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Gestão em saúde: guia completo para ter sucesso na clínica!

Gestão em saúde: guia completo para ter sucesso na clínica!

Ter uma clínica de sucesso ou qualquer estabelecimento do tipo demanda alguns cuidados. É preciso garantir que todas as necessidades desse setor sejam atendidas, já que a atenção às pessoas é o aspecto mais relevante. Para obter a melhor performance, é possível recorrer à gestão de saúde.

Aplicável em vários casos, ela leva a uma atuação satisfatória e diferenciada, de modo que o negócio tenha bom desempenho. Porém, para chegar lá, é preciso desviar de alguns obstáculos.

Para que não restem dúvidas, veja este guia completo com todas as boas práticas de gestão em saúde.

1. O que é a gestão em saúde?

Diferentemente do que acontece com uma clínica de profissional autônomo, um estabelecimento de saúde de porte médio ou grande tem demandas extras. É preciso lidar com um número maior de profissionais de atendimento e com uma equipe contratada maior. Também é necessário cumprir com mais obrigações, tanto do ponto de vista financeiro quanto em relação aos pacientes. Por isso, é preciso ter um cuidado especial.

É exatamente nesse contexto em que surge o conceito de gestão em saúde. Ela consiste em realizar a administração dos recursos em instituições do setor, de modo a garantir os melhores resultados para o empreendimento, para os profissionais e para os pacientes.

Isso acontece, por exemplo, por meio do gerenciamento de pessoas, do planejamento de ações e do uso de tecnologia na estratégia. Inclusive, recorrer a softwares de gestão é cada vez mais comum, já que é uma forma de driblar diversos obstáculos.

De qualquer maneira, a gestão em saúde precisa de capacitação e planejamento, de modo a atender às necessidades de cada estabelecimento. Feita corretamente, é capaz de gerar resultados muito positivos.

2. Por que a gestão em saúde é importante?

A execução dessa atividade tem alguns motivos essenciais. Ela causa impactos diversos e que são sentidos por todas as pessoas ligadas a uma instituição voltada para o cuidado com a saúde.

Para que não restem dúvidas, confira o que torna essa alternativa tão relevante e entenda quais são os pontos que merecem atenção.

2.1. Favorece o controle financeiro

Com uma boa gestão em saúde, dá para ficar de olho nas finanças de forma muito estruturada e adequada. Mais que apenas fazer a cobrança dos pacientes, existe uma estratégia robusta para que todos os valores sejam considerados. Isso garante maior segurança financeira e permite que o empreendimento cumpra seus compromissos.

Principalmente, essa atuação é indispensável para buscar a redução dos custos e gastos desnecessários e para obter a maior lucratividade. Desse modo, há maior equilíbrio entre as finanças e a garantia de uma atividade saudável.

2.2. Garante máxima eficiência operacional

Com uma gestão de qualidade, evitam-se desperdícios de materiais, de tempo, de dinheiro e de oportunidades. Além disso, é possível maximizar os pontos positivos do estabelecimento de saúde e garantir a melhor atuação para os pacientes e para a continuidade do negócio.

É, portanto, um caminho para ter uma eficiência operacional maior, além de um profissionalismo reforçado. Como consequência, dá para obter resultados satisfatórios com o estabelecimento.

3. Quais as atribuições de um gestor em saúde?

O gestor de saúde deve ter visibilidade ampla sobre tudo o que acontece na clínica ou instituição. Ele precisa conhecer todos os profissionais, bem como seus desempenhos, os números e quais são os maiores desafios do empreendimento.

Mais que conhecer cada setor ou processo, deve compreender como esses aspectos se relacionam e quais resultados são capazes de oferecer. Na sequência, veja quais são as principais atribuições da área e entenda quais são os pontos de destaque.

3.1. Planejamento estratégico da instituição

A gestão em saúde não pode acontecer de maneira estritamente reativa. É indispensável que ela se antecipe aos problemas e trabalhe para maximizar as oportunidades e o desempenho do negócio. Então, o planejamento estratégico é um dos pontos de partida.

O gestor fica responsável por definir tudo o que é esperado da atuação do negócio, bem como quais pontos demandam maior atenção. Com a criação de um orçamento e a definição de metas específicas, é possível estruturar como deve ocorrer a abordagem em determinado período.

3.2. Acompanhamento dos principais setores e indicadores

O gerenciamento também mantém o foco em acompanhar todas as tarefas executadas no cotidiano. É o caso de verificar o total de atendimentos, como eles aconteceram ou quais são as características dos pacientes.

Mesmo quando decide terceirizar serviços, a gestão em saúde precisa garantir que tudo será cumprido conforme o esperado. A limpeza, por exemplo, tem que ocorrer de modo específico para que todas as questões sanitárias sejam respeitadas. Então, esses são pontos que sempre são levados em consideração.

3.3. Gerenciamento do estoque e dos ambientes

Outro ponto importante consiste no cuidado com o estoque. Isso demanda atenção com o armazenamento e com a organização, bem como com o inventário e com as compras. Desse modo, o gestor é o principal responsável por garantir que todos os profissionais tenham os insumos necessários.

Demais espaços da clínica também são considerados. Os consultórios e a sala de espera, por exemplo, precisam reunir as características para um bom atendimento. Inclusive, até a preocupação com decoração de clínicas passa pela gestão em saúde, já que tem a ver com o funcionamento.

3.4. Tomada de decisão embasada

Especialmente, o gestor dessa área é responsável por tomar decisões adequadas e que se baseiam em informações e dados concretos. Principalmente, eles devem ser capazes de contornar os principais desafios, sem desconsiderar os objetivos e as exigências de cada estabelecimento.

Com essa atribuição, é possível notar que esse é um dos elementos mais importantes para o sucesso do empreendimento. Então, é essencial que seja executado corretamente.

4. Quais os principais desafios da gestão em saúde e como superá-los?

Ao fazer esse gerenciamento, é preciso lidar com diversos temas que influenciam o funcionamento do estabelecimento de saúde. Tudo deve funcionar de maneira integrada para atender às exigências do cotidiano do trabalho. Isso traz diversos desafios, que precisam ser contornados para que seja possível chegar ao sucesso.

A seguir, descubra quais são os principais obstáculos da gestão em saúde e o que fazer para superá-los.

4.1 Controle de agenda

Um dois maiores problemas, especialmente nas clínicas com mais profissionais, é o controle de agenda. É preciso lidar com os horários disponíveis e maximizar o aproveitamento, pois isso é positivo para o empreendimento, para os pacientes e para os profissionais.

É essencial, por exemplo, ter atenção com a disponibilidade de horário dos diversos profissionais. Muitos médicos atendem em mais de uma clínica, bem como em hospitais e instituições variadas. Isso gera uma escala diferenciada, que precisa do cuidado adequado para garantir bons resultados.

O gerenciamento depende, principalmente, da centralização de informações. É crucial conhecer todos os horários dos profissionais, para entender quais são os períodos que podem ser aproveitados.

4.1.1. Otimização do tempo

Também é indispensável localizar furos da agenda, em busca de otimização. Se o médico fica parado na clínica entre uma consulta e outra, há um subaproveitamento da sua capacidade de atendimento. Com um bom software, há como contornar essa dificuldade.

4.1.2. Tempo médio de atendimento

Em um contexto de otimização avançada da agenda, ainda é possível conferir os tempos médios de atendimento para fazer a melhor marcação. Isso é essencial para evitar o estouro dos horários disponíveis, o que pode comprometer a qualidade e a satisfação dos pacientes.

A tecnologia ajuda nessa etapa de gestão em saúde porque simplifica a avaliação dos horários e permite ter muita visibilidade. Com isso, o planejamento é favorecido e o gerenciamento garanta um ótimo reforço.

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4.2 Controle financeiro

Outro problema comum nessa questão tem a ver com as finanças. O cuidado com os valores é essencial para que o negócio consiga cumprir os seus compromissos, além de ser capaz de gerar lucro e bons resultados.

Um dos aspectos relevantes quanto a essa questão é o fluxo de caixa. É fundamental estruturar as contas a pagar e a receber, de modo a manter o dinheiro em necessário para fazer os pagamentos necessários. Com essa ferramenta, também é possível identificar se é preciso buscar mais pacientes, de modo a fechar as contas.

Ainda é essencial ficar de olho em relatórios, demonstrativos e outros recursos financeiros. A Demonstração do Resultado do Exercício, por exemplo, permite identificar se houve lucro ou prejuízo, qual é a estrutura de pagamento de impostos e onde estão os principais gargalos.

4.2.1. Comissionamento de serviços prestados

Em clínicas, é crucial notar que um médico não é um funcionário e, sim, um prestador de serviços. Em vez de receber salário, ganha de acordo com a produtividade, como atendimentos, exames e procedimentos. O problema é que isso pode causar dificuldades, especialmente quando as comissões variam com a ação — como 50% para atendimentos e 30% para um ultrassom.

É indispensável contar com uma estrutura que faça os lançamentos e acompanhamentos dentro do esperado, para saber o que foi atendido e o que há a receber. Novamente, a tecnologia tem um papel crucial. Com um bom software, é possível acompanhar todos esses valores e garantir que eles tenham o destino certo.

4.2.2. Repasse de valores

Inclusive, o repasse pode incluir uma tecnologia específica: o split de pagamento. Ele atua na hora em que a nota é emitida e o cliente paga. Nesse momento, o valor já é dividido entre as partes da forma adequada, o que traz eficiência e evita problemas como a bitributação.

4.3 Organização de dados

Não basta garantir que a clínica faça o atendimento necessário. É preciso entender como isso acontece, quais são os pontos cruciais e o que gera maior dificuldade. Para tanto, é importante coletar, analisar, organizar e armazenar os dados corretamente.

Pense em uma avaliação de no show, ou seja, de pessoas que faltam a consultas marcadas. Nesse caso, existe um grande prejuízo para os profissionais, para agenda e até para outros pacientes. Então, conhecer essa taxa faz a diferença para chegar a resultados melhores.

A análise quanto ao número de agendas, tempo médio de atendimento ou valores obtidos vai alimentar tanto a organização de horários, quanto a proposta financeira. Então, isso não pode ser desconsiderado.

4.3.1. Diagnósticos e quadros frequentes

Outro aspecto relevante na gestão em saúde é realizar o levantamento de diagnósticos, doenças e procedimentos mais realizados. Uma clínica estética pode perceber uma procura maior por certo processo, como as próteses de silicone. Já uma clínica de pediatria percebe o aumento nas doenças respiratórias no inverno. Tudo isso ajuda a planejar melhor as ações.

As informações obtidas nesses relatórios servem, ainda, para o estudo e a capacitação dos médicos. Por meio da categorização na Classificação Internacional de Doenças (CID), é possível ter um controle de registros de atendimento e suas incidências. Nesse caso, a tecnologia permite automatizar todo esse contato.

4.3.2. Tipos de consultas

Ainda, há uma análise segmentada, para cada tipo de procedimento, como consulta particular, de convênio, retorno, encaixe e assim por diante. Com essas informações, dá para conhecer cada grupo, o que permite entender e se planejar melhor quanto à agenda.

4.4 Outros desafios

Além desses aspectos, há outras questões que precisam ser consideradas ao falar nos desafios da gestão em saúde. Também são temas que podem solucionadas com o auxílio de um bom software e demais recursos de tecnologia. Então, vale a pena selecionar a opção adequada para cada caso.

Em clínicas maiores, a automação se torna essencial para que seja viável coletar e analisar todos os dados. Sem isso, é impossível verificar quais são os aspectos essenciais e onde estão as chances de alcançar o desenvolvimento.

4.4.1. Relacionamento com pacientes

A relação com os pacientes não acontece apenas no momento em que eles estão no consultório. É fundamental fazer um acompanhamento e manter o contato, como forma de criar a oportunidade para novos agendamentos.

O envio de SMS ou e-mails em datas comemorativas, por exemplo, é essencial para fortalecer esse aspecto. Os lembretes também são bem-vindos, de modo a gerar aproximação e evitar a falta à consulta.

Há, ainda, a questão do acompanhamento de saúde. Verificar o período de retorno, como em clínicas odontológicas, ajuda a contatar as pessoas no momento certo. Com a adoção do cronograma de manutenção de cuidados, dá para manter o contato próximo e garantir bons resultados.

4.4.2. Controle de estoque

Uma boa gestão em saúde inclui, ainda, o cuidado em relação ao estoque. É possível fazer com que ele atinja o nível mínimo, de modo a atender a certas exigências para evitar os desperdícios.

Também é viável verificar a saída de medicamentos ou insumos para tratamentos, entender a necessidade de novas compras e até se antecipar a elas. Isso otimiza a organização, evita o desabastecimento e permite ter economia.

5. Quais os indicadores devem ser acompanhados na gestão em saúde?

Para conquistar o sucesso nesse gerenciamento, é fundamental acompanhar alguns indicadores. Eles definem o sucesso das ações e determinam onde é preciso agir com maior prioridade.

Na sequência, veja quais são as principais métricas para observar na gestão em saúde e tire as suas dúvidas.

5.1. Faturamento

O faturamento corresponde à soma de todos os ganhos com consultas, exames e procedimentos em um período, como no mês. Além do número amplo, é possível acompanhar o faturamento médio, que consiste em dividir todos os ganhos pelo total de atendimentos ou pacientes.

5.2. Número total de atendimentos

Por falar nisso, é interessante acompanhar a soma de atendimentos. Ele permite avaliar quantos foram realizados no dia, na semana ou no mês, de modo a identificar baixas. Também pode ser feito de acordo com cada profissional ou especialidade, além de revelar o total de pacientes únicos.

5.3. Índice de no show

O no show é um indicador obtido pela relação entre o total de não comparecimentos em quanto às consultas marcadas. Idealmente, deve ser nulo ou o mais baixo possível. Com o cálculo, dá para verificar a necessidade e a efetividade de certas ações.

5.4. Tempo médio de espera

O tempo médio de espera representa qual é o período em que as pessoas têm que aguardar para que sejam atendidas. Essa média precisa ser baixa para garantir melhor experiência, então vale ficar de olho.

5.5 Taxa de retorno

Já a taxa de retorno é dada pela divisão entre o número de pacientes recorrentes e o de pacientes “inéditos”. Um número alto representa fidelização, mas ele não pode ser alto o bastante ou aponta a falta de capacidade de atrair novas pessoas.

5.6. Nível de satisfação do paciente

Além de tudo, vale identificar quão satisfeitos os pacientes estão. Normalmente, isso é obtido por métodos qualitativos, como o Net Promoter Score. Ao conhecer a percepção de quem é atendido, a gestão em saúde pode atuar em pontos específicos para melhorar os resultados.

6. Quais cursos podem ajudar na gestão em saúde?

Para ser um gestor em saúde, não é preciso, necessariamente, ter uma capacitação específica. No entanto, vale a pena buscar os conhecimentos certos para superar os desafios e alcançar o sucesso desejado.

Para quem deseja se especializar na área, é possível recorrer à pós-graduação, ao mestrado ou ao doutorado. Isso significa que não é preciso cursar Administração e que um médico pode assumir essa função, com os conhecimentos necessários.

Outra oportunidade consiste nos cursos livres, sobre temas específicos. É o caso de realizar módulos sobre gestão financeira ou sobre como manter o relacionamento, por exemplo. O ideal é focar em adquirir os conhecimentos que “faltam” e que podem garantir níveis melhores.

7. Quais as dicas para ter uma boa gestão em saúde?

Um gerenciamento de qualidade inclui diversos aspectos, como a capacitação do gestor e a implementação em todo o estabelecimento. Porém, é preciso ir além e algumas dicas ajudam a conquistar boa performance.

A seguir, veja como ter a melhor gestão em saúde e entenda como ir além da definição de metas e objetivos.

7.1. Capacite todos os profissionais

Ter uma clínica com pessoas qualificadas é essencial para um gerenciamento eficaz. Vale a pena treinar toda a equipe, de modo a garantir eficiência e máximo aproveitamento dos recursos disponíveis.

Mesmo os médicos, que não são funcionários, devem seguir um código de conduta. Com essa padronização, é possível obter a excelência para quem mais importa: o paciente.

7.2. Use relatórios e análises para reconhecer o cenário

Já que o gestor precisa tomar as principais decisões sobre o assunto, é essencial que use os relatórios adequados para tanto. Ao acompanhar quem são os pacientes inadimplentes, por exemplo, dá para criar uma rotina de cobrança.

Também é um jeito de se antecipar ao pagamento das horas extras ou da comissão de vendas. A partir da coleta dos dados gerados indicadores definidos, é possível obter uma atuação estratégica e muito integrada.

7.3. Conte com a tecnologia

Para conquistar os melhores resultados, o ideal é ter o apoio da tecnologia. Com um bom sistema, quase todas as operações se tornam automatizadas ou mais simples. Dá para fazer agendamento online, organizar encaixes e enviar confirmações e lembretes.

Também é um jeito de facilitar o armazenamento de documentos, de gerar orçamento médico padronizado e de acompanhar as finanças. No final, é algo que torna tudo eficiente.

8. Quais os principais benefícios de uma gestão em saúde bem feita?

Além de toda a relevância relacionada a essa atividade, uma gestão bem feita é capaz de gerar vantagens destacáveis. Ao conhecê-las, vai ficar claro porque é tão importante estruturá-la no negócio.

A seguir, veja quais são os maiores pontos positivos dessa atuação de gerenciamento e conheça seus impactos.

8.1. Maior produtividade

Com as etapas e as ferramentas, esse é um procedimento que torna a clínica produtiva. É possível cuidar melhor dos setores, otimizar a agenda e aproveitar ao máximo as oportunidades. Ao final, é um jeito de elevar o faturamento, a lucratividade e a diferenciação.

8.2. Aumento da satisfação dos pacientes

Uma gestão em saúde bem eficiente também garante pacientes mais satisfeitos. As pessoas não precisam esperar tanto, a decoração da clínica é adequada e o atendimento é de primeira linha. Além de aumentar a fidelização, é um jeito de conseguir novas indicações e melhor posicionamento.

8.3. Ampliação da segurança no mercado

Uma boa atuação nesse sentido traz, principalmente, consistência de resultados. Tudo se torna profissional e até fácil de prever. Com pacientes satisfeitos e profissionais produtivos, os resultados são positivos e a permanência ganha um reforço importante.

A gestão em saúde ajuda a garantir o melhor retorno e máxima eficiência na clínica ou ambiente do tipo. Com essas dicas, é possível colocá-la em prática de forma estratégica e aproveitar seus benefícios.

Como a tecnologia é um aspecto essencial, entre em contato conosco e veja como o software Clínica nas Nuvens pode ajudar!

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.