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4 dicas de organização da agenda de consultas

4 dicas de organização da agenda de consultas

As clínicas médicas, odontológicas ou de qualquer outra área da saúde têm rotinas extremamente agitadas e um enorme fluxo de pacientes. Sem o mínimo de atenção à organização da agenda de consultas, o atraso de atendimentos torna-se uma constante e, consequentemente, os pacientes ficam irritados e a equipe, inevitavelmente, sobrecarregada. Com o tempo, a clínica perde a confiança de clientes e passa a ter sérios problemas em manter-se atualizada com suas demandas.

Para evitar essa situação, separamos quatro dicas de organização da agenda de consultas de uma clínica e mostramos como essas medidas podem otimizar o tempo dos profissionais e de seus pacientes. Confira!

1 – Os prazos devem ser seguidos rigorosamente

As demandas com os prazos mais iminentes devem ter prioridade absoluta e a agenda deve ser estritamente guiada por esses compromissos inadiáveis. Assim, os profissionais irão ocupar-se com o que deve ser resolvido primeiro e não irão perder tempo com atividades que poderiam ser realizadas em outros momentos.

Apesar de essa medida parecer óbvia, muitas clínicas perdem-se na grande quantidade de pacientes, exames e papeladas. Então, os profissionais envolvidos com a organização da agenda de consultas devem ser capazes de definir, dentre tantas demandas, quais são as principais e que devem ser resolvidas o mais rápido possível.

Além disso, também precisam saber reger essas demandas com organização. Dessa forma, será muito mais fácil manter a organização da agenda e evitar incômodos ou falhas.

agenda médica online

2 – O tempo das consultas deve ser constante

Talvez o principal fator para atrasar toda a rotina de uma clínica é a variação no tempo das consultas: algumas duram poucos minutos e outras podem chegar perto de uma hora. Essa inconstância derruba por completo qualquer planejamento prévio realizado na agenda médica.

Portanto, os profissionais devem estipular entre si qual é o tempo ideal para a maior parte das consultas. Normalmente, a duração vai de 15 a 45 minutos, com poucas exceções.

Médicos experientes são capazes de manter-se dentro do horário e, quando necessário, marcam consultas posteriores com seus pacientes para resolver questões e outros assuntos pendentes.

Com essa prática, as agendas tornam-se fiéis à realidade da clínica e conseguem manter um bom controle diário de quantas consultas realmente são possíveis em determinado espaço de tempo.

3 – Os compromissos podem ser unificados

Um erro comum que ocorre em vários serviços de saúde é a fragmentação das demandas: cada profissional tem sua própria agenda e não tem noção de como andam os compromissos de seus companheiros. Com o tempo, a clínica perde o controle de seus pacientes e acaba tendo profissionais sobrecarregados, enquanto outros estão subutilizados.

Para evitar esse quadro, é necessário que todas as agendas sejam unificadas em apenas um documento, para melhor controle da rotina dos profissionais e melhor distribuição das consultas. Felizmente, hoje é possível contar com ajuda da tecnologia para facilitar essa organização.

Com um software médico, é possível fazer o acompanhamento da agenda de diversos profissionais ao mesmo tempo, podendo visualizar, em tempo real, tudo que acontece na clínica. Dessa forma, fica fácil gerenciar salas e equipamentos, verificar horários disponíveis e controlar procedimentos médicos.

4 – Agendas virtuais podem ajudar

As agendas de papel são muito obsoletas frente às tecnologias atuais. Sem muito custo, é possível transferir todas as demandas do estabelecimento para o ambiente virtual, proporcionando à gestão da clínica um controle rígido dos pacientes, dos profissionais e do tempo trabalhado.

Além disso, a agenda virtual evita certos procedimentos que tendem a ser repetitivos, como anotar os contatos dos pacientes e verificar quais dias estão cheios ou não.

Dessa forma, as agendas virtuais representam uma opção de baixo custo e que podem melhorar muito a eficiência, a confiabilidade e a satisfação oferecidas por qualquer clínica de saúde.

Mas onde encontrar uma agenda virtual que ofereça essas facilidades na hora da organização da agenda de consultas?

Hoje, existe no mercado sistemas de gestão que oferecem funcionalidades para automatizar a organização da agenda de consultas.  O Clínica nas Nuvens é um deles. Com mais de 12 mil profissionais atendidos, oferece muita facilidade para o dia a dia de consultórios e clínicas.

Entre os recursos disponibilizados, está a possibilidade de realizar alterações de agendamentos em massa. Por exemplo, supondo que surgiu um imprevisto e é necessário alterar horários dos próximos dez dias. Com o Clínica nas Nuvens, basta filtrar um grupo de pacientes por data, sala ou profissional e alterar simultaneamente as informações desejadas. O que normalmente é uma atividade que leva tempo, acaba sendo resolvida em poucos cliques.

Além disso, clientes que faltam às consultas tornam-se menos frequentes, pois a funcionalidade de agenda do Clínica nas Nuvens disponibiliza o envio automático de lembretes de horários via SMS, WhatsApp e e-mail aos pacientes. Após isso, quando a presença é confirmada, o sistema atualiza o agenda sozinho.

Mas caso o paciente não confirme o horário, um aviso é enviado com antecedência para o responsável pela organização da agenda de consultas e outro paciente pode ser adicionado no horário, evitando espaços em branco na agenda.

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Quer saber mais sobre o Clínica nas Nuvens e as vantagens oferecidas para clínicas e consultórios? É só clicar aqui.

Possui outra dica de como manter a organização da agenda de consultas? Deixe seu comentário contando como você faz e aproveite para baixar nosso e-book com dicas para organizar sua clínica e aprender mais sobre o assunto!

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.