A gestão de consultórios exige que os profissionais envolvidos mantenham o equilíbrio entre a qualidade do atendimento e a eficiência administrativa. Com este desafio, a tecnologia tem se mostrado uma verdadeira necessidade, já que oferecem ferramentas que automatizam tarefas, otimizam a comunicação e fornecem dados importantes para tomadas de decisão.
Mas, afinal, quais são essas soluções que facilitam o dia a dia de todo consultório e a vida de seus profissionais? Continue lendo o conteúdo e descubra.
Como utilizar recursos de gestão de consultórios
Antes de mais nada, é fundamental entender a importância de processos bem definidos dentro de um consultório. A organização interna, com fluxos de trabalho claros e responsabilidades bem distribuídas, é a base para qualquer operação de sucesso.
Quando cada membro da equipe sabe exatamente suas funções e as etapas a seguir, as atividades fluem de maneira mais eficiente e a utilização dos recursos acaba sendo ainda mais intuitiva.
Você vai verificar no decorrer do texto que um sistema de gestão para consultórios completo, vai atender diferentes setores. Um mesmo software médico pode ser utilizado pela secretária, gestão, financeiro, médicos, estoque, entre outros.
Processos bem estabelecidos permitem que o consultório mantenha um padrão de qualidade independente do profissional e até mesmo da unidade, já que um sistema como o Clínica nas Nuvens, por exemplo, incorpora processos de diferentes filiais.
Determine como e quais os recursos são fundamentais para cada área. Além de ajudar a criar fluxos de trabalho lineares, vai ajudar a saber como escolher as melhores tecnologias de gestão para consultório.
Veja os principais recursos que o seu sistema para clínicas deve ter:
Agenda médica online
Perder horas organizando a agenda da semana, cuidando para não coincidir horários de um paciente com o outro é uma função e tanto. Essa é uma atividade que exige tempo, concentração para evitar erros e, ao mesmo tempo, rapidez para dar conta das outras demandas que o consultório possui.
Com o uso de uma agenda médica online tudo isso deixa de ser um problema. Entre os benefícios desse recurso, está a possibilidade de organizar dias e horários com muito mais facilidade.
Imagine, por exemplo, que surgiu um imprevisto e será necessário alterar todos os agendamentos da próxima semana. Ao invés de mudar paciente por paciente, basta filtrar um grupo de pessoas por data, sala ou profissional e alterar simultaneamente as informações desejadas. O que antes gastava-se horas fazendo, pode ser feito em poucos minutos, com ajuda de uma agenda médica online.
Ferramentas de cobrança
Este é talvez um dos pontos mais importantes da gestão de consultórios e clínicas. Por isso é fundamental garantir que as cobranças sejam realizadas de maneira eficiente e que os pacientes tenham acesso a diversos métodos de pagamento.
Ferramentas de cobrança automatizadas ajudam a organizar o fluxo de caixa e a evitar inadimplências. Tudo fica mais simples quando se tem um sistema que gera faturas, envia lembretes automáticos de pagamento e até permite a configuração de cobranças recorrentes para tratamentos de longo prazo, não é mesmo?
E para realizar a gestão de diferentes métodos de pagamento, os melhores softwares médicos disponibilizam soluções financeiras. Por isso, ter variedade como cartões de crédito e débito, Pix, boletos bancários e até mesmo financiamentos para tratamentos mais caros fica ainda mais fácil com a escolha certa de sistema.
Prontuário eletrônico
O tempo de arquivar as informações de pacientes em pilhas de papel ou pastas em gavetas deixou de existir. Hoje em dia, esse processo deve ser feito de forma eletrônica.
Prontuários de papel estão suscetíveis a danos causados pelo tempo ou por mal armazenamento. Além disso, informações podem ser perdidas, prejudicando a qualidade do atendimento ao paciente.
Imagine, por exemplo, estar atendendo e para encontrar alguma informação específica ter de perder minutos folheando vários documentos até encontrar o que procura. Isso demanda mais tempo no atendimento e, em muitos casos, pode passar a impressão de desleixo com as informações do paciente.
No caso de utilizar um prontuário eletrônico, todos os dados dos pacientes passam a ser armazenados na nuvem, com total segurança e fácil acesso. Além disso, com essa ferramenta é possível personalizar todos os campos de preenchimento, fazendo alterações conforme a maneira de atender os pacientes.
E o melhor de tudo é que o prontuário eletrônico pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar, exigindo apenas conexão com a internet.
Sistema para atendimento ao paciente
Uma das grandes dificuldades que muitos consultórios enfrentam é a alta taxa de faltas em consultas, muitas vezes causada pelo simples esquecimento dos pacientes. Essas ausências desorganizam a agenda e afetam a receita do negócio, além de gerar lacunas que poderiam ser preenchidas por outros pacientes.
Com a implementação de um sistema de atendimento ao paciente, é possível reduzir em até 50% o número de faltas. Esse resultado acontece porque o sistema permite o envio automático de lembretes de consulta por meio de SMS, e-mail ou WhatsApp, assim, os pacientes sejam avisados com antecedência.
Além dos lembretes e do reagendamento, o sistema de atendimento ao paciente também pode incluir um painel de chamadas integrado, que organiza o fluxo de pacientes na sala de espera. Com o painel, os pacientes são chamados de forma automatizada e organizada, dessa forma, evita confusões e agiliza o atendimento.
Por fim, outro aspecto que pode ser muito interessante para sua clínica é a possibilidade de realizar pesquisas de satisfação. Após a consulta, o paciente pode receber automaticamente um questionário para avaliar a experiência no seu consultório.
Essas pesquisas fornecem feedbacks, e permite que o consultório identifique áreas de melhoria e implemente ações para aumentar a qualidade do atendimento.
Controle de estoque
Contar manualmente cada item, anotar num caderninho ou numa planilha, e ainda lembrar de tudo na correria do dia a dia é pedir para ter dor de cabeça. É aí que entra um sistema de controle de estoque automatizado, que muda completamente essa situação.
O sistema de controle de estoque para consultórios acompanha o uso dos materiais em tempo real, avisa quando algo está acabando e até sugere a reposição com antecedência. E sabe o que é melhor? Nada de desperdício! O sistema de gestão para consultórios ajuda a manter só o que você realmente precisa, na quantidade certa, evitando perda de dinheiro.
Gestão do consultório
Bom, você já percebeu que fazer uma boa gestão do consultório é vital para o sucesso do negócio. Falhar nisso é algo gravíssimo, que pode comprometer toda a empresa.
Contar com um software de gestão é uma excelente maneira de facilitar esse processo, otimizando tempo, reduzindo custos e melhorando resultados.
Na prática, um sistema médico possibilita acompanhar agendamentos, controlar o fluxo de caixa, utilizar o marketing médico para criar campanhas e promoções, entre outras funcionalidades.
Sabe aquela dúvida de quanto o consultório irá faturar nos próximos meses? Ou quanto deixou de faturar nos meses anteriores? Com um software para consultório é possível controlar isso e muito mais. Tudo com facilidade e segurança.
O Clínica nas Nuvens, é um software para consultório que oferece todas essas vantagens e muito mais. Quer saber mais? Solicite uma demonstração gratuita.
