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maio 07
4 melhores práticas de gestão de processos para clínicas

4 melhores práticas de gestão de processos para clínicas

A gestão de processos é essencial para o sucesso de uma clínica. Ela ajuda a garantir a eficiência operacional, amplia o controle sobre o ambiente e favorece a tomada de decisões. Para aproveitá-la ao máximo, é fundamental utilizar boas práticas.

Com o cuidado certo, há mais integração de equipe, as tarefas são agilizadas e o gerenciamento tem maior visibilidade. Portanto, é uma parte essencial para o fortalecimento e crescimento da clínica.

Quer saber como agir? Então, veja quais são as 4 melhores práticas de gestão de processos nesse ambiente!

1. Elabore fluxos de trabalho

Para potencializar a atuação na clínica, é muito importante definir corretamente como tudo precisa acontecer. Um dos jeitos de conseguir isso é criar fluxos de trabalho completos e para os diferentes times.

É o caso de estabelecer que uma recepcionista deve marcar consultas e confirmar a presença por e-mail ou SMS, por exemplo. Já os profissionais dos consultórios têm que incluir dados e adicionar informações relevantes. Com essa definição, cada um sabe o que fazer e nada é deixado de fora.

2. Compartilhe uma agenda de tarefas

A integração entre setores é um dos impactos de uma boa gestão de processos de clínicas. Para tanto, é importante que todos tenham visibilidade sobre o que tem que ser feito e sobre as obrigações principais de todos os demais colaboradores.

A melhor maneira de fazer isso é compartilhar uma agenda completa de tarefas. Todos devem entender quais são as ações em cada momento e, especialmente, como elas se relacionam. Se o médico perceber que a inclusão de informações sobre o paciente é essencial para o pós-venda, ele terá mais atenção à execução.

Já do ponto de vista de marcação, é importante que a agenda seja centralizada. Tanto a recepcionista, quanto a área de vendas e o profissional devem poder verificar horários e procedimentos. Desse jeito, o planejamento é reforçado.

3. Adote KPIs de processos

Os KPIs também são conhecidos como indicadores-chaves de performance. Eles representam uma maneira de ficar de olho no desempenho de cada etapa. A partir desses números, é possível tomar decisões melhores.

Diante de sua importância, os KPIs devem ser definidos de forma estratégica. Acompanhar a taxa de pacientes que faltaram em determinado período, por exemplo, ajuda a entender quais são as principais dificuldades. Já o número de novas pessoas, a taxa de retorno e o índice de satisfação permitem conhecer o nível de fidelização e de expansão.

Também há KPIs voltados para a parte financeira, como total de custos, índice de endividamento, lucratividade e outros aspectos. Dependendo da realidade e dos interesses do gerenciamento, dá para selecionar as alternativas ideais.

4. Utilize um bom software de gestão

A tecnologia é muito bem-vinda para conquistar resultados melhores. Com um software de gestão, é viável acompanhar todos os processos, conhecer seu desempenho e realizar ações efetivas em busca de melhoria.

O uso de um recurso completo permite entender cada etapa, desde a marcação de consultas até a emissão de recibos ou controle de dados. Também é possível automatizar tarefas, diminuir erros e garantir mais eficiência. Principalmente, é uma forma de centralizar informações e melhorar o desempenho geral da clínica.

Implementar as boas práticas de gestão de processos é essencial para que a clínica atinja o sucesso. Não deixe de executar essas etapas para conquistar resultados ainda melhores.

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.