Todo gestor sabe que ter organização financeira não luxo, é questão de sobrevivência para qualquer clínica que queira crescer. E faz parte do processo fundamental dessa organização, a gestão de planos de saúde.
Neste conteúdo vamos trazer algumas dicas de como fazer uma boa gestão de contratos de planos de saúde. Veja também quais são os principais aspectos para que seja feita uma boa administração. Acompanhe!
O que é a gestão de contrato com planos de saúde?
A gestão de contrato com planos de saúde é o controle dos acordos firmados entre a clínica e as operadoras de convênios. Esse processo envolve uma série de atividades, como a negociação de preços, regras e políticas para a utilização dos serviços de saúde, monitoramento da qualidade dos serviços, pagamentos e afins.
O objetivo da gestão em saúde é garantir que uma instituição possa oferecer serviços de qualidade aos pacientes cobertos pelos planos de saúde, ao mesmo tempo em que mantém uma relação sustentável com as operadoras.
Para realizar uma administração de contrato eficiente, é recomendável ter uma equipe qualificada e com conhecimento técnico especializado, que possa realizar uma análise criteriosa no controle de contratos e acompanhar a execução dos serviços.
Também é importante contar com sistemas informatizados que garantam a coordenação de contratos e a geração de relatório e indicadores para avaliação do desempenho dos serviços prestados.
Antes das dicas: entenda como a ANS avalia os planos de saúde
Por falar em desempenho dos serviços, antes de colocar a gestão dos convênios em prática na sua clínica, é importante conhecer os critérios utilizados pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) para avaliar a qualidade das operadoras de planos de saúde.
Esse processo de qualificação ajuda a entender com quem você está firmando parceria. A ANS analisa aspectos como desempenho da operadora, atenção à saúde, estrutura e resultado financeiro. Esses dados são reunidos em indicadores e notas que servem de referência para clínicas, profissionais de saúde e pacientes.
Segundo a ANS, o Índice de Desempenho da Saúde Suplementar (IDSS) é um dos principais instrumentos usados para essa avaliação.
Para entender como funciona essa classificação, você precisa acessar a página da instituição. Com ela, sua clínica consegue tomar decisões mais estratégicas sobre quais planos vale a pena manter ou até renegociar, considerando não só a demanda dos pacientes, mas também a eficiência e estabilidade das operadoras.
Como fazer a gestão de operadoras de saúde corretamente
Uma boa gestão de planos de saúde é fundamental para garantir a qualidade do atendimento prestado aos pacientes, a eficiência na utilização dos recursos disponíveis e a sustentabilidade financeira das instituições de saúde.
Veja, na sequência, algumas dicas que podem ser úteis para agilizar os processos e melhorar a qualidade nos serviços.
Defina metas claras para a gestão dos convênios
Uma boa gestão dos planos de saúde começa com metas bem definidas. O que significa estabelecer objetivos que ajudem a melhorar o relacionamento com as operadoras, aumentar a eficiência dos processos de faturamento e reduzir glosas, por exemplo.
Essas metas precisam ser acompanhadas de indicadores de desempenho, que permitam avaliar o progresso e tomar decisões com base em dados reais. Assim, sua clínica consegue identificar o que está funcionando, corrigir falhas e ajustar a rota sempre que necessário.
Vale lembrar que essas metas devem ser construídas em conjunto com a equipe, levando em conta as necessidades dos pacientes, os objetivos da clínica e também as limitações e exigências de cada operadora de saúde.
Monitorar constantemente os indicadores de desempenho
É fundamental que os indicadores sejam mensuráveis, quantificáveis e relevantes, e que possam ser facilmente interpretados e acompanhados pela equipe responsável pela gestão. Os indicadores podem ser satisfação dos pacientes, a taxa de reembolso, a taxa de inadimplência, o faturamento, entre outros pontos.
O monitoramento dos indicadores de desempenho deve ser feito de forma sistemática, com análises periódicas e comparação dos resultados com padrões de referência e com o histórico de desempenho da operadora.
Construa um bom relacionamento com as operadoras de saúde
Ter uma relação próxima com as operadoras é a base da boa gestão de operadoras de saúde. Quando a comunicação é clara, fica mais fácil resolver pendências, entender exigências específicas e negociar condições mais favoráveis para a clínica e para os pacientes.
Além disso, um bom relacionamento contribui para reduzir conflitos, evitar glosas desnecessárias e agilizar processos como autorizações e repasses.
Essa parceria deve ser vista como uma via de mão dupla: quanto melhor for a troca de informações e a colaboração entre as partes, maiores as chances de garantir um atendimento de qualidade e uma operação financeira saudável.
Manter contato frequente com os representantes das operadoras, participar de reuniões quando possível e estar por dentro das atualizações das regras contratuais são atitudes que fazem a diferença no dia a dia da gestão.
Manter a transparência
Ainda se tratando de ter um bom relacionamento, a transparência permite que os pacientes e os prestadores de serviços tenham uma compreensão clara dos serviços oferecidos, dos custos envolvidos e dos direitos e obrigações de cada parte.
A operadora deve fornecer informações objetivas sobre as coberturas e limitações do plano, os valores das mensalidades, os prazos e procedimentos para a autorização de procedimentos médicos e os canais de atendimento disponíveis.
Manter um bom relacionamento com os prestadores de serviços
É fundamental manter um bom relacionamento com prestadores de serviços, como hospitais, clínicas e laboratórios. Um bom relacionamento contribui para a melhoria da qualidade dos serviços prestados, para a redução de custos e para a satisfação dos pacientes.
É importante que a operadora estabeleça contratos claros e equilibrados com os prestadores de serviços, definindo as responsabilidades e compromissos de ambas as partes.
Manter a transparência
A transparência permite que os pacientes e os prestadores de serviços tenham uma compreensão clara dos serviços oferecidos, dos custos envolvidos e dos direitos e obrigações de cada parte.
A operadora deve fornecer informações objetivas sobre as coberturas e limitações do plano, os valores das mensalidades, os prazos e procedimentos para a autorização de procedimentos médicos e os canais de atendimento disponíveis.
A importância da Atenção Primária à Saúde (APS) para clínicas que trabalham com operadoras
A Atenção Primária à Saúde (APS) não é vantajosa apenas para as operadoras: clínicas que atuam com planos de saúde também têm muito a ganhar com essa abordagem.
Ao entender e colaborar com o modelo de APS, os gestores podem alinhar sua prática clínica às exigências das operadoras, melhorar resultados de saúde e fortalecer a parceria com os convênios. Confira algumas vantagens:
Melhora da qualidade dos cuidados
A APS tem foco na prevenção e no acompanhamento contínuo dos pacientes. Clínicas que adotam esse modelo conseguem oferecer atendimentos mais resolutivos, reduzir internações evitáveis e demonstrar valor assistencial às operadoras, o que pode abrir portas para parcerias mais duradouras.
Redução de custos para todos os envolvidos
A prevenção e o diagnóstico precoce, pilares da APS, ajudam a evitar tratamentos complexos e caros. Assim beneficia as operadoras, mas também favorece as clínicas, que podem organizar melhor sua agenda, evitar sobrecarga e oferecer cuidados mais efetivos, com menos glosas ou retrabalhos.
Aumento da satisfação dos pacientes
Com uma atenção mais personalizada e contínua, o paciente se sente mais acolhido e confiante no cuidado recebido. Esse nível de satisfação melhora a imagem da clínica e contribui para fidelização, além de impactar positivamente as métricas de qualidade observadas pelas operadoras.
Maior eficiência na gestão clínica
A estrutura coordenada da APS permite uma rotina mais organizada na clínica, com fluxos bem definidos e integração entre profissionais. Sua clínica diminui erros, reduz retrabalho e aumenta a eficiência no atendimento.
Como sua clínica pode colaborar para um bom atendimento nas operadoras
Um ponto fundamental para clínicas que trabalham com convênios é entender como contribuir para uma boa experiência do paciente também no relacionamento com a operadora.
Um serviço desorganizado ou mal comunicado entre clínica e plano pode prejudicar o atendimento e gerar insatisfação. Veja boas práticas que clínicas podem adotar:
- Apoiar a capacitação da equipe de recepção e atendimento: a clínica pode investir no treinamento da equipe para orientar corretamente os pacientes sobre coberturas, autorizações e processos junto às operadoras, para evitar mal-entendidos e frustrações.
- Manter uma comunicação fluida com a operadora: estabelecer canais diretos e eficientes com os setores de autorização, faturamento e suporte das operadoras é muito importante para resolver pendências rapidamente e garantir agilidade nos processos.
- Oferecer multicanais de contato com o paciente: assim como as operadoras, a clínica também pode diversificar seus canais de atendimento (telefone, WhatsApp, portal online), para facilitar o acesso dos pacientes às informações sobre convênios e procedimentos.
- Colaborar com metas de qualidade e desempenho: muitas operadoras trabalham com indicadores de desempenho. Clínicas que participam desses processos mostram comprometimento com a qualidade, o que pode fortalecer o relacionamento e trazer benefícios financeiros.
- Utilizar tecnologia integrada com operadoras: sistemas de ciclo de receita que permitem o envio direto de guias, integração com operadoras e conferência automática de elegibilidade facilitam o dia a dia da clínica e reduzem erros. Quanto mais automatizado e confiável o processo, melhor para todos.
- Receber e considerar feedbacks dos pacientes sobre o convênio: a clínica pode ser um ponto estratégico para ouvir os pacientes sobre suas experiências com o plano de saúde e repassar essas informações às operadoras, colaborando na melhoria contínua do serviço.
A utilização de softwares de gestão para clínicas que atendem planos de saúde
Utilizar um software para clínicas, como o Clínica nas Nuvens, pode ser a melhor opção na gestão de planos de saúde. O sistema ajuda o gestor a se relacionar melhor com as operadoras, cumprir exigências com mais eficiência e garantir uma operação mais ágil e segura.
A centralização das informações favorece a integração entre os setores da clínica, evita retrabalho e fortalece o relacionamento com as operadoras. Outro ponto importante é a redução de erros, já que os processos ficam padronizados e mais seguros, o que diminui glosas e falhas no faturamento.
Por fim, a gestão de contratos com as operadoras fica mais organizada e eficiente com a possibilidade de acompanhar prazos, reajustes e metas com muito mais clareza.
Clínica nas Nuvens: sistema de gestão que otimiza o atendimento por planos de saúde
O Clínica nas Nuvens é um software médico completo para clínicas que desejam agilizar os processos e melhorar o relacionamento com operadoras de saúde. Com funcionalidades específicas para controle financeiro, guias, faturamento e indicadores de desempenho, o sistema ajuda sua clínica a se destacar no atendimento por convênios.
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