É claro que imprevistos acontecem (e ninguém está livre deles). Porém, quem é médico sabe que reduzir a falta de pacientes é uma meta importante para qualquer clínica. Afinal, esse horário vago na agenda prejudica o negócio, já que poderia ser utilizado para atender outras pessoas.
Se você também sofre com pacientes que marcam consultas, mas não aparecem, continue a leitura!
Conheça e use a tecnologia disponível
A tecnologia para gestão de clínicas médicas evoluiu muito, e hoje existem várias ferramentas capazes de auxiliar na organização da sua agenda e também na qualidade de atendimento que você presta ao seu paciente.
Muitos softwares oferecem a possibilidade de confirmação de consulta, disparando e-mails, mensagens de WhatsApp ou até lembretes via SMS ou Facebook Messenger, recordando o seu paciente do horário marcado. Tudo isso de maneira automática e já integrada com a sua agenda.
Além da tecnologia, criar uma rotina de confirmação também é importante. Por exemplo, logo cedo, a secretária pode ligar para todos os pacientes agendados no dia, visando a confirmação deles. Se isso for feito pela manhã, as chances de conseguir encaixar outras pessoas é maior.
Reduza o tempo de espera
Não adianta cobrar comprometimento dos seus pacientes se você não dá o exemplo. Um bom atendimento também considera o tempo que as pessoas precisam aguardar até serem atendidas.
Médicos que sempre atrasam sua consulta não geram um sentimento de reciprocidade, e muitos pacientes podem pensar que, se atrasarem ou nem comparecerem, não haverá problemas.
Na verdade, o problema é tão sério que algumas cidades já possuem leis que estipulam o limite máximo de prazo de espera. Em Sorocaba, no interior de São Paulo, a regulamentação prevê multa entre R$10 a R$20 mil para os que atrasarem mais de 45 minutos. No Espírito Santo, existe um projeto de lei que segue pelo mesmo caminho, estipulando o prazo máximo para 30 minutos em consultas e de até 3 horas em casos de internação.
Tudo isso mostra que muitos pacientes sentem-se insatisfeitos com o tempo de espera. Para reduzir esse problema no seu consultório, a tecnologia é uma aliada. Os softwares médicos já oferecem a possibilidade de monitoramento do tempo de espera, gerenciando desde a entrada do paciente na clínica até ele ser chamado para a consulta. Isso ajuda a compreender melhor o tempo médio que você leva em cada atendimento e, assim, planejar adequadamente a sua agenda.
Contate os pacientes atrasados
Sempre que um paciente for marcar uma consulta, solicite os dados de contato. Assim, será mais fácil para a sua secretária ligar quando alguém se atrasar, buscando compreender o motivo da situação e se o paciente ainda comparecerá à consulta.
Lembre-se de questionar a justificativa para o atraso, tentando entender e separar os que sofreram com algum imprevisto daqueles que rotineiramente atrasam ou se esquecem dos horários agendados. Assim, será mais fácil entender o perfil dessas pessoas e até oferecer horários que sejam mais adequados às suas rotinas.
Cobre um percentual antecipado
No caso dos médicos que atendem apenas particulares, essa é uma ótima maneira de reduzir faltas de paciente.
Mas, é claro, o ideal é que essa medida seja usada por aqueles profissionais que realmente trabalhem sempre com a agenda cheia, evitando causar desconforto nos pacientes (se você não for muito conhecido, a atitude poderá deixar algumas pessoas desconfortáveis e acabar colocando o seu nome em risco).
Assim, peça para que a sua secretária avise antecipadamente da política da clínica e explique os motivos para essa atitude ser tomada (como o fato de os pacientes acabarem faltando sem justificativa, o que atrapalha que outras pessoas que precisem consigam atendimento).
Lembre-se de comunicar corretamente como funciona a sua política, explicando qual o prazo para que o paciente possa cancelar a consulta. Alguns consultórios não cobram uma taxa no momento em que o atendimento é agendado, mas daqueles que cancelam em cima da hora ou simplesmente não avisam da falta.
Desenvolva uma relação de confiança
Pacientes novos são os mais propensos a faltar. E isso acontece porque, muitas vezes, eles ainda não confiam no seu trabalho ou não estão plenamente certos de que deveriam realizar a consulta (como no caso daqueles que estão buscando uma segunda opinião).
Nessas situações, é papel do profissional, durante as consultas, conquistar a confiança do paciente e estabelecer uma relação de compromisso mútuo. A partir de então, as chances de faltas são menores.
Como você viu, reduzir falta de pacientes exige muito cuidado na sua gestão interna, porém, essa é uma meta possível de ser alcançada. Gostou das dicas? Curta a nossa página no Facebook e sempre receba informações interessantes como essas!
