Clínicas de qualidade não são apenas aquelas que possuem os melhores profissionais, com boa aparelhagem e espaços bem estruturados. Saber como administrar uma clínica odontológica também vai impactar na percepção da qualidade.
Mesmo sabendo da importância da boa administração, nem sempre é fácil desempenhar o papel do gestor. Sabendo dessas dificuldades, criamos este artigo para fornecer dicas práticas e estratégias para administrar uma clínica odontológica. Confira!
Tarefas administrativas de uma clínica de odontologia
As tarefas administrativas de uma clínica de odontologia envolvem diversas atividades, para setores distintos. Imagine cada uma das tarefas devem ser como engrenagens que funcionam simultaneamente e estão interligadas.
Estas atividades administrativas de uma clínica odontológica estão incluídas em algumas categorias:
- Gestão financeira;
- Gestão de pacientes;
- Marketing e comunicação;
- Tecnologia e infraestrutura.
Vendo cada uma delas assim chega a assustar, afinal, para executar estas atividades, seria necessário um profissional multifacetado com diversas formações. Mas calma! É exigido do gestor apenas que ele tenha um conhecimento básico para comandar as atividades.
Existem algumas ações que tornam a rotina de uma gestão de clínica de odontologia mais simples, mas neste texto vamos mostrar a mais simples e completa maneira de ter sustentabilidade e sucesso no empreendimento: através de um sistema de gestão.
Gestão financeira
Vamos começar com um dos mais importantes e talvez o que mais assusta ao pensar em como administrar uma clínica de odontologia. A gestão financeira tem como premissa, registros precisos, controle de receitas e despesas e faturamento e cobrança.
O gestor terá como atividades monitorar e reduzir custos operacionais, elaborar estratégias para precificar serviços de forma competitiva e lucrativa, manter um fluxo de caixa saudável, planejar investimentos em equipamentos e tecnologia, além de criação de reservas financeiras para emergências.
Um sistema para clínicas de odontologia tem funcionalidades integradas que incluem, por exemplo, gestão de cobranças, integração com sistemas de pagamento, controle de entrada e saída de valores, fluxo de caixa, integração contábil, controle de repasses de comissão, entre outras.
Gestão de pacientes
Hora de falar do que de fato move uma clínica: os pacientes. Manter a gestão dos pacientes de uma clínica odontológica é um trabalho mais direto, que vai se relacionar diretamente com os serviços oferecidos e a percepção de quem busca o atendimento.
O gestor precisa lidar com marcação de consultas, atendimento ao cliente, gestão de prontuários, controle de qualidade dos serviços, tempo de fila de espera, ações para reduzir faltas e atrasos, e etc.
Tudo pode ser feito de forma integrada e automatizada com um software odontológico com funcionalidades como agenda online, prontuário eletrônico, lembretes automáticos, histórico de tratamentos, gestão de documentos e imagens (alguns até disponibilizam assinatura eletrônica) e muito mais!
Marketing e comunicação
Para ter novos pacientes e manter os que já possui, o gestor precisa estar a par das ações de marketings da clínica. São ações que podem ser feitas on ou offline, destacando a qualidade dos serviços, campanhas e promoções.
Sendo assim, os gestores devem participar do planejamento de marketing, decidir junto qual o objetivo das campanhas. Estar atento a manutenção de perfis em redes sociais, produção de cartazes para promoção de serviços nos espaços físicos, envio de newsletters, e-mails e outras formas de comunicação para manter os pacientes informados e etc.
Um bom sistema de gestão fará integração com os principais sistemas de marketing para segmentação do público. Vai facilitar que você tenha acesso aos principais tratamentos que ele busca para ofertar material de marketing direcionado.
Além disso, ferramentas como lembrete de aniversário, pesquisas de satisfação e chatbot para respostas automáticas via WhatsApp, ajudam a melhorar a experiência do paciente em relação a clínica e consequentemente fidelizá-los.
Controle de estoque
A gestão da clínica de odontologia não poderia deixar de contar com o controle de estoque. São desde materiais de escritório como papeis e canetas até insumos odontológicos como luvas e seringas.
O gestor deve garantir que os materiais e insumos necessários para os procedimentos estejam sempre disponíveis e evitando desperdícios e falta de itens essenciais. E é claro, para a segurança de colaboradores e pacientes, controlar a data de validade dos produtos.
Tudo fica mais simples com registro e classificação de insumos, monitoramento de níveis de estoque, alertas de reabastecimentos e prazos de vencimento, histórico de movimentação e integração com a gestão financeira. Tudo isso, presente em sistemas completos de gestão.
Tecnologia e infraestrutura
Não dá para negar que a odontologia é um segmento que está sempre se atualizando com novos tratamentos e equipamentos para melhorar a saúde bucal dos pacientes. Por isso, um gestor precisa estar sempre atento as novidades para cuidar da gestão da clínica odontológica.
Mas não para por aí! A gestão também pode e deve focar em tecnologias para automatizar e otimizar a rotina operacional. Por isso, é indicado o uso de um software para clínica odontológica, que vai apoiar em todos os outros tópicos de gestão que citamos neste texto.
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