Elaborar um bom orçamento médico é um dos primeiros passos para conquistar novas marcações na agenda. No entanto, muitos pacientes em potencial não respondem a essa “proposta”, o que dificulta o controle e a organização da clínica.
Para lidar com essa questão, vale buscar meios de estimular o retorno dos pacientes. Ao mesmo tempo, é preciso tomar cuidado para que a abordagem não cruze certos limites.
Não quer ter dúvidas sobre como agir? Então, veja como cobrar para que pacientes respondam após o envio do orçamento médico!
Reconheça a importância do follow-up
O acompanhamento após uma determinada ação é essencial para um bom relacionamento com os pacientes. Ele é comum após uma consulta ou procedimento, mas também deve ser feito depois do envio do orçamento médico.
É esse processo que faz com que a pessoa se lembre da necessidade de responder. Afinal, muitas vezes alguém não dá retorno por esquecer ou julgar que não é importante. O acompanhamento é fundamental, mas tem que ser realizado da forma correta para gerar resultados.
Saiba elaborar um e-mail de follow-up
Após entender a relevância desse procedimento, o ideal é fazê-lo por e-mail. O contato permite que cada paciente responda quando for conveniente, ao mesmo tempo em que a clínica tem controle sobre os envios.
A mensagem deve ser elaborada do jeito certo para ser efetiva. O primeiro passo é apostar na personalização. Refira-se ao paciente diretamente, bem como ao orçamento médico que foi enviado. Isso aproxima a comunicação e faz com que a pessoa se sinta mais disposta para retornar.
Também é essencial se identificar e explicar o motivo do contato, ou seja, o retorno do paciente. Ao mesmo tempo, não seja muito agressivo ou direto. Se o indivíduo se sentir pressionado, talvez o relacionamento seja comprometido. Então, o melhor é ter uma abordagem consultiva.
Veja um template de e-mail para a tarefa e saiba como elaborar o seu!
Olá, [NOME DO PACIENTE].
Aqui é o/a [NOME DO COLABORADOR], da clínica [NOME DA CLÍNICA].
Você recebeu nosso orçamento para [PROCEDIMENTO OU CONSULTA]? Caso já o tenha verificado, gostaria de saber se ficou com alguma dúvida.
Estou à disposição para ouvir suas questões e para auxiliá-lo a fazer a marcação de forma conveniente. Peço a gentileza de responder a esse e-mail para que eu possa ajudá-lo, certo?
Um abraço.
Saiba quando enviar a mensagem
Também é crucial entender qual é o momento ideal para fazer esse envio. A intenção é não perturbar o futuro paciente, pois isso pode criar um sentimento desagradável. Ainda é essencial que ele não se sinta excessivamente cobrado.
Após o envio do orçamento médico, convém esperar um pouco, o que varia de três dias a uma semana. Faça testes e avalie o que faz mais sentido para a sua clínica.
Quanto ao horário, o ideal é fazê-lo em período comercial, como no final da manhã ou no meio da tarde. A intenção é que o indivíduo tenha a chance de responder e já fazer a marcação, se for o caso.
Evite alguns erros comuns
Para não desperdiçar o envio de orçamento para um paciente em potencial, convém tomar cuidado com algumas falhas frequentes. O ideal, como dito, é não parecer agressivo e nem usar um tom de cobrança. A pessoa deve se sentir acolhida, em vez de pressionada.
Também é importante não soar “desesperado”. Além de denotar pouco profissionalismo, é algo que pode levar à barganha. Embora faça sentido para alguns negócios, não é caso de clínicas, que possuem preços tabelados.
Outro ponto é a frequência do follow-up. Se não obtiver resposta após o primeiro e-mail de acompanhamento, envie apenas mais uma mensagem. Diante da falta de sinais da outra parte, não sobrecarregue o indivíduo com novos contatos.
Não menos importante, é essencial estar disponível. Não adianta abrir a comunicação e não esclarecer dúvidas ou oferecer ajuda a tempo. Portanto, é preciso dar continuidade à etapa.
A realização de follow-up após envio do orçamento médico é fundamental para a clínica se planejar melhor. Com as dicas apresentadas, é possível cobrar um retorno dos pacientes da maneira adequada e ainda fortalecer o relacionamento com essa pessoa.
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