Hoje em dia é difícil encontrar clínicas que não possuam pelo menos um computador. Mas é preciso mais do que isso para ter uma empresa eficiente e com potencial de crescimento. É preciso saber como usar um sistema para clínica.
O motivo para que a gestão seja feita através de um sistema para clínicas é bem simples: em 2022 foram fechadas 8.027 clínicas médicas, segundo o SEBRAE. E as principais causas são problemas na gestão.
Mesmo com as dificuldades da rotina operacional, com o sistema para clínica certo, a gestão e o atendimento se tornam muito mais eficientes, a clínica atrai mais pacientes e se torna cada vez mais sustentável.
Aprenda no texto de hoje como utilizar um software médico para maximizar a capacidade da sua clínica de atender mais e melhor. Acompanhe!
Como usar um sistema para clínica
O Clínica nas Nuvens oferece uma solução completa, com diversas funcionalidades que otimizam a rotina da sua clínica. Com base no sistema, vamos apresentar como utilizar cada etapa para uma gestão e atendimento eficiente.
1. Adesão ao sistema
Uma das principais vantagens de um bom sistema para clínica atualmente é que ele seja totalmente baseado na nuvem. Mas o que isso significa?
Não é necessário baixar ou instalar nada no seu computador. O sistema para consultórios e clínicas funciona diretamente no seu navegador, permitindo acesso de qualquer lugar com conexão à internet.
Com o sistema na nuvem, todas as atualizações e melhorias são implementadas automaticamente. Você sempre terá acesso à versão mais recente do software sem precisar se preocupar com instalações manuais.
Os dados são armazenados em servidores seguros e passam por backups regulares, para garantir que suas informações estão protegidas e sempre disponíveis.
Para facilitar a adesão, é comum que as empresas fornecedoras do software médico, ofereçam uma demonstração prévia do sistema, como é feito no Clínica nas Nuvens. Você pode visualizar as funcionalidades que mais te interessam e entender como elas podem beneficiar sua clínica antes de tomar a decisão final.
Após a decisão, a migração de informações costuma ser feita por uma equipe especializada. No Clínica nas Nuvens, você pode contar com um onboarding completo, vídeos explicativos e capacitação da equipe para utilizar o sistema para clínicas e consultórios.
2. Cadastro de pacientes
O registro de pacientes é a parte central do atendimento. Por isso deve ser uma ação prática e intuitiva. Aqui será o preenchimento dos dados básicos do paciente como nome, data de nascimento, contato e informações médicas relevantes.
Sistemas para clínicas eficientes permitem também o registro de histórico médico e documentos importantes diretamente no prontuário eletrônico. Além de avaliações de antes e depois e diversas outras informações.
No Clínica nas Nuvens, o perfil do paciente conta com diversas abas, inclusive, informações financeiras relacionadas a clínica.
3. Agendamento de consultas
O agendamento é o primeiro contato que o paciente tem com a sua clínica. Então ela deve ser utilizada como uma facilitadora do acesso aos seus serviços.
Disponibilize a agenda de forma online no site da sua clínica através do sistema para clínicas. O paciente vai selecionar o melhor horário, profissional de saúde e ele automaticamente será bloqueado na agenda da clínica.
Permitir que o próprio paciente agende seu horário, melhora a experiência e alivia as atividades das secretárias para que elas possam realizar outras atividades.
Outra forma de utilizar bem o sistema de agendamento para clínicas é enviando lembretes automáticos para o paciente via e-mail e WhatsApp, para que ele não esqueça da consulta. E em caso de necessidade de reagendamento, o sistema facilita que reajustar horários com facilidade.
4. Atendimento ao paciente
Durante a consulta, também é importante saber como usar um sistema para clínica. Os melhores sistemas disponibilizam modelos de prontuários ou possibilitam que o médico personalize um.
Selecione o melhor modelo e adicione anotações, resultados de exames e prescrições. Acesse a anamnese para conhecer melhor seu paciente, e insira fotos diretamente no prontuário para acompanhar a evolução do tratamento.
Explorar toda a capacidade do prontuário eletrônico vai facilitar muito a vida dos médicos e ajudar a oferecer um atendimento mais detalhado ao paciente.
5. Gestão de estoque
Para que o atendimento funcione da melhor maneira também não pode faltar o material necessário em todo o operacional. Em um software como o Clínica nas Nuvens, saber como usar um sistema para clínica, envolve ter um cuidado especial com os insumos médicos.
No controle de estoque, registre todos os itens com informações detalhadas. Você pode inclusive utilizar um sistema de bipagem para facilitar.
No sistema existe uma lista de movimentos com informações como:
- Operação
- Data
- Produto
- Cliente/Fornecedor
- Quantidade (Medida)
- Valor unitário (R$)
- Valor total (R$)
- Custo médio (R$)
Além disso, você consegue elaborar um pedido de compras com base nos produtos faltantes e realizar o fechamento de tempos em tempos. Assim você consegue monitorar o consumo de materiais e medicamentos em tempo real.
6. Gestão financeira da clínica
Em um software médico completo com o Clínica nas Nuvens, o sistema financeiro é robusto. Você pode utilizar o sistema para:
- Gerar faturas e controle os pagamentos de forma integrada;
- Realizar a conciliação dos recebimentos automaticamente;
- Faturar os atendimentos inclusive na modalidade TISS;
- Administrar contas a pagar e receber;
- Gerir boletos, notas fiscais e carteira do paciente;
- Acessar relatórios detalhados sobre receitas, despesas e fluxo de caixa.
- Entre outras funcionalidades.
7. Indicadores de desempenho
Um dos principais benefícios de saber como usar um sistema para clínica, é explorar ao máximo as funcionalidades que oferecem oportunidades de melhoria. Tomando mais uma vez o Clínica nas Nuvens como exemplo, os recursos dos indicadores de desempenho ajudam a clínica a tomar decisões mais estratégicas.
Tenha uma visão geral dos principais indicadores de desempenho, como tempo de atendimento, procedimentos mais rentáveis e etc. Utilize para análises para prever tendências e melhorar a eficiência operacional.
Você pode (e deve) definir metas e monitorar o avanço em tempo real.
8. Ferramentas de marketing
Muitos não sabem, mas alguns softwares de gestão para clínicas também oferecem ferramentas para atração e fidelização de pacientes. Você pode utilizar o sistema para enviar mensagens personalizadas para pacientes, como felicitações de aniversário.
Gerenciar através de integrações com sistemas de marketing, campanhas direcionadas de e-mail e comunicação. As melhores ferramentas também permitem a adesão de um chatbot para agendar consultas e responder dúvidas de forma automática, além de diversas outras possibilidades.
Explorando mais funcionalidades
O Clínica nas Nuvens não se limita às funcionalidades que apresentamos. Dentro de cada uma dessas áreas, existem outras ferramentas que podem ser exploradas para otimizar ainda mais a gestão da clínica.
Além disso, existe uma busca constante por inovações e atualizações para atender às necessidades das clínicas parceiras. O objetivo é oferecer um sistema que evolua junto com a sua clínica, implementando novas funcionalidades e melhorias sempre.
Agende uma demonstração gratuita e descubra como o Clínica nas Nuvens pode fazer a diferença na sua gestão!
