de caixa para a clínica?
O controle que o fluxo de caixa proporciona permite uma visão real da realidade financeira da clínica. Só assim, a clínica tem uma noção exata do valor disponível para a realização de investimentos futuros, sem prejuízos aos gastos fixos que a empresa já possui.
Na prática, funciona da seguinte forma: todos os dias, independentemente do valor gasto ou recebido, o setor financeiro da empresa realiza o registro movimentado. Dessa forma, imagine que, nas primeiras duas semanas do mês, a clínica tenha recebido R$30 mil, referentes a pagamentos de pacientes atendidos.
Com um fluxo de caixa financeiro sempre atualizado, o gestor da empresa consegue identificar com precisão se esse valor pode ser investido em um equipamento novo, por exemplo, sem prejudicar o pagamento dos funcionários, a compra de medicamentos, o aluguel da clínica, entre outros gastos fixos.
O erro de investir e ter que lidar com dificuldades financeiras depois é um dos principais problemas enfrentados por gestores que não contam com um controle eficiente e atualizado.
Por isso, uma boa gestão do fluxo de caixa é essencial para garantir a continuidade das operações, o pagamento de fornecedores, a manutenção de equipamentos, a contratação de profissionais protegidos e a expansão dos serviços oferecidos.
Além disso, um fluxo de caixa bem gerenciado permite uma melhor negociação com fornecedores e a manutenção de relacionamentos sólidos com instituições financeiras.
Existem várias ferramentas e softwares disponíveis para auxiliar na gestão do fluxo de caixa, facilitando o registro e a análise dos dados financeiros. É importante que o clínico mantenha registros atualizados e faça uma análise regular do fluxo de caixa para tomar decisões controladas e garantir a saúde financeira a longo prazo.
Conheça algumas vantagens de fazer fluxo de caixa para sua clínica
Como já foi comentado, contar com um bom fluxo de caixa é essencial para qualquer negócio, e isso inclui, obviamente, a sua clínica médica. A seguir, apresentamos as principais vantagens em contar com fluxo de caixa na clínica:
Tomada de decisões
Um bom fluxo de caixa fornece informações precisas sobre as finanças da clínica. Com isso, é possível tomar decisões mais calorosas em relação a investimentos, compras, empréstimos, pagamentos de dívidas e outras despesas, permitindo que a clínica se torne mais eficiente e rentável.
Planejamento financeiro
É possível planejar as finanças da clínica a longo prazo. Isso permite que a clínica faça projeções financeiras e planeje o orçamento de acordo com as necessidades do negócio.
Controle de gastos
O fluxo de caixa permite que a clínica acompanhe de perto as despesas e receitas, e marque onde os recursos estão sendo gastos. Com isso, é possível controlar melhor os gastos, evitar desperdícios e reduzir custos necessários.
Previsibilidade
Com um fluxo de caixa bem gerenciado, a clínica pode prever com mais precisão as entradas e saídas de dinheiro no futuro. Isso permite que uma clínica se prepare para os períodos de baixa temporada ou para imprevistos, como emergências de saúde.
Negociações
Ter um bom fluxo de caixa pode ajudar a clínica a obter melhores condições de negociação com fornecedores, credores e outras instituições financeiras. Com um histórico financeiro sólido, a clínica pode negociar prazos mais longos de pagamento, taxas de juros mais baixas e outras vantagens.
Credibilidade
Ter um fluxo de caixa bem gerenciado pode aumentar a confiança da clínica junto aos pacientes, fornecedores e parceiros de negócios. Isso pode gerar uma imagem positiva da clínica, aumentando sua confiança e confiança para o crescimento do negócio.
Em resumo, ter um fluxo de caixa organizado é fundamental para a saúde financeira da clínica. Ele permite que a clínica tenha controle sobre as finanças, planeje suas atividades de acordo com suas necessidades, tome decisões sobressalentes, reduza custos, antecipe problemas e aumente sua confiança.
O que acontece com um fluxo de caixa desorganizado?
Ter um fluxo de caixa desorganizado na clínica pode ter consequências negativas para o negócio.
Quando o fluxo de caixa não é gerenciado, há uma série de problemas que podem surgir, afetando a saúde financeira e operacional da clínica. A seguir, veja, de maneira ampla, por que é problemático ter um fluxo de caixa desorganizado na clínica:
Falta de visibilidade financeira
Um fluxo de caixa desorganizado dificulta a obtenção de uma visão clara da situação financeira da clínica. Isso torna difícil identificar a quantidade de dinheiro disponível, as despesas pendentes, os pagamentos atrasados e as obrigações futuras. A falta de visibilidade financeira pode levar a decisões equivocadas e à falta de planejamento adequado.
Dificuldade na tomada de decisões
Sem informações financeiras precisas e atualizadas, tomar decisões estratégicas se torna um desafio. A falta de clareza sobre a saúde financeira da clínica pode resultar em escolhas automáticas, como investir em áreas adquiridas, contrair empréstimos concedidos ou não aproveitar oportunidades de crescimento. A falta de decisões bem fundamentadas pode afetar a eficiência e a rentabilidade da clínica.
Problemas de fluxo de caixa
A desorganização no fluxo de caixa pode levar a problemas de liquidez. Se não houver controle sobre as entradas e saídas de dinheiro, a clínica pode enfrentar dificuldades para pagar fornecedores, funcionários e outras obrigações financeiras. A falta de recursos financeiros pode levar a atrasos nos pagamentos, moedas, perda de fornecedores e até mesmo ao fechamento da clínica.
Desperdício financeiro
Um fluxo de caixa desorganizado pode resultar em desperdício financeiro significativo. Sem uma compreensão clara das despesas e receitas, é mais provável que tenham exigido gastos excessivos ou necessários. Além disso, a falta de controle sobre os pagamentos e cobranças pode resultar em perdas financeiras devido a faturas não pagas, taxas e multas adicionais.
Dificuldades de planejamento
Um fluxo de caixa desorganizado dificulta o planejamento financeiro adequado. Sem uma visão precisa das finanças, é difícil estabelecer metas realistas, fazer projeções futuras e definir um orçamento eficiente. A ausência de um plano financeiro sólido pode levar a uma gestão deficiente de recursos, falta de investimentos necessários e incapacidade de lidar com desafios financeiros.
Falta de confiança
A desorganização no fluxo de caixa pode favorecer a confiança da clínica perante fornecedores, parceiros e instituições financeiras. Atrasos nos pagamentos, cheques devolvidos e dificuldades financeiras podem gerar desconfiança e afetar a recepção da clínica. Isso pode dificultar a obtenção de crédito, fechar contratos firmados e estabelecer parcerias estratégicas.
Com deve ser feito o fluxo de caixa na clínica
O fluxo de caixa na clínica deve ser realizado diariamente ou semanalmente, dependendo do volume de transações. É importante que seja organizado de forma clara e simples, utilizando uma planilha ou um software específico para gestão financeira.
O primeiro passo é registar todas as entradas de dinheiro, que incluem os receptores de consultas, exames, procedimentos e outros serviços prestados pela clínica. É fundamental identificar a origem do receptor, o valor e os dados em que ocorreram.
Em seguida, é preciso registrar todas as saídas de dinheiro, que podem incluir pagamentos de fornecedores, salários de funcionários, aluguel, impostos, entre outros. Também é importante identificar a origem do pagamento, o valor e os dados em que ocorreu.
Ao final do período, é possível calcular o saldo da caixa da clínica, que é a diferença entre as entradas e saídas de dinheiro. Esse saldo deve ser comparado com o saldo inicial do período anterior para verificar se houve uma evolução positiva ou negativa na caixa.
Com base nessas informações, é possível analisar a situação financeira da clínica, identificando as despesas e receitas mais significativas, planejar investimentos, definir prioridades de pagamento e tomar decisões estratégicas.
É importante ressaltar que o fluxo de caixa deve ser feito de forma rigorosa e consistente, para evitar erros e garantir a precisão das informações. Além disso, é fundamental manter um histórico dos fluxos de caixa anteriores para permitir uma análise comparativa e uma visão mais abrangente da situação financeira da clínica.
Dicas para ter um bom fluxo de caixa na clínica
Para fazer um bom fluxo de caixa, é importante seguir alguns passos. Abaixo, separamos algumas dicas essenciais para ajudar no processo e garantir que o financeiro da empresa fique saudável.
Separe os tipos de gastos
Um passo importante na hora de realizar o controle de fluxo de caixa é separar os tipos de gastos realizados na clínica em custos fixos e custos variáveis. Internet, aluguel e salário dos funcionários são valores que não se alteram e devem ser identificados como custos fixos.
Já os valores investidos em medicamentos e equipamentos médicos, materiais de escritório e de limpeza, por exemplo, são gastos variáveis, que não possuem um valor igual de investimento todo mês.
Outra forma de classificação pode ser feita separando as despesas dos setores, o que permite identificar quanto cada área da clínica gasta e quais gastos são mais ou menos rentáveis.
Independentemente da forma escolhida para separar os tipos de gastos da clínica, é possível ter uma visão mais clara de onde e como o dinheiro é investido. Por isso, é essencial realizar essa organização.
Não misture finanças da clínica e pessoais
Nada de fazer o movimento de caixa da empresa para pagar o almoço do dia. É essencial que o gestor tenha noção da importância de realizar essa separação. O dinheiro que sai do caixa da clínica deve ser apenas investido na própria empresa.
Para evitar problemas nesse sentido, é importante que o gestor possua um pró-labore mensal, em que o valor deve ser incluído nos gastos fixos da clínica. Assim, não corre o risco dos gastos pessoais e empresariais serem misturados.
Até porque, quando acontece a mistura dos dois tipos de despesas, além de não haver um controle financeiro eficiente, pode dar a impressão de que a empresa está sempre no vermelho, pois os custos pessoas se tornam superiores ao lucro empresarial. Por isso, é preciso prestar muita atenção nesse aspecto.
Registre os valores apenas na data exata da movimentação
Outra importante dica é fazer o registro das movimentações apenas quando elas realmente forem feitas. Ser fiel ao que há no caixa é uma forma de evitar enganos na hora de realizar investimentos.
Quando os pacientes realizam o pagamento de um procedimento de forma parcelada, em vez de considerar o valor cheio de uma única vez, a melhor alternativa é registrar o valor da parcela que entra no caixa a cada mês.
Quando a empresa conta com um software médico de gestão, fica muito mais simples fazer esse acompanhamento, bastando apenas registrar a entrada desse valor de forma parcelada. Assim, o sistema automaticamente identifica o valor que entrará no caixa mensalmente.
Conte com um software para clínicas
Contar com a tecnologia é uma excelente maneira de facilitar o controle de fluxo de caixa da clínica. Com um software para clínicas, por exemplo, é possível automatizar todos os processos, agilizando os registros financeiros.
Diferente de uma planilha de papel, por exemplo, um software médico permite que os cálculos sejam feitos de forma automática. Além disso, ele permite gerar relatórios mais precisos, garantindo ainda mais controle dos processos financeiros realizados.
O melhor de tudo é o fato de que, com um sistema de gestão, é possível fazer o controle de caixa diário, cuidar da agenda médica, acessar o prontuário eletrônico, enviar mensagens automatizadas aos pacientes e muito mais de um único lugar.
Conheça o Clínica nas Nuvens
O Clínica nas Nuvens é um software para clínicas que oferece funcionalidades essenciais para o controle financeiro. Entre elas, está o fluxo de caixa, que permite acompanhar quanto a clínica tem a receber e pagar no dia, na semana, no mês e no ano, garantindo total controle do saldo financeiro.
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