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Por que você deve trocar seu sistema para consultório médico?

Por que você deve trocar seu sistema para consultório médico?

A cada ano é possível perceber mais mudanças tecnológicas que buscam propor novas e boas funcionalidades, não apenas para as pessoas, mas também para as empresas. Por isso, estar em constante atualização sobre o que está sendo lançado é uma necessidade da rotina dos empresários e, é claro, dos médicos.

Um bom sistema para clínica ou consultório médico oferece facilidades que vão desde a organização da gestão até a otimização do relacionamento com pacientes, tudo isso em decorrência das automatizações e do enfoque maior no planejamento estratégico.

Se você já utiliza algum software médico, já sabe das vantagens. Se ainda não adotou essa estratégia, o que está esperando? Neste artigo, vamos abordar diversos aspectos sobre o assunto. Continue a leitura!

O que é um sistema para clínica?

Vamos começar este texto esclarecendo sobre o que é um sistema voltado para clínica médica, clínica de odontologia e demais consultórios. Primeiramente, é preciso compreender o que representa, de fato, um software de gestão, também conhecido como ERP. A sigla em questão significa Enterprise Resource Planning, ou seja, um sistema integrado de gestão empresarial.

A partir da nomenclatura utilizada, compreende-se a primeira característica do recurso: a integração. Por meio da concentração de dados em um único ambiente e do acesso facilitado a eles, torna-se viável para gestão a tomada de decisões rápidas, aumentando o poder de resposta diante das situações vivenciadas.

Mas, afinal, por que isso é importante para o médico? Quando o profissional da saúde inicia um negócio, ele sai da sua zona de conforto, que representa a formação de origem, e passa a lidar com práticas administrativas e empreendedoras, necessitando, portanto, de recursos que viabilizem o sucesso nesse novo campo de atuação.

A implementação de um ERP é fundamental para auxiliar na execução de todas as tarefas. Diante da automação e das funcionalidades existentes, é possível executá-las realizando o mínimo de esforço e sem dificuldades. Ambos os fatores também são característicos de um software de gestão.

O sistema para gestão de clínicas também é vantajoso no aspecto da simplicidade, visto que elimina redundâncias por meio da padronização de processos e otimiza o tempo operacional, proporcionando maior praticidade para os estabelecimentos. Tudo isso influencia, ainda, na redução de erros humanos durante execução das atividades.

Por fim, uma das características fundamentais do ERP é apresentar uma interface intuitiva e responsiva, podendo ser utilizado em equipamentos mobile ou não, desde que apresente conexão com internet.

A implementação do software deve ser considerada pelos profissionais responsáveis pela gestão da clínica, visto que é um recurso fundamental e figura como aliado nos mais diversos setores da empresa. Ao contrário do que se pensa, a administração não é a única beneficiada, visto que as vantagens impactam positivamente nos usuários da clínica, ou seja, os pacientes. Veja a seguir como isso é possível.

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Quais as principais funções de um sistema para clínica e consultório?

Uma vez esclarecido o que representa um sistema para clínica, abordaremos agora as principais funcionalidades de um ERP para estabelecimentos da área da saúde.

Padronização de dados cadastrais

No passado, o cadastro dos pacientes era realizado por meio do preenchimento de uma ficha contendo seus dados, sendo esta arquivada juntamente às dos demais usuários. Além de dificultar a organização, essa prática estava sujeita a falhas, considerando que não havia rigor na padronização e ainda ficava sujeito à legibilidade da letra.

Com a implementação do software, é possível atingir o alinhamento almejado, afastando também a possibilidade da não compreensão da escrita. Os gestores podem, ainda, optar por quais dados serão solicitados durante o cadastro, fazendo essa escolha de acordo com as necessidades da clínica. Complementando, essa arrumação também não requer um espaço físico e o acesso às informações torna-se facilitado.

Agendamento online

O agendamento de um serviço muitas vezes representa o primeiro contato do paciente com o local. Por isso, é interessante para a clínica passar uma boa impressão desde já, oferecendo métodos que facilitem a marcação de uma consulta. Nesse sentido, disponibilizar o agendamento online é uma função crucial para o software.

A partir disso, o paciente pode ter acesso à agenda completa e vagas disponíveis, sem a necessidade de passar um longo tempo no telefone com a equipe da recepção a fim de encontrar o horário que mais se adeque à sua necessidade. Além disso, o agendamento online independe do funcionamento da clínica, podendo, portanto, ser feito fora do comercial.

Ademais, o fluxo de pacientes também é favorecido, visto que, caso haja algum cancelamento de consulta, o próprio sistema consegue trabalhar com a lista de espera e contatar aqueles contidos na fila.

Organização multiagenda

Ao considerar uma clínica médica, é preciso ressaltar que existem diferentes profissionais trabalhando naquele estabelecimento. Assim, é inviável manter uma única agenda em aberto, sendo necessário que o sistema trabalhe com as diferentes necessidades dos respectivos colaboradores.

Orçamentos facilitados

Ao procurar uma clínica, o usuário tem interesse em saber o valor que será pago pelos serviços solicitados. A fim de facilitar o processo e otimizar o tempo, é ideal que o sistema para clínica utilizado apresente a funcionalidade de realizar orçamentos online.

Dessa forma, o paciente tem a opção de prosseguir com o agendamento já com o preço do serviço estabelecido ou manter a informação com o intuito de comparar os custos com os demais concorrentes do mercado. O status de aprovação ou reprovação do que foi orçado deve ser acompanhado pela equipe, para identificar o que motivou o usuário a acatar ou não o preço informado.

Prontuário eletrônico

Caso haja uma tentativa de contabilizar o tempo perdido com prontuários físicos não há dúvidas de que seria obtido um longo e assustador prazo. Além do tempo gasto com a procura da ficha, há também a questão da organização desses arquivos que, com a correria do dia a dia, fica em segundo plano. Assim, manter os documentos em arquivos físicos os tornam mais susceptíveis a perdas e acidentes.

Por conseguinte, o prontuário eletrônico figura como um recurso crucial em um software de gestão. Ele permite que as informações sejam salvas digitalmente, favorecendo a integração e o acesso aos dados por diferentes equipamentos. Pensando pelo lado do médico, é um grande benefício poder acessar as informações prévias do quadro clínico, favorecendo a assistência prestada àquele indivíduo.

Já pelo lado do paciente, o prontuário eletrônico melhora a sua experiência na clínica, poupando o tempo que seria gasto com a busca por uma ficha manual e repetindo em toda consulta as informações já passadas previamente.

Anexação de imagens

Ainda pensando nas informações que podem ser adicionadas no prontuário eletrônico, é de suma importância a anexação das imagens obtidas em exames complementares. Portanto, ao realizar um raio X, uma tomografia computadorizada ou uma ressonância magnética, por exemplo, as imagens já ficam arquivadas junto ao restante do histórico do paciente. Isso afasta a possibilidade de perda dos laudos ou de não ter os exames em mãos quando o profissional julgar necessário.

Comunicação interna na empresa

Considerando os diferentes setores que compõem uma clínica, é válido considerar como é estabelecida a comunicação entre cada um deles. Para que um empreendimento se desenvolva bem, afinal, é necessário que suas áreas estejam alinhadas e cientes do que é feito em cada uma delas. Com o intuito de auxiliar nesse objetivo, é ideal que o sistema implementado apresente um recurso que viabilize tal comunicação, seja por meio de um envio de recados ou um chat interno, por exemplo.

Controle de estoque

Ao se pensar nos produtos que circulam pelo estoque de uma clínica ou consultório, é preciso considerar aqueles voltados para a área da saúde e aqueles comuns em quaisquer estabelecimentos. Assim, é importante ter bem definido o nome do material, sua quantidade em estoque, o principal fornecedor e o valor no mercado.

Dessa forma, a gestão reúne informações que permitem uma decisão apurada do momento correto de solicitar reposição considerando os fatores envolvidos, como a quantidade a ser pedida, o tempo para entrega e os custos.

Controle financeiro

Não é possível falar de giro de estoque sem mencionar o controle financeiro proporcionado pelo software. O fluxo de caixa é um dos grandes beneficiados pela integração de processos, uma vez que todas as entradas e saídas monetárias são contabilizadas sem a necessidade de acrescentar uma por uma.

Então, ao realizar uma consulta, procedimento ou venda de material, o caixa já detecta a transação e contabiliza no sistema. Do mesmo modo, se for feito um pagamento por parte da clínica, ele é abatido do valor disponível e devidamente registrado.

Geração de relatórios

Por fim, a elaboração automática de relatórios que o software realiza é fundamental para nutrir a gestão com as informações necessárias acerca do desenvolvimento periódico da clínica. Com a utilização de gráficos, tabelas e demais recursos visuais, os gestores conseguem ter uma melhor noção acerca da saúde financeira e administrativa do empreendimento.

Analisando o desempenho, é possível identificar quais medidas tomadas foram eficazes no benefício da clínica, bem como aquelas que precisam de revisão na estratégia. Os relatórios são grandes auxiliares para a equipe de planejamento, sendo, portanto, indispensáveis em um sistema para clínica.

Por que utilizar um sistema para consultório médico?

Diante das funcionalidades apresentadas, é possível listar alguns motivos que justifiquem o uso de um sistema de gestão. Confira!

Redução de erros humanos

O primeiro motivo figura como a automatização de processos e, consequentemente, a retirada das operações das mãos exclusivamente humanas. Embora a equipe seja competente para realizar as tarefas, ao utilizar um software para padronização e digitalização, isso já reduz consideravelmente os erros previamente cometidos por desatenção, por exemplo.

Foco no planejamento

Ao retirar dos colaboradores a responsabilidade de resolver todos os processos operacionais, o foco das equipes pode ser, de fato, o planejamento estratégico. Assim, o tempo otimizado com a automatização é transferido para a resolução de conflitos e a elaboração de metas e esquemas a fim de alcançá-las.

Aumento da cartela de pacientes

Outro grande motivo para implementar um ERP é o fato de que, diante de todas as facilidades proporcionadas, a experiência do paciente também é impactada positivamente. Assim, quanto mais satisfeitos ficarem, maior a possibilidade desses usuários retornarem ao local a fim de usufruírem dos serviços novamente, garantindo, então, a sua fidelização.

Estabelecimento como referência no mercado

Com os pacientes assegurados e com a gestão focada no planejamento de melhorias, a tendência da clínica é de crescer e se destacar positivamente no mercado. Assim, a implementação de um sistema garante estabilidade para o negócio e representa uma grande vantagem competitiva diante dos demais concorrentes que ainda não se atentaram para as inovações.

Execução auxiliada de tarefas

Que a gestão é uma grande beneficiada você já sabe, mas como isso é possível? Além de oferecer recursos para o planejamento estratégico, o software é um importante aliado na execução das atividades em si. Portanto, automatizar as tarefas é uma forma de executá-las de maneira mais eficiente e com maiores vantagens para as partes envolvidas.

Controle eficiente de processos

Assim como o planejamento e a execução das tarefas são auxiliados pelo ERP, o controle de processos também é. Vimos acima sobre a importante atuação do software no registro do fluxo de caixa, bem como no controle de estoque. Tudo isso é importante para aumentar a segurança da gestão seja em qual for a etapa do processo.

Manutenção da saúde financeira

Por fim, ao considerar todos os recursos associados ao âmbito econômico e aos demais setores da clínica, é possível identificar a sua importância na manutenção da saúde financeira, uma vez que aumentam o número de pacientes, colocam o empreendimento em posição de destaque e oferecem todas as informações do desempenho local. Logo, a implementação do sistema é fundamental para afastar o negócio do fracasso e da falência.

Quando começar a utilizar um sistema de gestão?

Uma vez esclarecidas as funcionalidades e os motivos pelos quais optar pela implementação de um software, o grande questionamento que fica é: quando investir, de fato, no recurso?

O ideal é a utilização do sistema a partir do momento de abertura do negócio. Sabe-se que, ao iniciar o processo de fundação de uma clínica, são considerados diversos aspectos burocráticos que viabilizam a legalização do empreendimento, como definições de parâmetros contábeis e jurídicos. Além disso, há toda uma preocupação em relação à localização do estabelecimento e ao recrutamento dos colaboradores.

Porém, embora sejam diversos os tópicos que necessitam de atenção, o sistema para gerenciar clínicas não deve ser esquecido. Dessa forma, é necessária a busca por um software que mais se adeque às necessidades futuras, sendo elas estabelecidas após a análise dos gestores em conjunto com os responsáveis por cada setor.

Isso não quer dizer, também, que seja inválida a implementação da ferramenta com o negócio já em andamento. Muito pelo contrário! Sempre que detectados os problemas, devem ser buscadas soluções. Diante dos recursos do sistema, o investimento em um ERP pode ser realizado a partir do momento em que os processos carecem de automação e em que sejam necessárias tecnologias para clínicas.

Quais os benefícios que um sistema de gestão traz para a sua clínica ou consultório?

No decorrer do texto, já foram abordados diferentes aspectos associados à implementação de sistema de gestão. Agora, é importante fazer um levantamento dos benefícios proporcionados pelo uso do ERP. Veja a seguir quais são eles!

Trabalho multiclínicas

A grande maioria dos médicos atua em duas ou mais clínicas, além de realizar plantões em diferentes locais. Conciliar todos os horários e organizar as tarefas são itens essenciais para não se perder na rotina. Atualmente os médicos — assim como grande parte da população — estão conectados na rede. Portanto, o software de gestão deve otimizar a agenda do médico, possibilitando a integração de diferentes locais por meio dos recursos online.

Compatibilidade com dispositivos móveis

Para otimização do tempo por meio de smartphones ou tablets, o software de gestão médica utilizado na clínica ou consultório precisa atualizar e manter informações sobre o atendimento, a agenda e o financeiro, independentemente de onde estiver e do horário que necessitar.

A máxima de que “tempo é dinheiro” se mostra muito verdadeira nesse sentido, visto que o período otimizado pela conectividade permite a tomada de decisões rápidas, além de aumentar a produtividade do local.

Acessibilidade e segurança da informação

Como dito anteriormente, o acesso às informações é facilitado pela conectividade do mundo moderno. Todavia, vale ressaltar a necessidade de limitar as permissões de acesso de acordo com o usuário logado no sistema.

Isso garante que os responsáveis por cada setor tenham apenas informações pertinentes às respectivas áreas de atuação. Dessa forma, os dados ficam protegidos e o sistema não peca no âmbito da segurança.

Outra forma de fortalecer o quesito é optar por backups periódicos em nuvem. Por conseguinte, caso haja a perda de dados, eles podem ser recuperados por meio desse recurso, minimizando os efeitos negativos da eventualidade.

Interação com pacientes

Um atendimento humanizado, que preze pelo foco no paciente e nas suas necessidades, é tendência no mercado em geral, principalmente para a área médica. Por isso, estreitar laços com o usuário — não somente durante a consulta, mas também em datas comemorativas ou antes e depois dos encontros — é uma iniciativa que conquista a sua confiança.

Redução de horários ociosos

Ainda considerando o estreitamento de relações assegurado pelo software, há mais desenvoltura na comunicação entre clínica e usuários dos serviços. O contato realizado por e-mail ou mensagens instantâneas possibilita, por exemplo, o envio de lembretes de agendamentos realizados, reduzindo a taxa de não comparecimento.

Agendamento facilitado

Embora já tenhamos comentado acerca do agendamento online, é de suma importância reforçar os benefícios da prática. Tirar a marcação de horários da responsabilidade exclusiva da equipe recepcionista proporciona duas grandes vantagens: automatizar a tarefa e direcionar a atenção dos colaboradores para processos que requerem, de fato, raciocínio humano.

Além disso, os pacientes conseguem realizar o agendamento com facilidade, analisando os horários disponíveis e não despendendo do horário comercial para isso. A boa impressão passada no primeiro contato com a clínica ainda auxilia a garantir a satisfação do paciente e, posteriormente, a sua fidelização.

Otimização de tempo e espaço

Quando se trata de um negócio, é sempre importante a busca por medidas que otimizem os processos. A integração proporcionada pelo software contempla muito bem essa necessidade em diferentes aspectos, como:

  • lançamentos em caixa na medida em que entram e saem valores;
  • agendamento imediato após aprovação de orçamento;
  • geração de relatórios baseados no fluxo de caixa;
  • prontuário eletrônico com todo histórico do paciente.

Esses são apenas alguns exemplos de integração que reduzem o tempo gasto em cada tarefa. Por outro lado, o espaço físico também conta com otimizações, uma vez que descarta a necessidade da utilização de armários espaçosos para armazenamento de fichas cadastrais e prontuários de papel.

Aumento da lucratividade

Durante o post, já foram dados diversos exemplos de como a implementação de um ERP possibilita uma maior lucratividade. Faremos, então, um compilado desse assunto!

Pensando na otimização de tempo, reiteramos que isso repercute em maior produtividade. Facilitar o agendamento, por exemplo, aumenta o fluxo de pacientes e de serviços sendo realizados. Logo, quando os colaboradores focam no planejamento, é possível traçar metas e estratégias certeiras, as quais serão vistas com o desenvolvimento da clínica.

Os recursos relacionados ao controle financeiro também são fundamentais para aumento da rentabilidade. Por meio dos relatórios, os gestores conseguem analisar o controle de estoque e fluxo de caixa, detectando os gastos desnecessários e os redirecionando para investimentos de maior relevância.

Por fim, o impacto causado pelo ERP na jornada do paciente — agendamento, consulta e pós-consulta — influencia, ainda, na sua fidelização. Com o isso, há maior predisposição para indicações da clínica, aumentando a cartela de pacientes. Todos esses fatores são fundamentais para expandir os lucros do empreendimento.

Quando trocar o sistema de gestão da sua clínica ou consultório?

A partir do momento em que já se tem um software implementado na clínica, mas ele não está mais oferecendo recursos de forma efetiva para o cotidiano do local, é preciso considerar a sua troca por outra ferramenta que apresente recursos que se adequem melhor ao dia a dia.

Ressaltamos também que o melhor sistema não é aquele que traz maior quantidade de funções. A solução mais apropriada deve ser aquela que tenha recursos fundamentais para contemplar de forma eficiente as necessidades de cada clínica em específico.

Então, caso seja uma carência do espaço otimizar o processo de agendamento e o ERP não esteja conseguindo lidar com tal demanda, torna-se necessário reconsiderar a escolha feita. Aqui, além da marcação de consultas, o prontuário eletrônico também figura como um recurso crucial para compor um software de gestão.

As funcionalidades de assistência econômica à gestão também representam tarefas básicas que um sistema deve oferecer ao estabelecimento. Caso isso não seja observado, a saúde financeira da clínica pode ficar em risco de prejuízo ou até mesmo de falência.

Em suma, conforme for detectada a não adaptação da equipe ao ERP escolhido e a não atuação efetiva na resolução dos problemas, cabe à administração considerar outras opções de ferramentas.

Como escolher o sistema de gestão ideal para a sua clínica ou consultório?

Abordamos anteriormente sobre quando detectar o momento de reconsiderar novas opções de software, mas quais parâmetros devem ser analisados na escolha de um novo sistema? Existem diversas opções no mercado e vamos ajudar você a identificar qual é a melhor delas!

Necessidades locais e personalização

O primeiro ponto é fazer um levantamento dos quesitos requeridos pela gestão. Isso deve ser feito mediante análise dos diferentes setores que compõem a clínica, bem como identificando as necessidades operacionais do local.

Assim, a busca pelo software será direcionada a fim de contemplar com os pré-requisitos levantados. Existe a possibilidade de não haver um sistema capaz de se adequar 100% ao que foi pedido. Portanto, a gestão deve selecionar aquele mais completo e que seja flexível para personalização, de forma que contemple todas as necessidades.

Mobilidade remota

Como já comentado, um sistema mobile é indispensável tendo em vista a conectividade que permeia as relações no mundo atual. Permitir o acesso às informações a partir de um tablet ou smartphone auxilia na tomada de decisões por parte dos gestores e no agendamento por parte dos pacientes. Em suma, o software na nuvem com acesso remoto e design responsivo representa um bom ERP atualmente.

Implementação e suporte

Seja na implementação do primeiro software ou na troca de sistemas, é essencial que a equipe de colaboradores se adapte bem ao seu funcionamento. Para isso, os desenvolvedores devem se atentar para o layout intuitivo e a facilidade na realização de operações. A implementação necessita de suporte por parte da empresa contratada, bem como treinamentos para a compreensão dos processos.

Contudo, o suporte não deve se limitar à fase inicial, devendo perdurar em todos os momentos que a clínica e seus profissionais careçam de ajuda para realizar determinada tarefa. Isso mostra o cuidado e a atenção dos desenvolvedores para com os seus clientes, melhorando a relação entre ambas as partes.

Concluímos, portanto, afirmando o quão fundamental é um sistema para clínica. Sejam os gestores, sejam os pacientes, os benefícios englobam as mais diversas partes envolvidas no cotidiano do local. Implementar um software para clínica médica figura muito mais que apenas automatizar e inovar o ambiente. Na verdade, é uma forma de garantir maior segurança para as informações, otimizar processos, fidelizar usuários e ter um recurso essencial para auxiliar na jornada de desenvolvimento e evolução do estabelecimento.

E então, que tal usufruir das funcionalidades de um sistema para clínica e dar um grande passo em direção ao sucesso do seu empreendimento? Entre em contato conosco hoje mesmo e saiba como adotar esse tipo de ferramenta!

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.