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dez 13
Padronização de processos: otimizando os processos da sua clínica

Padronização de processos: otimizando os processos da sua clínica

Padronizar processos é uma forma de melhorar a gestão de uma clínica. A padronização consiste em uma forma de trabalho específica, que facilita o controle das atividades e até confere individualidade ao negócio. Sem padrões definidos, a tendência é que se perca o rumo e se cometam erros com mais frequência.

Isso deixa a clínica desorganizada e mais vulnerável a prejuízos. Com a padronização, por outro lado, todos atuam da mesma forma. Assim, o trabalho é feito corretamente e há mais chances de que as metas sejam alcançadas, já que os objetivos são claros.

Ficou interessado em saber como a padronização de processos pode otimizar a gestão de uma clínica? Acompanhe o texto a seguir!

As vantagens de padronizar processos

A padronização de processos traz muitas vantagens para uma clínica. Veja algumas delas!

Melhora a utilização dos recursos

Como permite visualizar melhor os processos e as operações, a padronização faz que os recursos materiais e humanos sejam mais bem aproveitados.

Aumenta a produtividade

Com etapas mais bem definidas, os questionamentos sobre a execução deixarão de existir. Dessa forma, como a equipe trabalha de forma alinhada, a produtividade tende a aumentar.

Reduz perdas e custos

As compras são feitas de forma mais adequada e não se perdem atendimentos por falta de conhecimento sobre quais profissionais estão disponíveis. Essa visualização abrangente do que acontece na clínica permite reduzir perdas e despesas.

Economiza tempo e agiliza o atendimento

Profissionais bem treinados, que usam as ferramentas mais adequadas para o trabalho, garantem que o atendimento e os processos sejam mais fluidos e rápidos.

Otimiza o treinamento dos funcionários

O aumento das atividades da clínica exige que o gestor contrate mais colaboradores. Graças à padronização e ao uso de softwares apropriados, o treinamento da equipe fica dinâmico e fácil.

Aposta em novas tecnologias

A conectividade envolve todas as áreas, inclusive a de saúde. A padronização de processos permite, por meio de recursos avançados, fazer contato com o cliente por diversos meios. Essas mensagens o informam sobre horários agendados ou novos serviços e são um diferencial importante para dar destaque à clínica.

Aumenta os lucros

Padronizar processos ajuda a aumentar a quantidade de clientes satisfeitos. E isso, naturalmente, favorece o aumento dos lucros.

Como fazer a padronização de processos

Para padronizar, o gestor deve mapear os processos críticos. Entre eles estão a recepção, o agendamento de consultas, a reserva do cliente com cada profissional, o sistema de cobrança, a gestão de finanças, a administração do estoque de produtos e assim por diante.

Outro passo importante é comunicar os funcionários sobre as mudanças, pois são eles que lidam com os processos durante a maior parte do tempo. A padronização não tem como finalidade limitar a criatividade: se os colaboradores tiverem sugestões, devem comunicá-las para que façam parte do mapeamento.

É necessário, ainda, implantar as mudanças, treinar a equipe e acompanhar os resultados. Na implantação, a tecnologia é fundamental, pois com boas ferramentas é possível automatizar processos, especialmente os repetitivos, que tendem a ser mais desgastantes e podem afetar a produtividade.

Todos os médicos e demais funcionários da clínica precisam ser treinados para a padronização de processos. Os resultados devem ser acompanhados e corrigidos, se necessário. É preciso reforçar o conhecimento de todos e alinhar os diferentes setores.

A padronização de processos ajuda a melhorar a gestão das clínicas. Afinal, agrega valor aos serviços e isso repercute positivamente tanto entre os pacientes como entre os próprios profissionais da equipe.

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.