Não é tudo a mesma coisa, secretária e recepcionista são dois cargos distintos e embora possam ter características em comum, representam papéis diferentes no contexto profissional.
É importante que isso seja falado para que ambas as categorias tenham suas atribuições respeitadas e não sejam cobradas para realizar tarefas que desvirtuem o seu verdadeiro papel.
Aqui neste texto você saberá a diferença entre a função de secretária e a de recepcionista, entendendo o papel de cada uma no contexto de clínicas e consultórios médicos. Assim, será possível extrair o potencial desses dois cargos tão essenciais para o andamento desses estabelecimentos.
Vamos falar separadamente sobre cada um, destacando particularidades que muitas vezes são negligenciadas e, por conta disso, impedem profissionais dessas áreas de atingirem a sua melhor performance.
Leia até o fim, aprenda com o conteúdo e veja como a sua gestão vai mudar com essas informações!
Qual é o papel da secretária em consultórios e clínicas?
Uma das principais diferenças entre uma profissional que atua como recepcionista e uma que é secretária é a primeira lida especialmente com o atendimento ao paciente, a secretária é responsável por resolver questões administrativas, tais como:
- organização da agenda;
- elaboração de documentos, como relatórios;
- mediar demandas entre paciente e médico(a);
- gerenciar tarefas no sistema do consultório;
- controle de pagamentos, recibos, etc.
O caráter administrativo do seu cargo é o principal diferencial, uma vez que mais abaixo você verá que a atuação de recepcionistas é atravessada por uma abordagem focada no relacionamento com clientes.
Que atribuições fazem parte do cargo de recepcionista?
A função essencial de recepcionistas é representar o estabelecimento na relação com o cliente, sendo então responsáveis por transmitir a identidade da clínica ou consultório.
Embora possam também desempenhar atividades administrativas, o foco da recepção está em atender às solicitações dos pacientes, preparando-os para o atendimento.
Portanto, podemos dizer que o trabalho de recepcionistas tem um caráter mais comercial, ligado à conquista, encantamento e satisfação da clientela. Dentre as funções específicas deste cargo, podemos destacar:
- atender o cliente em todos os meios de contato;
- receber as correspondências do estabelecimento;
- controlar dados de pacientes e fornecedores;
- consultar a agenda dos profissionais;
- resolver questões relacionadas à experiência do cliente na clínica;
- manter a recepção organizada e preparada para receber os pacientes.
Como se pode ver, há dois caminhos distintos para os quais cada uma das funções se aproxima, mesmo que compartilhem algumas tarefas.
Para as clínicas e consultórios oferecerem um atendimento completo, sem negligenciar funções importantes e não sobrecarregar profissionais que, muitas vezes, acumulam tarefas, é preciso atribuir papéis bem definidos para ambos os cargos.
Saber o que a sua clínica precisa é o primeiro passo para compreender a melhor contratação que você deve fazer no momento.
Dessa forma, fica mais fácil colocar em prática o que foi aprendido sobre a diferença entre uma secretária e uma recepcionista.
Se as suas principais demandas são voltadas para a organização de agendas, documentos, materiais ou finanças, contrate alguém para exercer a função de secretária. Caso a sua relação com clientes precise de uma atenção a mais, com estratégias práticas de fidelização, invista na recepção!
