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jul 30
Tudo que você precisa saber para montar uma clínica médica

Tudo que você precisa saber para montar uma clínica médica

Quem atua no setor de saúde tem a chance de empreender e montar uma clínica médica. Essa é uma oportunidade atraente por conta das vantagens relacionadas a esse mercado. Além dos benefícios gerais de ter mais liberdade e controle, há outros pontos interessantes.

Primeiramente, trata-se de um setor de grandes proporções. Com quase 210 milhões de habitantes, 30% da população (segundo informação do SPC Brasil) afirma ter plano de saúde. Então, existe um amplo campo de expansão do cuidado privado. Inclusive, 42% dos pacientes disseram usar o próprio dinheiro para custear serviços necessários. Além disso, 1 em cada 3 indivíduos afirma ter feito exames e consultas médicas particulares nos últimos 3 meses da pesquisa.

Para melhorar, as pessoas estão cada vez mais preocupadas com o bem-estar. Hoje, 80% dos brasileiros já se preocupam com alimentação saudável, por exemplo. É algo que leva à busca de outros cuidados, o que gera oportunidades para os profissionais do ramo.

Tais condições abrem espaço para a criação desses estabelecimentos, com focos variados para cada público e conjunto de pacientes. Desde que tudo seja feito de forma estruturada, são grandes as chances de o profissional ter sucesso na empreitada.

Como as escolhas têm forte impacto, é essencial entender como montar uma clínica médica. Veja o que merece atenção e saiba executar esse processo do jeito certo!

1. Quatro primeiros passos para montar uma clínica médica

Para ter êxito ao empreender, é indispensável elaborar um planejamento completo. A decisão tem que ser bem fundamentada e considerar todas as necessidades de um estabelecimento que cuida da saúde das pessoas.

Encare do seguinte forma: o planejamento para montar uma clínica médica funciona como a “estrutura” que vai sustentar o negócio. Ao acertar nessa tarefa, as chances de ter êxito se multiplicam. Por isso, veja quais são os 4 passos iniciais nesse sentido!

1.1. Pesquisa de mercado

Fazer uma “sondagem” do mercado é a etapa inicial para entender o que é viável e o que merece atenção redobrada. A pesquisa serve para compreender quais são os fatores mais importantes. A seguir, você vai conhecer os 3 pontos de destaque.

1.1.1. Público-alvo

É indispensável entender quem é o público que deve ser alcançado. Isso inclui alguns aspectos, como características demográficas (idade, gênero, classe social e assim por diante). Também é preciso definir quais serão as especialidades oferecidas e como elas se relacionam com o grupo de interesse.

Se for uma clínica de cirurgia plástica, é comum que o principal público seja feminino, com idade de 18 a 50 anos e de classe média para cima. Se a clínica for voltada para o atendimento de questões de urologia, o público será mais abrangente, visto que a especialidade cuida do trato urinário do homem e da mulher, bem como do sistema reprodutor masculino. Ao conhecer o grupo, tudo isso pode ser mais bem decidido.

1.1.2. Concorrência

Também é importante avaliar os concorrentes. Entenda quais são as clínicas no seu futuro local de atuação e para qual público elas se dirigem. Isso permite compreender onde há “brechas” que permitem aproveitar um mercado amplo.

Imagine que determinada região tem muitos espaços de atendimento geral, mas nenhuma oftalmológica. Recorrer a essa abordagem para montar uma clínica médica é a melhor pedida.

1.1.3. Fornecedores

Além disso, é essencial conhecer a configuração quanto aos fornecedores. A intenção é verificar se há empresas que podem atender seu estabelecimento com suprimentos e materiais.

Pensar nesse aspecto desde o começo favorece a logística, traz previsibilidade e permite que você escolha o melhor local. Do contrário, podem surgir problemas para reabastecer o estoque, por exemplo.

1.2. Elaboração de um plano de negócio

O plano de negócio funciona como um “mapa” para a criação da clínica. Ele é um documento que registra todas as informações relevantes sobre um estabelecimento e especifica como será a atuação de mercado. Como parte do planejamento, sua elaboração é essencial para uma clínica médica. Por isso, descubra o que ele deve conter.

1.2.1. Descrição dos serviços e diferenciais

Comece pela descrição de quais serão os serviços oferecidos. Aponte todas as especialidades que estarão disponíveis e quais procedimentos serão feitos por cada um. Além das consultas, defina se ocorrerão exames e/ou cirurgias para certos casos.

Estabeleça, ainda, os diferenciais do empreendimento. É crucial determinar como a clínica se compara em relação aos concorrentes e o que a torna uma opção mais interessante. Isso ajuda a orientar a gestão de clínicas.

1.2.2. Plano estrutural e operacional

Já a questão estrutural e operacional procura mostrar a “forma” do estabelecimento e como ele atua. A intenção é apontar, por exemplo, quantos e quais serão os profissionais contratados, como será a marcação de consultas, o atendimento, o preço e assim por diante.

Outra definição importante é a feita em relação aos equipamentos e insumos necessários para executar as atividades. Tudo deve ser decidido para estruturar o empreendimento.

1.2.3. Plano de marketing

Além de tudo, é essencial saber atrair pacientes. Então, vale a pena estabelecer o que tem que ser feito do ponto de vista do marketing. Entre as definições, estão a de público-alvo, linguagem e até mídias.

Vale especificar qual é a porcentagem do orçamento que será direcionada para essa área do negócio e quais são os principais resultados esperados.

1.3. Registro e legalização da clínica

O plano de negócios ainda tem que levantar as necessidades quanto à legalização da clínica. Mas como esses são aspectos tão relevantes, merecem uma análise específica. Para não ter dúvidas, veja como funciona o registro do estabelecimento para que ele atue de maneira legalizada.

1.3.1. A importância de uma assessoria contábil

O primeiro passo consiste em abrir a empresa, legalmente falando. É preciso fazer o requerimento na Junta Comercial, obter o CNPJ na Receita Federal e realizar o cadastro em outros órgãos.

Para emitir notas fiscais, por exemplo, é obrigatório se credenciar na prefeitura e na Secretaria Estadual de Fazenda. Feito isso, será necessário escolher (e cumprir) o regime de tributação de clínicas.

Para ter sucesso na tarefa, o ideal é contar com o auxílio de uma assessoria contábil. Com profissionais especializados, a empresa torna o processo menos complexo e evita erros.

1.3.2. As outras etapas de registro

Além de se preocupar com a abertura de maneira legal, é preciso encarar outras etapas para que tudo funcione corretamente. O Alvará Sanitário é emitido pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) e é obrigatório. Para obtê-lo, é recomendado seguir a Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) nº 63 e a Resolução RDC nº 50, que estabelecem as boas práticas para instituições de saúde.

Também é necessário verificar a legislação local e fazer a petição, com todos os documentos e informações solicitadas.

Ainda é preciso ter o Alvará do Corpo de Bombeiros e da Prefeitura. O primeiro considera as condições de segurança e uso, e o segundo determina se a atividade pode ser exercida no lugar escolhido.

Para completar, a Resolução do Conselho Federal de Medicina nº 1931/09 traz o Código de Ética Médica, enquanto a Resolução CFM nº 2145/16 aborda o Código de Processo Ético-Profissional. As regras devem ser seguidas de maneira estrita, bem como outras leis.

1.3.3. O credenciamento para planos de saúde

Depois de aberta, vale considerar a credenciação junto às operadoras privadas de saúde. A etapa não é obrigatória, mas tem um processo específico e que deve ser seguido por quem deseja aproveitar a possibilidade.

As etapas dependem de cada operadora, mas, normalmente, exigem a comprovação de legalização, os documentos dos profissionais médicos e seus currículos. Com o requerimento feito, é viável atender a pacientes conveniados.

1.4. Investimento e capital de giro

Para montar uma clínica médica, também é preciso se preocupar com os investimentos necessários para ter sucesso. Os valores têm que ser avaliados com cuidado, de modo a evitar imprevistos e problemas no futuro. Na sequência, veja o que deve ser considerado.

1.4.1. Conheça todos os custos iniciais

Os investimentos para clínicas são especialmente grandes no início das atividades. Afinal, é preciso montar a estrutura com todo o aparato para o empreendimento.

Para entender o valor inicial necessário, vale considerar questões como:

●    custos com a regularização;

●    aluguel ou aquisição do ponto comercial;

●    reformas para adaptações sanitárias e de conforto;

●    compra ou locação de equipamentos médicos;

●    compra ou locação de mobiliário e equipamentos eletrônicos;

●    compra de materiais para estoque;

●    contratação de funcionários e

●    custo de divulgação inicial.

1.4.2. Considere o capital de giro

Também é essencial avaliar o capital de giro necessário para o empreendimento. Ele corresponde ao valor exigido para manter as operações por determinado período. Ao montar uma clínica médica, é preciso ter essa disponibilidade financeira até que seja possível construir uma carteira de pacientes.

O valor é dado pela subtração entre o patrimônio (valor de estoque, contas a receber e fundo de caixa) e passivos (contas a pagar). Como, no começo, não há muitas cifras a receber, vale calcular o valor em relação ao faturamento projetado. Normalmente, a indicação é ter de 25 a 30% dos ganhos mensais sempre em caixa.

1.4.3. Faça um bom planejamento financeiro

Para ter maior segurança, é recomendado montar um planejamento financeiro robusto e completo. Ele deve incluir o orçamento com todos os gastos previstos e sua distribuição entre setores, como salários dos funcionários, fornecedores e marketing.

Também é preciso ficar de olho no fluxo de caixa — inclusive, no projetado. Acompanhar as entradas e saídas, bem como contas a pagar e a receber, é essencial para verificar a situação financeira. Assim, a gestão consegue saber como anda o dia, o mês e o ano do empreendimento.

2. Como estruturar uma clínica médica

Depois de elaborar o planejamento, é o momento de pensar na estrutura do estabelecimento. É crucial contar com os recursos certos para que todas as atividades aconteçam do melhor jeito.

Ao saber quais são os aspectos para observar, a gestão consegue cuidar do que não pode ficar de fora. Para ter sucesso na tarefa de montar uma clínica médica, veja alguns pontos que exigem atenção.

2.1. Estrutura física

Naturalmente, a clínica deve apresentar um espaço físico adequado para as exigências. As consultas ocorrerão em salas particulares, enquanto cirurgias demandam o isolamento necessário para a higiene e segurança.

Também é preciso contar com outros elementos, como sala de espera condizente com o público desejado e recepção para atendimento inicial. Oferecer certo nível de conforto, como assentos em número suficiente e climatização, é um passo importante para a satisfação das pessoas.

2.2. Materiais e equipamentos

Além do espaço, é fundamental ter os elementos corretos no local. Os equipamentos básicos incluem móveis como mesas, cadeiras e mesa de atendimento. Inclusive, é necessário ter os materiais médicos adequados, como luvas, seringas, agulhas e medicamentos. No estoque, é fundamental contar com elementos descartáveis e que seguem as boas práticas, bem como com produtos específicos para o cuidado com a saúde.

Dependendo do caso, certos equipamentos têm que estar presentes. Uma clínica odontológica tem que apresentar uma cadeira especial e todos os instrumentos, como jato de pressão, autoclave e outros itens. Já um atendimento nutricional requer balanças, adipômetros e assim por diante.

2.3. Pessoal

Para garantir o bom funcionamento, ter o apoio do time certo faz a diferença. No caso do atendimento inicial, vale ter um profissional recepcionista (ou vários deles, dependendo da demanda). Ainda é preciso considerar o pessoal da limpeza e da segurança, bem como uma secretária para assuntos gerais.

Em relação ao atendimento direto, os sócios podem dar expediente ao montar uma clínica médica. Se não for o caso, será necessário contratar médicos especialistas nas áreas oferecidas.

3. Importância da automação e tecnologia

Em um ambiente cada vez mais digital, montar uma clínica médica deve incluir, necessariamente, o apoio da tecnologia. Por meio das soluções certas, é possível automatizar diversos setores e tarefas, o que faz a diferença para o fortalecimento e para a competitividade do negócio.

Entre as soluções para contratar estão a internet e o serviço de Wi-Fi, além de computadores e tablets robustos. Já o software de gestão garante que várias questões burocráticas sejam encaradas de um jeito fácil. Para entender melhor, veja quais as vantagens e qual é a importância da tecnologia!

3.1. Maior organização de processos

Com um software de gestão robusto, dá para manter todos os processos em dia e com muito mais organização. Em vez de usar planilhas e deixar os dados espalhados, tudo é centralizado e obtido com visibilidade.

A automação, inclusive, inclui informações de forma direta e prática. Isso diminui as chances de erros humanos, como os causados por algum esquecimento. Desse modo, é possível ter organização dos dados e, portanto, de todas as atividades realizadas.

3.2. Foco no que realmente importa

Um ponto importante é que a automação por meio da tecnologia evita o foco em tarefas repetitivas. Com um split de pagamento, por exemplo, os valores pagos pelos clientes já são direcionados aos profissionais certos. Em vez de ter que focar nessa distribuição, a equipe pode dar atenção a pontos mais urgentes.

Com o máximo aproveitamento dos médicos, de recepcionistas e atendentes, a clínica consegue entregar uma experiência melhor para o paciente. Isso ajuda a consolidar a imagem do negócio e a garantir o retorno das pessoas.

3.3. Redução de custos operacionais

O fato é que a automação diminui o tempo necessário para executar tarefas e, como visto, também reduz os erros. Longe do retrabalho e dos atrasos, é possível conquistar máxima produtividade. Em vez de ter que contratar mais recepcionistas, por exemplo, o software já faz boa parte do trabalho pesado.

Esses impactos são essenciais porque ajudam a diminuir os custos operacionais. E se as despesas caem, a margem de lucro é ampliada. Com isso, o negócio consegue se diferenciar e até fazer investimentos melhores.

3.4. Otimização da gestão

O gerenciamento de clínicas inclui metodologias, tomadas de decisão e um acompanhamento intenso de resultados. O problema é que muitos profissionais da área da saúde não são especialistas na atividade — e acabam delegando a tarefa a recepcionistas e outras pessoas não qualificadas.

Com um bom software, é algo que pode ser revertido. A solução de tecnologia é intuitiva, fácil de usar e auxilia a conquistar um desempenho melhor. Com isso, a gestão fica simples e, principalmente, eficiente.

4. 7 Vantagens de escolher a Clínica nas Nuvens

Ao selecionar a tecnologia que vai ajudar o empreendimento, é preciso contar com a solução capaz de atender às necessidades. Então, para montar uma clínica de sucesso, vale ter o apoio do sistema do Clínica nas Nuvens.

Desenvolvido de forma a considerar os desafios e exigências desse setor, o software traz muitos benefícios para os empreendimentos. A seguir, veja quais são as principais vantagens do recurso e entenda como ele ajuda o estabelecimento!

4.1. Controle financeiro completo de contas a pagar e receber

Cuidar das finanças da nova empresa é fundamental para a segurança e para os resultados. Com o software do Clínica nas Nuvens, é possível acompanhar, automaticamente, todas as contas a pagar e a receber.

O fluxo de caixa é todo automatizado e permite verificar as movimentações em tempo real. Longe de erros e com facilidade na entrada de dados, dá para fazer as melhores análises e projeções.

4.2. Aumento do número de consultas marcadas

Outro ponto positivo é que o Clínica nas Nuvens oferece uma solução completa para agendamento. O profissional da recepção consegue fazer um controle de multiagendas e até encaixes de pacientes.

Também há a disponibilização para agendamento online. Isso traz autonomia e conveniência para as pessoas, que podem escolher as datas e os horários adequados.

4.3 Otimização do relacionamento com o paciente

A boa experiência de atendimento e de relacionamento é outro aspecto dessa solução. Graças a esse recurso, é possível ficar em contato com o paciente por e-mail, SMS e WhatsApp. Isso facilita a confirmação de agendamento e diminui o número de faltas.

Além do mais, há como armazenar todas as informações importantes. Nas próximas consultas, o profissional pode oferecer um atendimento personalizado.

4.4. Visualização sobre indicadores de desempenho

Tão importante quanto planejar as ações para o sucesso é garantir seu acompanhamento. Para visualizar os números de um jeito prático, o melhor é contar com os indicadores de desempenho.

Com o Clínica nas Nuvens, é possível verificar os resultados financeiros e de agendamentos em apenas alguns cliques. Com bons relatórios gerenciais, fica fácil tomar boas decisões e seguir rumo ao desenvolvimento.

4.5. Automação de boletos e notas fiscais

Ao montar uma clínica médica, é preciso cuidar da parte burocrática relacionada aos pagamentos. Com esse software, tal aspecto ganha a atenção necessária e as rotinas são automatizadas.

A emissão de notas fiscais e até de boletos acontece de maneira prática e eficiente. O paciente não tem que esperar, pode escolher a forma desejada de pagamento e o negócio ainda mantém a contabilidade em dia.

4.6. Controle de repasses para profissionais de saúde

É natural que uma clínica conte com diversos profissionais em várias especialidades. Quando um paciente faz um pagamento e esse valor segue para o fundo de caixa comum, podem ocorrer discrepâncias e problemas na hora de dividir. Com o Clínica nas Nuvens, não acontece.

Graças ao split de pagamento, os valores são repassados assim que são confirmados. Isso traz mais transparência, facilita o gerenciamento dos recebimentos e, principalmente, evita a bitributação.

4.7. Gestão dos documentos e imagens digitais

Para completar, o sistema oferece um ambiente seguro para armazenar documentos, prescrições, prontuário eletrônico e imagens digitais. Todo o histórico do paciente é mantido em um só lugar, com a devida proteção contra o acesso não autorizado.

Como usa a computação na nuvem, a solução permite acessar os dados a qualquer hora e de qualquer local. Com tanta flexibilidade e mobilidade, é possível tomar decisões da melhor maneira.

Montar uma clínica médica exige a preparação adequada, os investimentos certos e a estrutura necessária para o sucesso. Com essas dicas de planejamento e o apoio da tecnologia, é possível realizar a tarefa com êxito.

Se quiser explorar todo o potencial da automação, entre em contato conosco e conheça o que o sistema Clínica nas Nuvens tem a oferecer!

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.