Agora você vai entender quais são as 4 melhores práticas de gestão de processos para clínicas. Mas, antes de mais nada, é preciso saber, de forma clara, o que significa “GESTÃO DE PROCESSOS”.
Muito bem, começamos dizendo o óbvio, que nenhum negócio no mercado consegue crescer sem uma boa gestão de processos. Gestão de processo é um método de análise, pesquisa, compreensão e planejamento, que envolve todos os setores da empresa, organização, instituição ou mesmo clínica médica. Sua função é averiguar onde devem se encaixar os novos processos, se assim for definido, para que uma nova maneira de atuar, de ver o mundo, seja implementada dentro daquele ambiente profissional.
Muitas empresas, principalmente familiares, têm por costume resistir às mudanças que o tempo, as tecnologias e novos comportamentos impõe. Por isso, é preciso dedicação da parte administrativa, para fazer acontecer.
No caso das clínicas, a gestão de processos é essencial para o sucesso. A gestão ajuda a garantir a eficiência operacional, amplia o controle sobre o ambiente e favorece a tomada de decisões. Para aproveitá-la ao máximo, é fundamental utilizar boas práticas.
Com o cuidado certo, há mais integração entre as equipes, as tarefas são agilizadas e o gerenciamento tem maior visibilidade. Portanto, é uma parte essencial para o fortalecimento e crescimento da clínica.
Quer saber mais? Então veja agora quais são as 4 melhores práticas de gestão de processos para sua clínica!
1. Elabore fluxos de trabalho
Fluxo de trabalho é um sistema que busca a padronização, organização e sequência de etapas no ambiente de trabalho, seja na empresa, na loja ou na clínica médica. Essas etapas nascem já nas rotinas iniciais, administrativas, passam por todas as áreas e procedimentos que envolvem os colaboradores, seus superiores, os produtos, serviços, etc., seguindo até o pós-venda.
O fluxo de trabalho deve conter todos os trajetos que os profissionais seguirão diariamente na clínica, suas responsabilidades e atividades, e integrar isso com os outros colaboradores, gerando uma simbiose profissional em prol de um único objetivo: o sucesso da clínica.
Para potencializar a atuação na clínica, é muito importante definir corretamente como tudo precisa acontecer. Uma das maneiras de conseguir isso é criar fluxos de trabalho completos e para os diferentes times.
É o caso de estabelecer que uma recepcionista deve marcar consultas e confirmar a presença por e-mail ou SMS, por exemplo, ou definir que profissionais dos consultórios devem incluir dados e adicionar informações relevantes sobre os procedimentos em andamento. Com essa definição, cada um sabe o que faz e o fluxo de trabalho acontece sem problemas ou travamentos.
Crie fluxos de trabalho para sua equipe. Defina muito bem o que cada um vai fazer, quando e como. Conecte as ações de um profissional com as dos outros e gere um sistema espontâneo de atividades profissionais interconectadas. Todo mundo ganha quando sabe exatamente o que está fazendo, porque está fazendo e o que seu empenho vai gerar.
2. Compartilhe uma agenda online de tarefas
A integração entre setores é um dos pontos mais importante dentro de uma boa gestão de processos para clínicas. É interessante que todos possam ter visibilidade sobre o que é feito e sobre as obrigações principais de cada colaborador, claro, dentro do bom senso e com as restrições devidas. Mas a questão aqui, é ter a possibilidade de integrar!
Isso, uma agenda médica online pode fazer. Todos podem ter acesso em tempo integral e de qualquer lugar do que precisa ser feito e dos eventos que estão acontecendo na clínica. Ela pode organizar os horários dos médicos, pacientes, enfermeiros, das consultas, gerar boletos, disparar avisos em massa, enviar mensagens de confirmação de consultas, entre muitas outras coisas, e tudo rapidamente. Além do mais, diante de imprevistos, é muito fácil alterar tudo, pois se trata de uma ferramenta digital e online, compartilhada na nuvem.
Com uma agenda online de tarefas, é possível entender quais são as ações de cada um, em cada momento e, especialmente, como elas se relacionam. A centralização das informações gera a possibilidade de acesso por parte dos vários setores. Tanto a recepcionista, os médicos, o financeiro, o setor de vendas e outros profissionais, podem verificar os horários e procedimentos que estiveram, estão ou serão feitos, de forma rápida, prática e segura.
3. Adote KPIs de processos
Os KPIs também são conhecidos como indicadores-chaves de performance. Eles representam uma maneira de ficar de olho no desempenho de cada etapa. A partir desses números, é possível tomar decisões melhores.
Diante de sua importância, os KPIs devem ser definidos de forma estratégica. Acompanhar a taxa de pacientes que faltaram em determinado período, por exemplo, ajuda a entender quais são as principais dificuldades. Já o número de novas pessoas, a taxa de retorno e o índice de satisfação permitem conhecer o nível de fidelização e de expansão.
Também há KPIs voltados para a parte financeira, como o total de custos, índice de endividamento, lucratividade e outros aspectos. Dependendo da realidade e dos interesses do gerenciamento, dá para selecionar as alternativas ideais.
4. Utilize um bom software de gestão de processos
A tecnologia é muito bem-vinda para conquistar resultados melhores. Com um software de gestão, é possível acompanhar todos os processos, conhecer seu desempenho e realizar ações efetivas em busca de melhoria.
O uso de um recurso completo permite entender cada etapa, desde a marcação de consultas até a emissão de recibos ou controle de dados. Também é possível automatizar tarefas, diminuir erros e garantir mais eficiência nas tomadas de decisão. Resumindo, é uma forma de centralizar informações e melhorar o desempenho geral da clínica.
Implementar as boas práticas de gestão de processos é essencial para que a clínica atinja o sucesso. Não deixe de executar essas etapas para conquistar resultados ainda melhores.
Por isso, não fique para trás, conheça nosso software de gestão médica, o Clínica nas Nuvens, e faça seu negócio prosperar ainda mais. Ele integra todos os setores da sua clínica e simplifica sua vida, proporcionando que você foque no que é mais importante: cuidar dos seus pacientes.
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