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3 formas de otimizar a comunicação interna da sua clínica

3 formas de otimizar a comunicação interna da sua clínica

Como está a comunicação na sua clínica? A pergunta é simples e remete a uma resposta que também deveria ser, mas a realidade nem sempre é assim. Com uma rotina agitada, agenda cheia e funcionamento a todo vapor, a comunicação interna muitas vezes acaba sendo deixada de lado. Para mudar isso, continue lendo este conteúdo e entenda como e porquê melhorar a comunicação na clínica.

Como saber se sua clínica está com problemas de comunicação entre a equipe?

Há vários indícios que mostram falhas na comunicação entre a equipe, gerando conflitos internos e falhas na rotina de trabalho. Seja a troca de um funcionário ou mudanças em algum processo de atendimento, todos os colaboradores devem ser informados o quanto antes.

Imagine que a colaboradora Juliana começou a semana de trabalho sem saber que deveria auxiliar o novo colega em todas as atividades diárias. Provavelmente, por não ter sido avisada com antecedência, ela acabará realizando a tarefa sem tanta competência como se houvesse se preparado antecipadamente.  Isso, geraria um incômodo para ela e também para o novo funcionário. O que possivelmente resultaria em reclamações e fofocas entre colegas.

Mas além de casos como esse, preste atenção em como a equipe lida com questões técnicas, se há dificuldade em mexer em alguma ferramenta da clínica, por exemplo. Perceba também se há funcionários que nunca deram feedback sobre a organização interna. Provavelmente eles sentem-se inseguros em fazer isso. Nesses casos, ofereça um espaço de diálogo confortável.

Outro ponto que deve ser observado é em como anda o humor da equipe. Muito estresse, falta de motivação ou redução de qualidade, podem ser sinais de que a comunicação precisa melhorar.

Por que é importante ter uma boa comunicação interna?

É importante entender que a comunicação interna é fator imprescindível para o sucesso de qualquer negócio, incluindo o seu. Lembre-se de que a maneira como sua equipe troca informações reflete na imagem e conceito da sua clínica tanto dentro como fora dela, perante seus pacientes e futuros clientes.

Por isso, quando a comunicação na clínica é clara e o diálogo é preciso, as atividades fluem e o trabalho é realizado de maneira correta, resultando em uma boa reputação. Há diversas formas de conquistar um ambiente assim e nós separamos algumas para compartilhar aqui.

Centralize a divulgação das informações

Os colaboradores precisam ter conhecimento sobre o que acontece na empresa, tanto coisas boas como ruins. Mas, é importante lembrar que essas informações devem chegar até eles de maneira adequada e precisa, por isso é fundamental centralizar a divulgação das informações.

Procure sempre repassar comunicados e notícias importantes através de uma conversa clara e precisa com os colaboradores. Fale sobre os assuntos antes que eles ganhem a “rádio corredor” e criem um problema desnecessário. Essas são formas eficientes de evitar ruídos na comunicação.

Outra alternativa é escolher um canal para divulgação oficial das informações que envolvam a clínica. Blog interno, newsletter, e-mail ou informativos impressos são algumas opções. É preciso apenas definir e colocar em prática a estratégia.

Além disso, é importante evitar a demora no repasse das informações. Quanto antes avisar os colaboradores sobre o que está acontecendo na empresa, melhor. Assim, evita-se estresse desnecessário ou fofocas que prejudiquem o bom relacionamento entre colegas e setores.

Incentive a conversa entre sua equipe

Uma boa comunicação interna também precisa envolver a troca de informações entre os funcionários. Oferecer espaço para conversa e interação entre os colaboradores é importante para garantir o compartilhamento do conhecimento, ideias e experiências entre a equipe. Incentive horários fixos semanais para reuniões e diálogos sobre a organização da empresa, melhorias e projetos que devem ser colados em prática.

Além disso, é importante instigar que todos mostrem seus pontos de vista, sem medo de serem julgados ou não compreendidos. Lembre-se que todo colaborador precisa sentir-se parte da equipe, independente de sua função dentro dela. Até porque todos são peça fundamental para que o negócio funcione corretamente. A comunicação na clínica só funcionará bem quando todos participarem e forem ouvidos

O resultado disso costuma ser uma clínica mais produtiva, com uma equipe entrosada e trabalhando unida em prol do mesmo objetivo: garantir e elevar o sucesso da empresa.

Sistema para clínica

Utilize a tecnologia

Não é de hoje que a tecnologia tem sido uma importante aliada das empresas quando o assunto é comunicação externa. O que muita gente acaba esquecendo é que algumas ferramentas também podem ser utilizadas para a comunicação interna da sua equipe.

Sua clínica também pode se beneficiar disso. Além do tradicional WhastApp, outras alternativas como Slack, ou Google Hangouts (para conversas de vídeo) podem ser utilizadas para facilitar processos e otimizar tempo.

Vamos supor que uma nova especialidade será implementada na clínica ou que uma nova forma de atendimento será usada nos próximos meses. Essas mudanças devem ser compartilhadas com todos, porém em alguns casos fica inviável para toda a equipe comparecer presencialmente na reunião. Uma chamada de vídeo pode solucionar o problema e evitar falta de desinformação.

Independente de qual seja a estratégia tecnológica escolhida para ser implementada na hora da comunicação na clinica, é importante conversar com os colaboradores, apresentar justificativas para tal iniciativa, mostrar como utilizá-las e buscar o comprometimento de cada um. Após aplicadas, elas poderão oferecer excelentes resultados, mas, para isso, precisam ser usadas da maneira correta.

Conclusão

Colocar a comunicação interna entre as prioridades é essencial para o futuro de qualquer negócio. Caso a sua clínica esteja com dificuldades de diálogo entre a equipe é momento de parar, reunir todos e conversar. Lembre-se que ter uma boa comunicação na clínica só traz benefícios, refletindo na qualidade dos serviços prestados.

Conhece outras dicas para melhorar a comunicação na clínica? Compartilhe as sugestões nos comentários!

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.