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4 dicas de organização para sua agenda de consultas

4 dicas de organização para sua agenda de consultas

As clínicas médicas, odontológicas ou de qualquer outra área da saúde têm rotinas extremamente agitadas e um enorme fluxo de pacientes. Sem o mínimo de organização, o atraso de consultas torna-se uma constante e, consequentemente, os pacientes ficam irritados e a equipe, inevitavelmente, sobrecarregada. Com o tempo, a clínica perde a confiança de clientes e tem sérios problemas em manter-se atualizada com suas demandas.

Para evitar essa situação, separamos quatro dicas de organização da agenda de consultas de uma clínica e mostramos como essas medidas podem otimizar o tempo dos profissionais e de seus pacientes. Confira!

Os prazos devem ser seguidos rigorosamente

As demandas com os prazos mais iminentes devem ter prioridade absoluta e a agenda deve ser estritamente guiada por esses compromissos inadiáveis. Assim, os profissionais irão ocupar-se com o que deve ser resolvido primeiro e não irão perder tempo com atividades que poderiam ser realizadas em outro momento.

Apesar de essa medida parecer óbvia, muitas clínicas perdem-se na grande quantidade de pacientes, exames e papelada. Então, os profissionais envolvidos com a organização da agenda devem ser capazes de definir, dentre tantas demandas, quais são as principais e quais devem ser resolvidas o mais rápido possível.

Além disso, também precisam saber reger essas demandas com organização.

O tempo das consultas deve ser constante

Talvez o principal fator para atrasar toda a rotina de uma clínica é a variação no tempo das consultas: algumas duram poucos minutos e outras podem chegar perto de uma hora. Essa inconstância derruba por completo qualquer planejamento prévio realizado na agenda.

Portanto, os profissionais devem estipular entre si qual é o tempo ideal para a maior parte das consultas. Normalmente, a duração vai de 15 a 45 minutos, com poucas exceções.

Médicos experientes são capazes de manter-se dentro do horário e, quando necessário, marcam consultas posteriores com seus pacientes para resolver questões e outros assuntos pendentes.

Com essa prática, as agendas tornam-se fiéis à realidade da clínica e conseguem manter um bom controle diário de quantas consultas realmente são possíveis em determinado espaço de tempo.

Os compromissos podem ser unificados

Um erro comum que ocorre em vários serviços de saúde é a fragmentação das demandas: cada profissional tem sua própria agenda e não tem noção de como andam os compromissos de seus companheiros. Com o tempo, a clínica perde o controle de seus pacientes e acaba tendo profissionais sobrecarregados, enquanto outros estão subutilizados.

Para evitar esse quadro, é necessário que todas as agendas sejam unificadas em apenas um documento, para melhor controle da rotina dos profissionais e melhor distribuição das consultas.

Agendas virtuais podem ajudar

As agendas de papel são muito obsoletas frente às tecnologias atuais. Sem muito custo, é possível transferir todas as demandas do estabelecimento para o ambiente virtual, proporcionando à gestão da clínica um controle rígido dos pacientes, dos profissionais e do tempo trabalhado.

Além disso, a agenda virtual evita certos procedimentos que tendem a ser repetitivos, como anotar os contatos dos pacientes e verificar quais dias estão cheios ou não.

Todos os dados estão em um lugar só e podem ser acessados imediatamente.

Dessa forma, as agendas virtuais representam uma opção de baixo custo que podem melhorar muito a eficiência, a confiabilidade e a satisfação oferecidas por qualquer clínica de saúde.

Deixe seu comentário contando o que você faz para se manter organizado e aproveite para baixar nosso e-book e aprender mais sobre o assunto!

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.

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