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Como lidar com os atrasos e melhorar a produtividade no seu consultório

Como lidar com os atrasos e melhorar a produtividade no seu consultório

Quem nunca se atrasou para um compromisso, uma reunião, um jantar ou um atendimento, que “atire a primeira pedra”. Vez ou outra todo mundo se atrasa, seja em função do trânsito, problemas mecânicos no veículo, imprevistos em casa ou por tirar aquele cochilo a mais.

É claro que muitas dessas situações fogem ao nosso controle e aí não temos “culpa” sobre o atraso. O problema é quando essa prática se torna rotineira, sendo ocasionada apenas pela falta de organização e planejamento, tanto na vida pessoal quanto na profissional.

Em muitas clínicas e consultórios essa é a realidade: atrasos e mais atrasos. Os pacientes passam 30, 40, 50 minutos ou mais aguardando a consulta. Se a demora não agrada quem está esperando pelo atendimento, certamente também não é motivo de orgulho para os médicos.

Mas, uma coisa nessa história é certa: deixar sua clínica 100% livre de atrasos é praticamente impossível. Isso porque grande parte dos motivos que ocasionam atrasos no consultório estão fora do alcance dos profissionais que ali trabalham.

No entanto, algumas práticas simples podem ser adotadas para evitar desconfortos aos pacientes e médicos e tornar seu ambiente de trabalho mais produtivo. Confira!

Aprenda a gerenciar o seu tempo

Muito mais que planejar a duração de atendimento entre uma consulta e outra, você precisa aprender a gerenciar o seu tempo (que, por sinal, é bastante precioso). Para isso, conhecer os seus pacientes, a demanda de cada um deles ou o que cada consulta irá exigir é essencial.

Se for necessário, cronometre alguns atendimentos para saber o tempo médio gasto em cada situação. Dessa forma, é possível definir um planejamento baseado mais em “fatos reais” e não apenas no “achismo”.

Comunique os seus pacientes

Atrasar um atendimento é ruim, mas deixar seu paciente esperando à toa no consultório é pior ainda. Médicos e secretárias precisam estar em sintonia para que os possíveis atrasos sejam comunicados aos pacientes com antecedência.

Nessa contato, indicar uma previsão de horário para o atendimento também é essencial. Dessa forma, seus pacientes estarão liberados para realizar outras tarefas nesse período, sem a sensação de perda de tempo relacionada a você.

Sugira alternativas

Outra dica importante em casos de atrasos é oferecer alternativas para o paciente, afinal ele certamente também tem outros compromissos. Sugira remarcar a consulta para outro dia e/ou horário ou ofereça a possibilidade de atendimento por outro profissional da clínica.

Isso faz com que o paciente tenha o direito de escolha e não se sinta penalizado pelo seu atraso.

Ofereça diferenciais

Contar com uma sala de espera agradável é essencial. Som ambiente, revistas e TV são medidas comuns, por isso, é preciso ir além. Disponibilizar uma rede Wi-Fi, por exemplo, é um diferencial que ajuda a tornar o tempo de espera mais agradável e a fidelizar o paciente.

Outra dica importante é deixar à disposição na sala de recepção itens como café, chá, suco e alguns biscoitos e balas para que o paciente possa se alimentar caso o tempo de espera seja muito grande.

Realize um atendimento eficiente e humanizado

Atrasos vão acontecer, mas o que precisa ser evitado é aquela consulta em que o paciente nem tem tempo de “esquentar a cadeira” porque o médico já está dispensando-o. Lembre-se de que o atendimento humanizado e eficiente precisa acontecer sempre, independente da situação.

Seja atencioso, peça desculpas pelo atraso e ofereça um serviço de qualidade. Isso ajuda a evitar reclamações, garante a satisfação do paciente e o seu sucesso profissional.

Para aprimorar ainda mais a gestão do seu consultório, indicamos a leitura do post “Cuidado, presença e agilidade: como melhorar o relacionamento com pacientes“.

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.

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