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Rápido, fácil e dinâmico: como utilizar o WhatsApp no atendimento aos pacientes

Rápido, fácil e dinâmico: como utilizar o WhatsApp no atendimento aos pacientes

Grande parte do fluxo na secretaria de uma clínica ou consultório está relacionado ao atendimento de pacientes, feito através de ligações telefônicas. Você, médico ou secretária, sabe melhor do que ninguém sobre os “toca toca” persistentes do aparelho.

E, longe de ser ruim, as chamadas mostram como o negócio tem muita procura pelas pessoas em geral, porém, com a tecnologia digital, o sistema de ligações telefônicas pode ser aprimorado por outras ferramentas que facilitam a comunicação.

Estamos falando dele mesmo, o WhatsApp! A Opinion Box, uma startup mineira, realizou uma pesquisa com 1.963 pessoas, descobrindo que o aplicativo é o favorito entre os brasileiros, seguido pelo Facebook.

Ele facilita processos e, em vários casos, torna-se mais útil do que ligações telefônicas: funcionários dificilmente atenderão o aparelho em horário de trabalho, com os colegas perto, mas podem checar constantemente suas mensagens. Isso vale para vários ambientes de trabalho, até mesmo hospitais.

Com vários prós e poucos contras, usá-lo estrategicamente na clínica pode ser uma “mão na roda”. Confira alguns dos benefícios de utilizar o aplicativo:

#1 Recebimento de mensagens: os usuários do WhatsApp conferem com frequência as mensagens e tendem a respondê-las também, especialmente para serviços de seu interesse!

Você, por exemplo, certamente já viveu uma situação em que deixou de atender ligações de números desconhecidos, ou uma que ligou para alguém que não atendeu o telefone, mas respondeu uma mensagem. É a realidade de que, cada vez menos, utilizamos as ligações.

#2 Confirmação de horários: precisa confirmar as consultas? Através do Whats tudo fica mais fácil: de forma dinâmica, você consegue poupar muito tempo com esta tarefa. O aplicativo dispensa identificações e evita alguns minutos perdidos esperando na linha.

#3 Tirar dúvidas: para repassar informações de horários, consultas, entre outros, o serviço é um verdadeiro facilitador. Você pode até ter um modelo pronto de textos com informações sobre a clínica para repassar quando solicitado.

#4 Registro de mensagens: todas as mensagens, horários de recebimento e leitura ficam guardadas no histórico, evitando assim mal entendidos e facilitando a vida do próprio paciente, que terá as informações necessárias à mão.

Percebeu os benefícios e quer adotar o WhatsApp em sua clínica? Você precisa apenas seguir alguns passos para que tudo corra bem com o sistema:

1# Tenha um smartphone apenas para a clínica: mantendo a profissionalidade, a medida evita transtornos no ambiente de trabalho, facilitando o uso do serviço entre todos os colaboradores.

#2 Crie um padrão de respostas: cada um adota um estilo de escrita nas redes sociais e aplicativos de mensagens, que pode variar de algo mais descolado e despojado a uma linguagem polida.

Mas aqui ela precisa ser adequada ao ambiente de trabalho, afinal, vocês são prestadores de serviço: fique atento ao público que mais frequenta o ambiente e perceba qual é o melhor tipo de linguagem a ser utilizado, principalmente se mais de uma pessoa, entre médicos e secretárias, utilizar o WhatsApp na clínica.

#3 Não apague as mensagens: prefira investir em cartões de expansão de memória caso necessário. Se houver a necessidade de rever algum histórico você o terá em mãos.

#4 Feliz aniversário: que tal mandar uma mensagem de “Feliz aniversário!” ou “Próspero Ano Novo” aos pacientes? É uma atitude delicada e agradável, só tenha cuidado para não bombardeá-los com felicitações de todas as datas existentes ou errando o dia de seu aniversário.

#5 Peça permissão: antes de enviar as mensagens, peça aos pacientes se eles gostariam de conversar pelo serviço, lembrando também que em alguns casos a pessoa pode ter uma conta no WhatsApp, mas não utilizar o app, uma vez que foi criada pela família, amigos, etc. Sempre peça para que adicionem a clínica na lista de contatos.

Se habituar a esta prática é mais rápido do que você imagina, basta dar o primeiro passo. Com essas dicas, o atendimento na clínica ou consultório vai se tornar mais fácil, agradável e dinâmico!

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.

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