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Quais as principais funcionalidades um software para clínicas deve ter?

Quais as principais funcionalidades um software para clínicas deve ter?

Utilizar um software para clínicas é uma ótima maneira de otimizar a gestão do consultório e a prática diária. Apesar disso, nem todos os médicos sabem exatamente o que analisar na hora de encontrar a tecnologia ideal para as suas necessidades.

Hoje, no mercado, é possível encontrar uma grande variedade de soluções, com ferramentas e funcionalidades distintas, que podem ser mais ou menos indicadas, dependendo do perfil da sua clínica e dos médicos que trabalham nela.

De qualquer forma, existem alguns itens que são cruciais para que o software tenha uma boa usabilidade e aplicabilidade no dia a dia do seu consultório. Quer saber quais são eles? Então, continue a leitura!

1. Atendimento

Garantir a satisfação dos pacientes é um dos benefícios trazidos com o uso da tecnologia médica. Afinal, com um bom software, você terá um controle maior sobre os seus agendamentos, tempo médio de cada atendimento e até uma interação mais próxima com os seus pacientes.

Tudo isso favorece para que haja uma identificação maior e mais fidelização com os seus serviços. Por todos esses pontos, é indispensável que o software para clínicas apresente algumas funcionalidades, descritas abaixo.

Multiagendas

A sua clínica trabalha com diversos profissionais? Então, essa funcionalidade certamente lhe trará muitas facilidades no dia a dia. Com ela, será possível reduzir drasticamente a confusão de horários.

Normalmente, esse problema é causado pelo excesso de tarefas destinadas às secretárias, que precisam cuidar de várias agendas, além de oferecer o primeiro atendimento aos pacientes.

Com a tecnologia certa, é possível acompanhar as agendas dos vários especialistas, facilitando na hora de marcar consultas, controlar procedimentos médicos, fazer encaixe de horários e até estimar melhor o uso de equipamentos e salas. Tudo isso em tempo real e de maneira centralizada.

Ou seja, você consegue “desafogar” as suas equipes de trabalho, já que, de maneira simples, é possível visualizar todos os horários disponíveis, otimizando os atendimentos e, claro, melhorando a lucratividade.

Tempo de espera

Oferecer um atendimento de qualidade está diretamente relacionado ao tempo que os pacientes precisam aguardar para serem atendidos. Ter uma clínica de ponta ou fazer uma consulta memorável pode não adiantar se é preciso aguardar horas na recepção porque o médico está sempre atrasado, por exemplo.

Com um bom software médico, é possível monitorar o tempo que o paciente fica aguardando pelo atendimento, controlando desde o horário da sua entrada na clínica até ser chamado para a consulta.

Assim, você consegue gerenciar melhor quanto tempo leva, em média, cada um dos seus atendimentos, o que otimiza a sua agenda e impede que os atrasos sejam recorrentes, ou ainda que você marque consultas em horários muito apertados.

Interação com os pacientes

Quanto mais próximo for o relacionamento médico-paciente, maior será a satisfação e a fidelização dessas pessoas à sua clínica. Novamente, a tecnologia é uma ótima aliada para estreitar esse laço de confiança.

Isso porque bons softwares oferecem integração com ferramentas de marketing de relacionamento, como e-mail e SMS. Dessa maneira, ao fazer o cadastro de um paciente, você poderá incluir esses dados pessoais no seu sistema e enviar mensagens para lembrar de uma consulta, programar retornos, acompanhar o tratamento, ou até em datas especiais, como aniversário e fim de ano.

Com essa proximidade, dificilmente seu paciente se esquecerá da sua clínica e ainda perceberá que ele é realmente importante, aumentando o grau de fidelização e, claro, a sua lucratividade. Afinal, pacientes fiéis, não trocam os seus serviços pela concorrência e ainda indicam o seu consultório para outras pessoas.

Call Center

Os consultórios de grande porte costumam sofrer com os agendamentos e solicitações dos pacientes feitos por telefone. Porém, ninguém deseja que as pessoas desistam da clínica porque não conseguem falar com as recepcionistas, já que a linha está sempre ocupada.

Compreendendo essa necessidade, algumas tecnologias oferecem um sistema de call center, que funciona como uma central de agendamentos, em que um mesmo profissional consegue atender vários especialistas simultaneamente, visualizando de maneira rápida e simples a disponibilidade de horários.

Confirmação de consultas

Reduzir as faltas dos pacientes é uma das metas de várias clínicas médicas. Afinal, o absenteísmo causa muitos problemas financeiros, porque faz com que o médico deixe de atender outras pessoas e fique com o horário vago na agenda.

Mais do que imprevistos, o fato que leva as pessoas a faltarem as consultas é o esquecimento. Por isso, a confirmação do horário por e-mail e SMS é uma ótima funcionalidade que precisa estar presente no seu software para clínicas.

Com ela, o próprio programa faz disparos automáticos para os pacientes, enviando um link no qual a pessoa poderá confirmar o dia e a hora agendados, além de ter as informações de contato caso deseje remarcar o agendamento.

Painel de chamada

Clínicas e consultórios maiores, ou com vários especialistas, podem se beneficiar muito com essa funcionalidade. Afinal, é possível automatizar a chamada dos pacientes, usando monitores dispostos no consultório.

Suas equipes poderão programar como será feita a chamada: por ordem de chegada ou por horário de agendamento, o que permite gerenciar melhor as filas e simplificar o controle dos atendimentos, oferecendo também mais tranquilidade aos pacientes.

Prescrição de medicamentos integrado ao bulário

Já pensou como seria fácil se, a qualquer momento, os seus pacientes pudessem acessar uma ferramenta e conferir a lista de medicamentos prescritos, bem como a posologia indicada, a bula, as indicações e contraindicações?

Pois tudo isso já está disponível nos melhores softwares para clínicas. Com essa função, os pacientes recebem uma senha de acesso e podem visualizar tudo o que lhes foi prescrito, e até mesmo analisar o valor médio de cada medicamento no mercado, auxiliando o seu planejamento financeiro.

Essa é uma maneira muito interessante de reduzir a falta de adesão aos tratamentos que, geralmente, acontece porque o paciente não conseguiu entender a letra do médico e as orientações, ou ainda, por esquecimento.

2. Gestão

Modernizar um consultório médico passa por garantir uma gestão mais adequada, ou seja, com dados mais precisos e capazes de embasar a tomada de decisões. É importante ter um controle de tudo o que acontece na sua clínica, assegurando uma atuação dentro das exigências legais e também uma melhor distribuição dos recursos.

É claro que a tecnologia é uma aliada nesse ponto. Veja algumas funcionalidades indispensáveis nesse quesito.

Tiss e Tuss

Atuar dentro da lei é indispensável para qualquer clínica médica, independentemente do porte ou do segmento. Porém, com tantas exigências, nem sempre é fácil ter certeza de que tudo está sendo feito de acordo com as regras.

Por isso, alguns softwares permitem que você exporte as suas consultas para o padrão TISS e envie esses dados às operadoras de planos privados e prestadores de serviços médico-hospitalares.

Outra funcionalidade interessante é a tabela TUSS, usada principalmente para a solicitação de exames e procedimentos, oferecendo mais agilidade e eficiência ao profissional.

Multiclínicas e Multiusuários

Muitas clínicas médicas estão se expandindo para várias regiões distintas de cidades, estados e até do país, com a criação de franquias ou apenas escritórios descentralizados. Como gerenciar todas essas informações? Usando um bom software para clínicas.

Com essa funcionalidade, é possível ter uma visão completa de cada um dos seus consultórios, considerando suas particularidades, premissas de acesso, agendas e pacientes. Além disso, você poderá adicionar mais clínicas e gerenciá-las de qualquer lugar do país ou do mundo.

Ainda é permitido configurar horários de acesso para cada profissional ou funcionário, evitando multas trabalhistas e outros problemas.

Clínica-escola

Você tem profissionais de saúde em formação trabalhando na sua clínica ou hospital? Com esse recurso, os médicos ou os professores conseguem analisar os prontuários e supervisionar as ações dos estudantes.

Outra vantagem é a possibilidade de configurar as ações de cada usuário e de deixar apenas um responsável pela clínica-escola, permitindo, assim, que esses profissionais em formação consigam compreender melhor o dia a dia médico, ao vivenciarem essas experiências na prática, sem que os supervisores deixem que informações importantes sejam desconsideradas.

Compatibilidade com dispositivos móveis

A tecnologia não para de evoluir e, hoje, sabemos que a mobilidade é algo indispensável no nosso dia a dia. Claro que isso não deve ser diferente com o software da sua clínica.

Então, quando for analisar as opções disponíveis no mercado, lembre-se de verificar como é a compatibilidade do sistema com smartphones e tablets, garantindo que você terá acesso à sua agenda ou a outros dados essenciais da gestão do seu consultório de qualquer lugar e a qualquer momento.

Outro ponto essencial é garantir que esses dados estarão hospedados em nuvem, oferecendo mais segurança de informação.

Mural de recados

As anotações em papel são uma realidade muito comum em várias clínicas, mas nada práticas. Afinal, esses dados podem se perder facilmente, ser extraviados ou nem chegar ao destino final. Reduzir os ruídos na comunicação interna é indispensável para a gestão de qualquer consultório e, por isso, os melhores softwares do mercado contam com a funcionalidade do mural de recados.

Com ele, é possível interagir em tempo real com os demais usuários do sistema, enviando mensagens para lembretes ou notificações. Você ainda poderá vincular as mensagens ao perfil dos pacientes e, assim, sempre que precisar poderá visualizar essas informações.

Essa ferramenta permite melhorar a comunicação de toda a sua equipe de trabalho, de maneira mais simples, rápida e dinâmica, evitando que os dados se percam ou que haja ruídos na transmissão de informações importantes.

Pesquisa

A rotina de uma clínica médica, muitas vezes, exige que as tarefas sejam realizadas de forma urgente e com rapidez. Em razão disso, é indispensável encontrar as informações necessárias de forma ágil.

Um bom sistema de pesquisa, com filtros configuráveis, permite que você encontre o que procura rapidamente, selecionando campos como: especialidades, horários de atendimentos, profissionais, tipos de procedimentos e exames, entre muitos outros.

Assim, em vez de passar horas procurando em um arquivo físico, em poucos cliques, você ou a sua equipe conseguem encontrar a informação que procuram, de modo simples e muito mais rápido.

Relatórios

Tomar decisões acertadas nem sempre é uma tarefa fácil na vida dos gestores de consultórios e clínicas. Logo, quanto mais dados você tiver sobre uma situação, mais descomplicado será compreender o caminho certo a ser trilhado.

Contar com um software capaz de gerar relatórios diversos e que possam ser visualizados de maneira simples e intuitiva é muito importante para conseguir analisar melhor as situações.

Cadastro de exames, procedimentos e especialidades

Por mais robusto que seja o software de gestão, é sempre importante que ele permita certo grau de personalização. Portanto, verifique se existe a possibilidade de cadastrar novos exames, procedimentos e especialidades, de acordo com as necessidades da sua clínica.

3. Pacientes

Automatizar os processos referentes aos seus pacientes e aos seus atendimentos é algo imprescindível para uma rotina mais eficiente e também para conseguir prestar um atendimento melhor, mais específico e humanizado. Nesse sentido, verifique se a solução disponibiliza algumas funcionalidades essenciais.

Pré-consulta

Contar com um profissional habilitado para proceder com um pré-atendimento é capaz de otimizar o tempo dos médicos, garantindo uma coleta de informações indispensáveis para a sua prática. Porém, é essencial que esses dados sejam dispostos de uma maneira simples. Com isso em mente, verifique se a solução oferece esse módulo e, ainda, se ele é personalizável de acordo com as suas necessidades.

Em algumas tecnologias, é possível criar um modelo de pré-consulta, no qual o profissional responsável apenas preencherá as principais informações, o que agiliza o trabalho do médico e otimiza o tempo das consultas.

Nesse modelo, você poderá adicionar desde informações mais básicas até dados específicos, de acordo com o que for mais interessante para o seu diagnóstico ou campo de atuação.

Imagens

A principal vantagem de contar com um software médico é a capacidade de inserir informações de mídias diversas, garantindo um conjunto de dados muito mais rico e preciso. Algumas soluções permitem o armazenamento de imagens ou documentos em vários tipos de extensões, diretamente no histórico do paciente. Essa é uma maneira eficiente de centralizar todas as informações e dados, além de permitir o acesso de forma rápida e exata.

Para um dermatologista, por exemplo, isso significa a possibilidade de acompanhar a evolução de pintas e manchas, oferecendo um atendimento com ainda mais qualidade.

Prontuário eletrônico

Outra funcionalidade relevante em qualquer software médico é o prontuário eletrônico. Com ele, é possível controlar melhor os atendimentos aos seus pacientes, incluindo todas as informações essenciais sobre cada consulta, como: anamnese, exame físico, diagnósticos, prescrições, conduta, atestado e todos os outros dados que você julgar relevantes.

A grande vantagem é que tudo isso fica arquivado digitalmente, ou seja, é fácil de encontrar e evita o risco de perder informações sigilosas e indispensáveis para um atendimento adequado e de qualidade. Caso seja necessário, alguns softwares permitem que o prontuário seja impresso, assim como os atestados e as prescrições.

Pós-consulta

Como já dissemos neste conteúdo, melhorar o relacionamento com os pacientes é algo muito importante e que é facilitado com o uso da tecnologia. Assim, alguns sistemas permitem configurar lembretes para que os médicos mantenham contato com os seus pacientes, por meio do qual poderão demonstrar sua preocupação, melhorar a aderência aos tratamentos e, por consequência, oferecer resultados mais interessantes à clínica.

4. Financeiro

Por último, não poderíamos deixar de falar sobre a gestão financeira de clínica, algo fundamental para o sucesso do seu negócio. Dessa maneira, confira quais funcionalidades o software apresenta nesse quesito, para tornar mais simples o seu controle.

Orçamento

Alguns softwares oferecem a possibilidade de, rapidamente, criar e enviar orçamentos para os seus pacientes, controlando o status (aprovado ou não aprovado) de cada um deles e favorecendo a sua lucratividade.

Esse é um recurso extremante importante para otimizar o seu planejamento financeiro, ao garantir que as informações estarão visíveis e tornar fácil acompanhar a evolução de cada uma dessas solicitações. Algumas soluções permitem ainda vincular os orçamentos ao agendamento de pacientes.

Recibos

Estar em dia com o Fisco é algo essencial para uma clínica de sucesso. Tendo isso em vista, algumas tecnologias permitem que, em tempo real e pelo próprio software, o médico controle todos os recibos emitidos aos pacientes.

Esses recibos podem ser gerados sobre as contas baixadas e integrados aos demais módulos como contas a pagar e a receber. Em alguns casos, também é possível fazer a emissão da segunda via.

Rateio do faturamento

Como é feita a divisão dos lucros da sua clínica pelos sócios e profissionais? Com o auxílio da tecnologia, esse momento se torna mais simples e preciso. Você será capaz de gerar o faturamento diretamente por meio das informações das agendas de cada profissional, ou pelo módulo financeiro, identificando o valor referente a cada procedimento executado na clínica.

Ainda é possível gerar relatórios variados para a análise financeira ou o acompanhamento das agendas faturadas e não faturadas. Algumas soluções também permitem que cada faturamento seja dividido em diferentes categorias do plano financeiro, o que oferece um controle melhor das receitas e despesas de cada departamento.

Comissões

Outra funcionalidade interessante é o cadastro de diversos profissionais, deixando a cargo do software o controle das comissões, com a configuração da porcentagem referente para cada ação. Para visualizar todas as comissões, você poderá gerar relatórios e identificar quanto foi pago a cada profissional cadastrado.

Contas a pagar e a receber

Tomar decisões mais adequadas depende, principalmente, das informações que você tem sobre a vida financeira da sua clínica. Nesse módulo, os dados de todas as contas a pagar e a receber ficam organizados, inclusive, com possibilidades de configuração, como: percentual cobrado de cada cartão, conta recorrente ou parcelamentos.

Demonstrativo de resultados

O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é uma ferramenta contábil indispensável para visualizar todas as operações financeiras realizadas pela sua clínica dentro de um determinado tempo. Muitos softwares já oferecem essa funcionalidade, permitindo a personalização de acordo com o período.

Estoque

Controlar o estoque corretamente também tem um impacto importante na vida financeira da sua clínica. Por isso, confira como funciona esse módulo no software em questão, assegurando que exista a possibilidade de personalização e também acesso a informações sobre as movimentações dos produtos e das quantidades.

É claro que todos esses dados precisam estar integrados à sua gestão financeira, permitindo um planejamento mais acertado em termos de compras, validade e outros aspectos.

Fluxo de Caixa

Quando falamos em organização financeira, o fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes, pois garante um planejamento adequado e em longo prazo da sua clínica.

Verifique se existe essa funcionalidade e se ela está integrada às contas a pagar e a receber, se a tecnologia permite o download desses dados e como é feita a visualização dessas informações (que deve ser simples e acessível, facilitando a tomada de decisões).

Conciliação de extratos bancários

Otimizar o tempo dedicado à gestão financeira é uma das vantagens do uso da tecnologia. Assim, confira se essa funcionalidade está presente, facilitando na hora de conciliar de forma rápida e automática os lançamentos e os extratos bancários das contas da sua clínica.

Com isso, automaticamente, o sistema conseguirá lhe informar sobre alterações de datas e valores, lançamentos iguais, ou a ausência de lançamentos.

Nota Fiscal (NF-e e NFS-e)

Garantir que todas as suas informações fiscais estejam em dia com as exigências legais é uma das vantagens da tecnologia. Com essa funcionalidade, você assegura uma integração transparente com as prefeituras homologadas, podendo emitir notas sem ter que acessar outros sistemas, controlar as notas emitidas e consultar de forma simples o status de cada uma delas.

Caixa

O controle financeiro efetivo depende, basicamente, da capacidade de fiscalizar tudo o que entra e sai diariamente. Desse modo, analise as opções de caixa disponíveis no software, como abertura, sangria, reforço e fechamento, certificando um acompanhamento detalhado de todas as movimentações diárias, bem como a geração de relatórios eficientes.

Administração financeira completa

Analise quais as possibilidades de controle financeiro o software apresenta. O recomendado é que, de maneira simples, você consiga controlar as contas bancárias da clínica, analisar as contas a pagar e a receber, em tempo real e com lançamentos automáticos, acessar faturas pendentes e extratos, trabalhar o seu fluxo de caixa, ter acesso a relatórios, entre outras funções.

Além dessas, existem outras ferramentas importantes para uma ótima gestão financeira, como:

  • juros para parcelamento: com cálculo automático e já incluído nos orçamentos enviados aos pacientes;
  • contratos: oferecendo um controle maior dos contratos firmados com seus pacientes;
  • descontos máximos por usuário: ou seja, o gestor poderá configurar os limites máximos de descontos para que eles não afetem a lucratividade.

Depois de ler este conteúdo, deu para perceber que existem inúmeras funcionalidades indispensáveis em um bom software para clínicas, não é mesmo? É claro que algumas são mais ou menos interessantes dependendo da sua realidade.

Por isso, é sempre indispensável fazer uma análise do que exatamente você precisa em termos de gestão e atendimento, para conhecer as opções disponíveis no mercado e encontrar aquela que ajude a otimizar seus atendimentos, seu gerenciamento financeiro e até o relacionamento com os pacientes e as suas equipes internas.

Quer encontrar um software para clínicas que conte com todas essas ferramentas e funcionalidades que citamos e ainda ofereça personalização para as suas demandas? Venha conversar conosco e saiba como podemos ajudá-lo!

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.

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