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mar 28
Qual a diferença entre secretária e recepcionista?

Qual a diferença entre secretária e recepcionista?

Não é tudo a mesma coisa, secretária e recepcionista são dois cargos distintos e embora possam ter características em comum, representam papéis diferentes no contexto profissional.

É importante que isso seja falado para que ambas as categorias tenham suas atribuições respeitadas e não sejam cobradas para realizar tarefas que desvirtuem o seu verdadeiro papel.

Aqui neste texto você saberá a diferença entre a função de secretária e a de recepcionista, entendendo o papel de cada uma no contexto de clínicas e consultórios médicos. Assim, será possível extrair o potencial desses dois cargos tão essenciais para o andamento desses estabelecimentos.

Vamos falar separadamente sobre cada um, destacando particularidades que muitas vezes são negligenciadas e, por conta disso, impedem profissionais dessas áreas de atingirem a sua melhor performance.

Leia até o fim, aprenda com o conteúdo e veja como a sua gestão vai mudar com essas informações!

Qual é o papel da secretária em consultórios e clínicas?

Uma das principais diferenças entre uma profissional que atua como recepcionista e uma que é secretária é a primeira lida especialmente com o atendimento ao paciente, a secretária é responsável por resolver questões administrativas, tais como:

  • organização da agenda;
  • elaboração de documentos, como relatórios;
  • mediar demandas entre paciente e médico(a);
  • gerenciar tarefas no sistema do consultório;
  • controle de pagamentos, recibos, etc.

O caráter administrativo do seu cargo é o principal diferencial, uma vez que mais abaixo você verá que a atuação de recepcionistas é atravessada por uma abordagem focada no relacionamento com clientes.

Que atribuições fazem parte do cargo de recepcionista?

A função essencial de recepcionistas é representar o estabelecimento na relação com o cliente, sendo então responsáveis por transmitir a identidade da clínica ou consultório.

Embora possam também desempenhar atividades administrativas, o foco da recepção está em atender às solicitações dos pacientes, preparando-os para o atendimento.

Portanto, podemos dizer que o trabalho de recepcionistas tem um caráter mais comercial, ligado à conquista, encantamento e satisfação da clientela. Dentre as funções específicas deste cargo, podemos destacar:

  • atender o cliente em todos os meios de contato;
  • receber as correspondências do estabelecimento;
  • controlar dados de pacientes e fornecedores;
  • consultar a agenda dos profissionais;
  • resolver questões relacionadas à experiência do cliente na clínica;
  • manter a recepção organizada e preparada para receber os pacientes.

Como se pode ver, há dois caminhos distintos para os quais cada uma das funções se aproxima, mesmo que compartilhem algumas tarefas.

Para as clínicas e consultórios oferecerem um atendimento completo, sem negligenciar funções importantes e não sobrecarregar profissionais que, muitas vezes, acumulam tarefas, é preciso atribuir papéis bem definidos para ambos os cargos.

Saber o que a sua clínica precisa é o primeiro passo para compreender a melhor contratação que você deve fazer no momento.

Dessa forma, fica mais fácil colocar em prática o que foi aprendido sobre a diferença entre uma secretária e uma recepcionista.

Se as suas principais demandas são voltadas para a organização de agendas, documentos, materiais ou finanças, contrate alguém para exercer a função de secretária. Caso a sua relação com clientes precise de uma atenção a mais, com estratégias práticas de fidelização, invista na recepção!

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.

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