A essa altura do campeonato, processos manuais podem ser exatamente o que está impedindo seu negócio de crescer e até de oferecer um melhor atendimento, mais simplificado para o paciente. Principalmente no que diz respeito ao cuidado com as finanças, por isso hoje em dia é essencial ter um sistema de cobrança para clínica.
A verdade é que tecnologias de modo geral são muito importantes para quem deseja escalar as vendas e crescer de forma organizada. Mas quando se trata de oferecer meios de pagamento efetivos e ter métodos para evitar a inadimplência, o que é necessário?
Vamos te mostrar no decorrer do texto, funcionalidades importantes para um sistema de cobrança online para clínicas. Confira!
Como escolher um sistema de cobrança para clínicas
Um sistema de cobrança é um recurso que possibilita a gestão de pagamentos e recebimento de valores pelos serviços prestados. O objetivo principal é automatizar processos financeiros com segurança e agilidade.
Para que o sistema cumpra com seu objetivo existem algumas demandas importantes que ele precisa sanar. Tomando como base, o sistema do Clínica nas Nuvens, destacamos as seguintes funções:
1 – Meios de cobrança flexível e variável
Um sistema de cobrança para clínica eficaz, disponibiliza ou ao menos facilita uma variedade de métodos de pagamento pelas consultas e serviços. Ou seja, possibilita que pagamentos sejam feitos por meio de boletos, cartões e transferência bancária, de forma organizada e simples.
As vantagens são bem claras: melhorar a experiência do paciente, conseguir atender diferentes públicos, reduzir a inadimplência entre outras. Com o Clínica nas Nuvens, por exemplo, você consegue reter seus pacientes em até 70%.
Além disso, é importante que cada meio de pagamento disponível através do software seja acompanhado de métodos de segurança rígidos para que tanto a clínica quanto os pacientes possam ter informações e valores protegidos.
2 – Lembretes automáticos
Não subestime o poder dos lembretes! Muitas clínicas querem saber como fazer um lembrete de cobranças, então contar com essa funcionalidade ajuda significativamente a lidar com vencimentos e dívidas.
A cada lembrete enviado, maior a chance de não prejudicar seu fluxo de caixa e manter um relacionamento positivo com o paciente. Parece bobagem, mas muitos realmente se esquecem ou perdem a data do pagamento.
Um sistema de cobrança para clínicas deve ser capaz de enviar lembretes automáticos por e-mail, SMS ou WhatsApp. Essa iniciativa é positiva para clínica, mas também ajuda o paciente a se manter em dia com as obrigações financeiras.
3 – Integração com prontuário eletrônico
Imagine a simplicidade de fazer uma consulta de avaliação, determinar os procedimentos que aquele paciente deve seguir e conseguir direcionar automaticamente para orçamento e aprovação de pagamento?
Ao integrar o sistema de cobrança com o prontuário eletrônico, as informações sobre os serviços prestados, procedimentos realizados e planos de tratamento são automaticamente sincronizadas. Dessa maneira, elimina a necessidade de entrada manual de dados e reduz as chances de erros.
A cobrança pode ser feita de forma prática e precisa. Além disso, todos os dados históricos, de tratamento ao financeiro, ficam juntos em um só lugar, proporcionando organização e eficiência.
4 – Gestão de inadimplência com indicadores
Controlar a inadimplência não é apenas enviar cobranças: é analisar dados, entender os motivos do atraso e agir estrategicamente. Por isso, um bom sistema de cobrança para clínicas deve oferecer indicadores claros sobre taxas de atraso, valores pendentes, pacientes inadimplentes e histórico de pagamento.
Com essas informações, é possível criar campanhas de recuperação de receita, renegociar débitos e até ajustar políticas de cobrança.
Dentro do Clínica nas Nuvens, por exemplo, esses indicadores aparecem em relatórios visuais, ajudando gestores a tomar decisões com agilidade e clareza — algo essencial para garantir a saúde financeira da clínica.
5 – Facilidade para parcelamento e renegociação
Em muitos casos, o paciente não deixa de pagar porque não quer, mas porque não consegue. E perder esse paciente nem sempre é a melhor estratégia. Por isso, é importante que o sistema de cobrança permita negociar valores, parcelar tratamentos e registrar acordos financeiros com segurança.
Quando a clínica consegue flexibilizar as condições de pagamento, há duas vantagens imediatas: aumenta a chance de pagamento e melhora a relação de confiança com o paciente.
Com um sistema adequado, todo esse processo fica registrado, organizado e padronizado, evitando improvisos e garantindo que cada negociação siga um critério profissional.
6 – Armazenamento em nuvem
Conforme mencionamos antes, a segurança em um sistema de cobrança para clínicas é o mínimo a ser oferecido. Grande parte dessa segurança é garantida quando o armazenamento dos dados financeiros é feito em servidores na nuvem, o que oferece proteção contra perda de dados, acesso não autorizado e desastres físicos.
Outro ponto positivo é o acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando a gestão financeira da clínica, mesmo fora do ambiente físico.
Como montar um processo de cobrança na clínica
Montar um processo de cobrança para uma clínica requer uma abordagem estruturada e organizada. Tudo fica mais simples com um software para clínicas adequado, mas existem ações que você pode aplicar para utilizar todas as funcionalidades em todo o seu potencial.
- Defina suas políticas de cobrança e faça com que seja de conhecimento de toda a equipe para que não tenha desencontro de informações e os pacientes possam ser orientados corretamente;
- Lembre-se de registrar todas as movimentações no sistema da clínica. Quanto melhor for o software da clínica, mas fácil e automático será esse processo, então não deixe nada passar;
- Utilize dados para tomadas de decisão e acompanhamento financeiro. Bons softwares médicos geram relatórios atualizados, mas eles só vão ajudar se você tirar um tempo para acompanhá-los de forma estratégica.
Qual o melhor sistema de cobrança para clínicas
Baseado em tudo que falamos até aqui, fica mais simples identificar qual o melhor sistema de cobrança para clínica. Ele será aquele que atende melhor as suas necessidades e proporciona uma bagagem de funcionalidades realmente importantes no dia a dia da clínica.
Se for um software para clínicas que entende bem a realidade das clínicas, fica ainda melhor! O Clínica nas Nuvens atende mais de 35 mil clínicas e consultórios em todo o país.
Entendemos a fundo todos os recursos que são necessários para uma gestão eficiente e podemos provar! Solicite uma demonstração gratuita e veja o que o Clínica nas Nuvens pode fazer pela sua gestão de cobranças!
