Só quem gerencia uma clínica ou um centro de atendimento interdisciplinar sabe o quanto é desafiador. Com diferentes profissionais, agendas cheias e dezenas de atendimentos por mês, organizar informações, controlar evoluções e fazer o comissionamento com precisão se torna um processo complexo e muitas vezes demorado.
Esse era a rotina no Centro de Atenção ao Desenvolvimento Infantil (CADIN), que prosperou sendo referência em intervenções terapêuticas baseadas em evidências científicas e centradas na família.
O espaço reúne uma equipe interdisciplinar formada por fonoaudiólogos, fisioterapeutas, psicólogos, terapeutas ocupacionais e outros profissionais que apoiam o desenvolvimento de crianças e suas famílias.
Fundado por Verena Ballalai, terapeuta ocupacional, e Carmen Villa Flor, fisioterapeuta, o CADIN nasceu em uma pequena sala comercial e, em menos de três anos, expandiu para uma estrutura acolhedora e completa, acompanhando o crescimento da demanda e a maturidade da gestão.
Mas a expansão trouxe um problema comum para o espaço interdisciplinar: o processo de comissionamento consumia tempo demais e gerava erros frequentes.
Processos manuais, retrabalho e noites em claro
No início, tudo era feito sem um sistema de gestão. Alan Coelho, responsável pelo Contas a Pagar e Receber, relembra esse período:
“O centro interdisciplinar surgiu, a partir do sonho e força de vontade das duas socias que idealizaram esse projeto, mas que num primeiro momento começou sem o know how administrativo. Nesse período a gente utilizava muitas guias e todo o processo era feito de forma manual: frequência, faturamento inclusive os comissionamentos.”
E era exatamente assim: anotações no papel, cálculos na mão e dependência total das informações dos atendimentos. Com a chegada de Alan e sua esposa, o Excel passou a entrar em cena, mas não resolveu a raiz do problema:
“Eu passei a utilizar o Excel e a digitalizar minimamente os cálculos. Mas ainda assim a gente dependia muito de as terapeutas anotarem quantos atendimentos cada uma fez ao longo do mês.”
O processo era tão trabalhoso que Alan chegava a virar noites fazendo contas:
“Eu gastava em torno de 3 dias para fazer os cálculos manuais ainda com risco de erros. Então, por opção minha, passava madrugada adentro fazendo os cálculos”
Uma realidade conhecida por clínicas que atendem múltiplas especialidades e lidam com grande volume de profissionais.
A adoção do Clínica nas Nuvens e a construção de uma nova cultura administrativa
Com o crescimento da equipe, que hoje conta com 35 profissionais da saúde e 5 do administrativo, ficou claro que o Centro de Atenção ao Desenvolvimento Infantil precisava de gestão mais sólida.
A entrada do marido de uma das sócias no time acelerou a mudança:
“Aos poucos o centro ganhou robustez e se tornou mais maduro. Foi quando, o Alexandre, marido de uma das sócias passou a fazer a gestão e fez algumas mudanças. Entre elas, mostrar a importância de ter um sistema dentro da clínica para otimizar os processos, organizar e centralizar todas as informações.” conta Alan
Após testar outras soluções do mercado, a opção foi o Clínica nas Nuvens.
“Tivemos encontros com mais dois sistemas, mas o Clínica nas Nuvens era o que abraçava mais nossas necessidades e tinha o melhor custo-benefício.”
O impacto: de 3 dias para 3 horas para fechar o comissionamento
Após organizar o uso interno e a boa adesão dos colaboradores, o resultado foi imediato e impressionante.
“Com o Clínica nas Nuvens o tempo caiu para duas/três horas é muito rápido. E o faturamento de comissões, para mim, é a coisa mais perfeita que existe dentro do sistema.”
Hoje, todo o processo é automático, confiável e centralizado, um salto gigantesco para uma gestão que antes dependia de anotações manuais, contagens de dias e cálculos repetitivos.
Por que o CADIN recomenda o Clínica nas Nuvens
“Indicaria o Clínica nas Nuvens porque utilizar o sistema é ganho de produtividade, otimização do tempo, melhoria no trabalho e confiança. Você tem relatórios confiáveis, o sistema é confiável com módulos que agregam bastante.” completa Alan
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O Clínica nas Nuvens ajuda clínicas multiespecialidades e interdisciplinares a organizarem seus processos, reduzirem erros e ganharem tempo todos os meses, assim como aconteceu com o CADIN.
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