Se você acha que uma secretária é apenas uma colaboradora que lhe auxilia na organização das correspondências e na marcação de consultas da sua clínica, está na hora de rever seus conceitos. Uma boa secretária não só é capaz de realizar essas tarefas, como também deve atuar sistematicamente na administração das finanças da sua clínica e no atendimento aos clientes. Ou seja: é uma parte fundamental para o sucesso do consultório, em termos de gestão e de reconhecimento do público.
Por isso, no post de hoje, vamos deixar claro quão importante uma secretária é para a sua clínica. Confira!
Qualidade no atendimento
A secretária é quase sempre responsável pelo primeiro contato do paciente com o consultório. É ela que avisa previamente sobre o agendamento de consultas e recepciona a pessoa no estabelecimento, além de gerenciar a pós-consulta. Trata-se de um papel fundamental, uma vez que pode ser o divisor de águas entre o paciente sentir-se ou não à vontade no local.
Acredite: uma secretária agradável e atenciosa pode garantir a manutenção — e fidelização — de muitos pacientes no seu consultório. Afinal, a imagem da sua clínica não é formada apenas por você, mas por todos os colaboradores que lá trabalham, especialmente a secretária.
Garantia de organização nas consultas e finanças
Você pode até tentar, mas vai sacrificar boa parte do tempo em que poderia estar atendendo pacientes — ou descansando em casa, após o expediente — para organizar a agenda e as finanças da sua clínica.
É muito mais recomendável contratar uma secretária talentosa, capaz de planejar e lidar com a parte burocrática do trabalho. Marcar consultas com muitos pacientes é mais complicado do que parece, mas é essencial para otimizar o tempo de atendimento e aumentar a produtividade da clínica! É preciso cuidado para que os horários não atrasem e nem sempre é possível evitar imprevistos — como quando você se atrasa, por exemplo. A secretária pode antever tais incidências, manter os pacientes bem informados sobre eventuais problemas e mantê-los entretidos.
O mesmo serve para as finanças. Organizar as contas de uma clínica médica não é tarefa fácil. Muitos pagamentos podem ser parcelados, o que dificulta a realização de fluxos de caixa e complica cálculos do faturamento. A secretária pode resolver todos esses problemas para você, sobretudo se estiver amparada por um software de gestão especialmente feito para clínicas médicas.
Contrate a secretária certa!
É muito importante que a sua secretária esteja apta a exercer diversas funções dentro da clínica. Dependendo do consultório, pode ser importante que ela domine outros idiomas, tenha experiência em administração, economia e até em marketing. Isso irá depender das necessidades do seu estabelecimento.
Certifique-se de considerar esses pontos antes de contratar a profissional correta para a sua clínica. É imprescindível também que a secretária tenha capacidade de lidar com pessoas em situação emocional complicada, o que pode ocorrer em algum momento. Por último, é fundamental que a secretária entenda e acredite na missão da clínica em relação aos pacientes. Ela precisa compreender que a saúde é um ramo que exige tratamentos especiais e um nível maior de atenção com as pessoas que são atendidas pela clínica.
Você concorda que uma boa secretária é fundamental? Se quiser saber mais sobre como melhorar a organização e a gestão da sua clínica, entre em contato com o Clínica nas Nuvens!
