Os relatos citando atendimento de baixa qualidade em clínicas e consultórios têm aumentado substancialmente. Não é incomum encontrar pacientes descontentes por algum motivo e, sem sombra de dúvidas, um desses motivos é agenda médica.
Atrasos nos horários de atendimento resultam em recepções lotadas de pacientes “impacientes”, e os desencontros de informações entre a equipe geram muitas dores de cabeça para os médicos e os outros profissionais.
A partir do momento em que são identificados os erros, é possível corrigir para manter a satisfação de seus pacientes. Confira agora algumas dicas que preparamos para garantir a excelência na gestão da agenda médica!
Planejamento da agenda médica
Em nenhuma empresa séria, o planejamento é tratado com desdém. Pelo contrário, é o primeiro passo a ser dado para a construção de um ambiente de sucesso. Planejar cada etapa faz com que os objetivos estimados tenham muito mais chance de serem efetivados.
Por isso, antes de tudo, o primeiro aspecto que deve ser considerado para uma boa agenda médica é o seu planejamento. Para que sejam organizados os horários, é preciso saber quantas consultas disponibilizar, quais profissionais estarão disponíveis e qual o tempo de duração estimado.
Sendo assim, é fundamental para o gestor considerar as particularidades do seu corpo clínico, baseando-se nos dias em que cada profissional atua, bem como em quais são os procedimentos realizados. Com esse conhecimento prévio, o planejamento é o primeiro passo a ser dado.
Flexibilidade nos horários
Independentemente da área, contar com processos engessados dificulta a construção de um bom relacionamento com clientes e, nesse caso, com os pacientes. A correria do dia a dia requer um feeling apurado de secretárias e médicos para entender que, algumas vezes, pacientes atrasam ou desmarcam de última hora.
Da mesma forma que imprevistos podem acontecer com os pacientes, também podem acontecer com a clínica. Por vezes, determinada consulta dura um tempo maior que o estimado ou o profissional pode ser solicitado para atender alguma urgência.
Embora haja todo um cuidado para planejar sem margem de erros, para fugir de eventualidades, o ideal é que a agenda médica do dia seja composta por intervalos. Assim, com mais flexibilidade nos horários, nenhuma das partes envolvidas sairá prejudicada.
Agenda tem tudo a ver com atendimento
A recorrência em problemas de atendimento pode denunciar uma situação maior. Imagine um cenário em que um colaborador fica sobrecarregado em detrimento de outro. Isso causaria atrasos, certo? E caso faltem materiais para realizar procedimentos? Seria imensurável o impacto disso.
Todos os exemplos dados retratam o que a falta de gestão pode causar. Nesses casos, os fatores externos têm menor proporção, e a solução está em reorganizar a casa, buscando ajuda em ferramentas, como softwares e sistemas. Essas soluções são investimentos que irão impactar positivamente a credibilidade diante dos pacientes.
Tecnologia no dia a dia
Diante do que já foi apresentado, a tecnologia é uma grande aliada para o gestor e sua equipe. Contar com o auxílio de um sistema de gestão como o Clínica nas Nuvens, é uma maneira de tornar a agenda médica muito mais simples de ser trabalhada, facilitando processos para clientes e funcionários.
Sob o ponto de vista dos clientes, por exemplo, é possível realizar os agendamentos de forma online, sem a necessidade de ligações demoradas até encontrar um horário que seja mais adequado à sua rotina.
Já pelo âmbito da clínica, a equipe da recepção pode destinar sua atenção para solucionar processos que requerem, de fato, foco dos profissionais.
Ainda sob a perspectiva da tecnologia, disponibilizar o pagamento dos serviços por meio do site da clínica é uma excelente opção para o empreendimento, facilitando para o cliente e assegurando o retorno financeiro.
Faça os investimentos certos
Você já mensurou, na ponta do lápis, os valores que perdeu por não contar com uma agenda médica online? Esse tipo de situação ocorre em decorrência do mau planejamento e da falta de flexibilidade, impedindo o encaixe de horários e mantendo “buracos” na rotina diária. Anular esses problemas significa aumentar o faturamento da clínica.
A maneira ideal de contornar essas situações é mantendo sempre uma lista de espera. Tal lista pode ser obtida de maneira automatizada ou por meio da própria equipe, que estará atenta a essas solicitações e terá, em mãos, uma listagem com os nomes dos primeiros interessados.
Dessa forma, caso alguém desmarque ou não apareça, você conseguirá, em tempo, entrar em contato com outro paciente para preencher a vaga.
Treinamento da equipe
Por fim, de que adiantariam uma tecnologia de ponta e um planejamento eficiente se a equipe não estiver apta para colocá-los em prática?
Sendo assim, é fundamental para a clínica investir no treinamento periódico de todos os seus colaboradores. O primeiro atributo que deve ser contemplado é o domínio das funcionalidades que o software oferece, disponibilizando os horários e avaliando as marcações.
Além disso, é importante também que o time conheça os processos não automatizados, como a realização de encaixes urgentes, lidando com possíveis eventualidades do dia a dia. Tudo isso deve ser feito de forma humanizada e valorizando os seus pacientes.
Evitar erros na agenda médica vai muito além de garantir apenas a organização diária. Com um bom planejamento, a tecnologia como aliada e a excelência ao colocá-la em prática, será possível perceber a melhora no fluxo de pacientes e, consequentemente, no faturamento da clínica. Ressaltamos, ainda, que toda a equipe deve se mobilizar para garantir a satisfação dos pacientes. Além de aumentar a produtividade, isso ainda auxilia na fidelização daqueles que buscam pelos seus serviços.
Agora que você conhece as dicas que podem auxiliar no melhor desempenho da agenda médica, que tal conferir os benefícios do agendamento online?
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