Você sabia que a maneira como uma clínica mantém seus processos reflete na forma com as pessoas enxergam seus serviços? De nada adianta ter as melhores práticas e tratamentos se o local tem imensas filas de espera e papeladas em lugares aleatórios. Por isso é muito importante saber como organizar uma clínica de fisioterapia.
Caso sua clínica tenha alguma dificuldade na organização, não se culpe. Não é nada fácil manter todos os processos em ordem. Mas saiba que com algumas estratégias e ajustes, é possível transformar o espaço em um ambiente eficiente e acolhedor e melhorar a gestão da clínica de fisioterapia.
A seguir vamos apresentar algumas ações que podem ajudar sua clínica a melhorar os processos internos que vão refletir na percepção dos pacientes de forma positiva. Veja o que não pode faltar em uma clínica de fisioterapia!
Avalie a situação atual da clínica de fisioterapia
Às vezes o que mais atrapalha a organização é saber por onde começar, então é importante ver de forma ampla como a clínica está operando atualmente. Tente identificar os pontos principais de desordem, como:
- Espaços físicos;
- Financeiro;
- Agendamento;
- Documentação;
- Problemas de comunicação entre a equipe.
Essa análise inicial vai ajudar a priorizar as áreas que precisam de mais atenção. A partir daí fica mais simples traçar um plano de como organizar a clínica de fisioterapia.
O que não pode faltar em uma clínica de fisioterapia
Com certeza quem opta por investir em uma clínica de fisioterapia, já sabe tudo que é importante para um serviço de qualidade, mas em algum momento, essas ações podem ter desandado.
Então, tanto para quem já tem uma certa experiência, quanto para quem vai dar início a um novo negócio na área, é importante revisitar as informações a seguir para estabelecer meios de como organizar uma clínica de fisioterapia.
Detalhes como equipamentos de qualidade, equipe preparada e ambiente receptivo são informações básicas. Fora isso, os melhores protocolos de higiene e segurança, bons materiais de apoio e gestão financeira e métodos de pagamentos eficientes, são alguns dos pontos a se considerar.
Por fim, o principal: não podem faltar na clínica de fisioterapia, os pacientes. Para isso, é necessário um bom plano de marketing e divulgação dos serviços.
Mas lembre-se: o melhor plano pode atrair, mas só uma boa organização pode manter os pacientes na clínica de fisioterapia.
Como arrumar uma clínica de fisioterapia
Afinal, como arrumar uma clínica de fisioterapia? Gestores geralmente carregam uma grande responsabilidade que envolve todo o funcionamento da clínica de fisioterapia. Depois de avaliar a situação atual e entender o que é necessário para um desempenho adequado, hora de saber como agir em cada ponto de melhoria do estabelecimento.
Para reorganizar o espaço físico
Um ambiente bem organizado começa com a disposição adequada dos espaços. Para a recepção é importante estabelecer um ambiente acolhedor e funcional, livre de papéis e objetos desnecessários. Utilize cadeiras confortáveis e mantenha a sala de espera limpa e bem iluminada.
As salas de atendimento, que costumam ter diversos equipamentos, necessitam de armários e prateleiras para dispor os objetos. Considere identificar numericamente e registrar cada um deles como forma de catalogar os equipamentos.
De modo geral, conte com organizadores e etiquetas de identificação e identifique itens quebrados ou obsoletos para descarte.
Para organizar o faturamento da clínica de fisioterapia
Para organizar o faturamento da clínica de fisioterapia, o primeiro ponto é ter um cadastro atualizado dos pacientes com informações de pagamentos. Um sistema para clínicas de fisioterapia vai ajudar a ter um controle dos pagamentos realizados pelos pacientes e convênios.
Através dele também é possível monitorar os atrasos e inadimplências, mantendo o faturamento organizado e possibilitando envio de lembretes de pagamento e negociação, quando necessário.
As notas fiscais e boletos emitidos armazenados de forma física já não fazem mais sentido para clínicas modernas e atualizadas. Armazenar de forma digital mantém a organização e simplifica o acesso.
Assim como registrar os recebidos, manter os dados das despesas também é fundamental. Registre todos os gastos e classifique as despesas por categoria (fixas, variáveis, administrativas, operacionais, etc.), você vai notar que conhecer cada movimentação financeira da clínica é o principal ponto para manter a organização no fluxo de caixa.
Para melhorar a gestão de agendamento
Se o problema for longas filas de espera ou confusão com sobreposições de horários, é preciso, antes de mais nada, se certificar de que a equipe recebeu as orientações adequadas sobre organização de agenda.
É possível também contar com um sistema de gestão para clínicas de fisioterapia, para que todo o processo de agendamento possa ser feito online com ajuste em tempo real dos horários disponíveis e preenchidos. Um sistema também consegue enviar lembretes de consultas para evitar que os pacientes faltem ou atrasem as sessões de fisioterapia.
Para organizar a documentação
É bem óbvio que quanto mais uma clínica utiliza papeis para armazenar informações importantes, mas difícil fica a organização. A digitalização dos documentos é uma prática essencial para melhorar a organização e a segurança da informação.
Hoje em dia, sistemas de gestão conseguem centralizar todas as informações no perfil de um paciente. São desde informações de pagamentos, até histórico clínico e declaração de consentimento a alguns cliques para o acesso de pessoas autorizadas.
Para otimizar a comunicação interna
Como organizar uma clínica de fisioterapia, sem que a base do bom funcionamento esteja alinhada? A equipe precisa estar sempre informada e capaz de colaborar de forma eficaz.
Centralizar as informações, como mencionamos, já é um grande passo para que todos estejam na mesma página. Além disso, estabelecer canais claros de comunicação, como chats internos, reuniões e quadro e avisos, também é necessário.
Conte com a tecnologia para organizar a clínica de fisioterapia
Apesar de diferentes setores e categorias para organizar, apenas um software médico é capaz de sanar a maioria dos problemas. Um sistema para fisioterapeutas como o Clínica nas Nuvens, apoia na gestão desde o agendamento até o controle financeiro, centralizando informações e funcionando simultaneamente.
São diversas funcionalidades desenvolvidas especificamente para a área de saúde, pensando na melhor forma de manter estes ambientes eficientes e organizados. Conheça mais sobre os recursos através de uma demonstração gratuita.
